Protokoll:

Stv. Lukat erläutert den Antrag auf Sondersitzung und die Anfragen der WLH-Fraktion. Dabei möchte sie zunächst wissen, warum Frau Fridt-Poldauf als Leiterin des Kreis-RPAs heute nicht anwesend sei.

VA Schneider führt aus, der Kreis vertrete die Auffassung, dass die Beantwortung der ein Vergabeverfahren betreffenden Fragen ausschließlich in den Kompetenzbereich des Rechnungsprüfungsausschusses falle.

Weiter legt er dar, dass die Verwaltung bereits vor der Entscheidung der Vergabekammer am 01.12.2017 die Notwendigkeit gesehen habe, ein Betreuungsmanagement auszuschreiben.

Zielsetzung sei gewesen, ein Vertragswerk in den Händen zu halten, um die Prozesse besser steuern zu können. Durch diesen einklagbaren Anspruch hätte man mehr Einfluss auf die Arbeitsweise eines Auftragsnehmers nehmen können.

Aus der, im Sozialausschuss vom 13.11.2018 vorgelegten Vorlage 50/017/2018 gehe hervor, dass die Verwaltung die Ausschreibung des Sozial- und Integrationsmanagementes für das Jahr 2020 plane.

Die Ausschreibung Betreuungsmanagement für Flüchtlinge und Obdachlose sei auch auf der Homepage der Stadt Haan nachzulesen gewesen. Der Vorwurf, die Ausschreibung sei ohne jede Beteiligung des SIA gelaufen, gehe also insoweit fehl. Auch sei der BVFOA nach der geltenden Zuständigkeitsordnung nicht zuständig gewesen.

Die Bürgermeisterin habe die Auftragserteilung aufgrund des § 7 der Hauptsatzung der Stadt Haan durchführen können, sie sei nicht wegen Nr. 11 der Dienstanweisung Vergabe daran gehindert gewesen, da die Regelung des § 7 der Hauptsatzung der Regelung in der internen Dienstanweisung vorgehe.

Stv. Sack hat das Gefühl, die Politik habe hier zwar lange geschlafen, sei aber von der Verwaltung auch nicht geweckt worden. Seinerzeit sei eine interfraktionelle Runde vereinbart worden, welche die Möglichkeit gehabt hätte, das Konstrukt der Zuschussgewährung beizubehalten oder sich über die Inhalte einer solchen Ausschreibung zu verständigen. Da die interfraktionelle Runde nie stattgefunden habe, könne man sich heute nur darüber wundern, dass bei einer ausgeschriebenen sozialen Dienstleistung allein der Preis das ausschlaggebende Kriterium sei.

VA Schneider räumt ein, es sei sicher ein Fehler gewesen, den Ausschreibungstext nicht frühzeitig dem SIA vorgelegt zu haben. Dennoch sei nicht der Preis an sich das ausschlaggebende Kriterium gewesen, sondern der Preis pro Tätigkeitsstunde. Die Ausschreibung sei in Zusammenarbeit mit einem Fachanwalt für Vergaberecht erstellt worden, der keine Bedenken gehabt habe, den Preis pro Tätigkeitsstunde als ausschlaggebendes Kriterium zu erheben. Im Rahmen der Prüfung, ob die Kriterien Betreuungskonzept, Erfahrungen und Qualifikation der Mitarbeiter als Eignungs- oder als Zuschlagskriterien auszuschreiben sind, hat die Verwaltung sich für ersteres entschieden. Die Stadt Haan habe sich dazu entschieden, mehr Wert auf ausführliche Eignungskriterien zu legen und die Zuschlagskriterien – auch wegen des Risikos der Anfechtbarkeit – eng zu schneiden. Herr Schneider verwies in diesem Zusammenhang auf das Verbot der Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien.

Der Vorsitzende Stv. Stracke vertritt die Auffassung, für die Zukunft müsse hier ein anderer Verfahrensweg gefunden werden, der alle zufrieden stelle. Dass das Betreuungskonzept erst nach dem erfolgten Zuschlag durch den Auftragnehmer erstellt werden müsse, sei zumindest ungewöhnlich. Dies stelle durchaus eine Benachteiligung desjenigen dar, der bislang für die Stadt tätig gewesen sei. European Home Care werde im nächsten SIA zu Gast sein und dort die Gelegenheit erhalten, ihr Konzept vorzustellen. Vor dem Hintergrund der Frage 2 des WLH-Antrages erinnert er an das Beachten des Diskriminierungsverbotes.

Stv. Lukat betont für die WLH-Fraktion, mit der bisherigen Leistung der Caritas in Haan sehr zufrieden gewesen zu sein. Sie fragt nach, wie die Verwaltung geprüft habe, ob die erwartete Leistung von diesem Anbieter erbracht werden könne und ob dieser seine Mitarbeiter nach Tarif bezahle.

VA Schneider entgegnet, dass es in dieser Branche keinen allgemeinverbindlichen Tarifvertrag gebe, so dass die Bezahlung des einzusetzenden Personals kein Kriterium sein konnte. Was das fehlende Personal beträfe, gehe er davon aus, dass keine Bewerbung ohne entsprechenden personellen Hintergrund erfolge.

Stv. Lukat präzisiert und will wissen, ob die Verwaltung gar nicht in der Lage gewesen sei, das Angebot zu prüfen.

VA Schneider bekräftigt, die Kompetenz des Auftragnehmers sei vorhanden, die verlangten Referenzen seien ausschreibungsgemäß vorgelegt worden. Die immer wieder aufgeführten negativen Vorfälle in Burbach seien mit dem Haaner Aufgabenbereich nicht vergleichbar, da Haan u.a. die Beschäftigung von Subunternehmern ausgeschlossen habe.

Stv. Sack erläutert den Antrag der GAL-Fraktion und streicht dabei die besondere Herausforderung eines sanften Übergangs in der Begleitung durch die Verwaltung heraus.

VA Schneider legt dar, für den 05.11.19 sei ein Gespräch zwischen der Abteilung Asyl/Integration, European Home Care und aktiven Ehrenamtlern anberaumt. Am 12.11.19 stelle sich European Home Care dem SIA vor. Für den 26.11.19 sei ein Gespräch zwischen Caritas und European Home Care vereinbart, so dass es in der 50. Kalenderwoche 2019 zur Übernahme der Tätigkeiten durch European Home Care komme.

Das Controlling führe die Verwaltung über das zugrunde liegende Leistungsverzeichnis, z.B. monatliche Berichte, nachvollziehbare Aktenführung mit entsprechenden Einsichtsrechten durch.

Die Verwaltung habe zudem eine halbe Stelle ausgeschrieben, deren Inhalte das Integrationskonzept und die Ehrenamtskoordinierung beinhalten, um die Ehrenamtsstruktur zu stärken und unabhängig von Auftragnehmern agieren zu können.

Von Stv. Lukat nach dem Datum der Auftragsvergabe befragt, erklärt VA Schneider dies sei der 02.10.2019 gewesen.

Stv. Lukat meint vor dem Hintergrund der SIA-Sitzung am 01.10.2019, dem Fachausschuss sei hier die Möglichkeit genommen worden, über das Angebot zu diskutieren, bevor der Auftrag erteilt worden sei.

Stv. Sack sieht einen Konflikt zwischen der Zuständigkeitsordnung und der Hauptsatzung und kündigt einen entsprechenden Antrag seiner Fraktion hierzu an.

Stv. Lukat erinnert daran, die WLH-Fraktion habe seinerzeit gegen die Änderung der Hauptsatzung gestimmt. Sie wundere sich aber, dass der Ausschuss nicht über das freiwillige Beschluss-Controlling der Verwaltung hierauf gestoßen worden sei.

Bgm. Dr. Warnecke findet es befremdlich, dass ein auf Freiwilligkeit basierendes Entgegenkommen der Verwaltung eingefordert werde. Ausschreibungen bürgen immer die Gefahr, dass nicht das gewünschte Resultat dabei herauskäme. Auch die Verwaltung sei immer sehr zufrieden mit der Leistung der Caritas gewesen, der sie auf diesem Wege erneut ihren herzlichen Dank ausspreche. Das Abrücken vom Konstrukt des Zuschussgeschäftes habe nun die Konsequenz, dass ein anderer Anbieter die Ausschreibung gewonnen habe. Würde nun dieses Ausschreibungsergebnis missachtet, mache sich die Stadt schadensersatzpflichtig. Bei Ausschreibungen sei es nun mal so, dass überwiegend der wirtschaftlichste Anbieter den Zuschlag erhalte. Sie biete dem SIA an, künftig das Leistungsverzeichnis und den Ausschreibungstext gemeinschaftlich zu entwickeln.

Auch Vorsitzender Stv. Stracke nutzt die Gelegenheit, sich im Namen des SIA bei den anwesenden Mitarbeitern der Caritas für jahrelange gute Arbeit zu bedanken. Er gibt zu bedenken, dass auch unter differenzierteren Ausschreibungsbedingungen ein anderer Anbieter als die Caritas das Verfahren hätte gewinnen können. Dennoch sei die Quintessenz des heutigen Abends, dass das Betreuungskonzept anders gewichtet werden müsse. Schließlich gehe es darum, das Beste für die Bürgerinnen und Bürger dieser Stadt herauszuholen.

VA Schneider schlägt vor, dass sich die Verwaltung im Hinblick auf eine nächste Ausschreibung für den Leistungszeitraum ab 2022 mit der Politik frühzeitig ins Benehmen setzen werde, um die nächsten Schritte zu planen. Es müsse überlegt werden, ob eine erneute Ausschreibung erfolgen oder ob die Verwaltung mit entsprechendem zusätzlichen Personal (2,5 Stellen für Sozialarbeiter) das Betreuungsmanagement selbst erbringen soll. Es müsse für die Zukunft geklärt werden, ob, wenn eine erneute Ausschreibung gewünscht wäre, z.B. eine mehrjährige Auftragserteilung und damit ggf. europaweite Ausschreibung gewollt werde. Es müsse überlegt werden, nach welchen Kriterien eine Zuschlagserteilung vorzunehmen sei und eine entsprechende Bewertungsmatrix entwickelt werden. Die Verwaltung werde zu diesen Themenkomplexen frühzeitig einladen.

Vorsitzender Stv. Stracke möchte dennoch, die in diesem Verfahren eingegangenen Angebote in kleinem Kreis (1 Mitglied pro Fraktion) sichten und bittet die Verwaltung um ein entsprechendes Terminangebot.