Sachverhalt:

In Amt 65 werden (einschließlich der noch unbesetzten Stelle des Haustechnik-Ingenieurs) insgesamt Büroarbeitsplätze für 16 Mitarbeiter/-innen und ein ausreichend großer Besprechungsraum für die zahlreichen - auch größeren - Baubesprechungen benötigt.

In den Räumen des Amtes sind momentan jedoch nur 13 Arbeitsplätze und ein für Baubesprechungen ungeeigneter Besprechungsraum vorhanden. 2 weitere Arbeitsplätze befinden sich seit einigen Jahren ausgelagert in Baustellencontainern auf dem Parkplatz vor dem Verwaltungsgebäude. Der fehlende 16te Büroarbeitsplatz und / oder der größere Besprechungsraum sollen nach derzeitiger Planung durch Aufstockung des Baustellencontainers geschaffen werden.

Die ausgelagerten Mitarbeiter arbeiten dort Sommers wie Winters ganztägig bei Kunstlicht. Die vom Arbeitsschutz geforderte Tageslichtversorgung / Blickverbindung nach außen, ist aufgrund der örtlichen Situation (im Wald) nicht zu gewährleisten. Aufgrund der Bauart und der Beheizung über Elektroheizung sind die Räumlichkeiten außerordentlich fußkalt. Um WC, Kopierer, Teeküche etc. zu benutzen, muss bei Wind und Wetter der Parkplatz überquert werden. Diese Einschränkungen führen zur Isolation der dort untergebrachten Mitarbeiter, mit allen Folgen auch für die Arbeitsergebnisse.

Aufgrund der Erfahrungen mit den bereits vorhandenen Container-Arbeitsplätzen ist aus Gründen der Arbeitsorganisation die weitere bzw. ausgeweitete „Unterbringung“ von Mitarbeitern in Baustellen-Containern nicht mehr praktikabel.

Eine Lösung der Problematik bietet sich im weiteren Ausbau der Kellerräume neben Amt 65. Durch den Ausbau von 2 Archivräumen (Amt 65 und Amt 23) können die notwendigen zusätzlichen Raumkapazitäten geschaffen werden. Allerdings sind hierzu umfangreichere bauliche Maßnahmen nötig. Eine erste, sehr grobe Kostenschätzung beläuft sich auf

                        ca. 150.000 € (investiver) Kosten

                        gegenüber 30.000 € für die Aufstockung der Container.

Die Verwaltung sieht aufgrund des großen Auftragsbestandes und Arbeitsdruckes in Amt 65 und den aus der unzulänglichen Raumsituation resultierenden negativen Auswirkungen für die Aufgabenerledigung die Voraussetzungen für eine vorläufige Mittelbereitstellung im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung nach § 83 Abs. 1 Nr. 1 GO gegeben.

Beschlussvorschlag:

1.     Dem Ausbau von Kellerräumen zu Büroräumen im Untergeschoß des Verwaltungsnebengebäudes Alleestr. 8. wird zugestimmt.

2.     Die notwendigen Mittel in Höhe von 150.000,- € werden in die Haushaltsplanung 2017 ff. aufgenommen.

3.     Der vorläufigen Mittelbereitstellung im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung wird zugestimmt.

Finanz. Auswirkung:

siehe Vorlagentext