Sachverhalt:

Nach Abstimmung in der AG 78 und Vorberatung im Jugendhilfeausschuss hat am 4. Juni 2013 der Rat der Stadt Haan die Einführung des IT-Fachverfahrens "kitaVM" zur Vereinheitlichung und Vereinfachung des Anmeldeverfahrens in Kindertageseinrichtungen einstimmig beschlossen. Im Haushalt wurden für das Jahr 2013 dazu ein Betrag von 10.000 € sowie für die Folgejahre jeweils 9.000 € für die Einrichtung und den Betrieb des Verfahrens veranschlagt.

Da das zwischenzeitlich landesseitig angedachte einheitliche Online-Anmeldeverfahren laut StGB NRW und MFKJKS aus wettbewerbsrechtlichen Gründen nicht wie beabsichtigt umgesetzt werden konnte und derzeit stattdessen die Entwicklung einer kostenpflichtigen Angebotsplattform geprüft wird, deren Einführung zeitlich aber noch offen ist, hat die Verwaltung gemeinsam mit der AG 78 die Einführung des Verfahrens „kitaVM“ intensiv weiter betrieben.

Nach intensiven vorbereitenden Abstimmungsprozessen zwischen der Verwaltung, dem IT-Dienstleister und den Trägern der Kindertageseinrichtungen liegt inzwischen von fast allen Trägern eine verbindliche schriftliche Zustimmung zur Teilnahme am Verfahren vor. Noch fehlende Zustimmungen sind durch formale Gremienbeteiligungen auf Seiten der Träger bedingt. Die zugrundeliegende Nutzungsvereinbarung wurde in einer Sondersitzung der AG 78 am 18. Juli gemeinsam mit den Trägern abgestimmt.

Unter Beteiligung der IT-Abteilung, der Rechtsabteilung, der Datenschutzbeauftragen,  der zentralen Vergabestelle sowie aktuell der örtlichen Rechnungsprüfung zum Stichtag 22. August ist mit einem zeitnahen Abschluss des Servicevertrages mit dem IT-Dienstleister mit Vertragsbeginn 1. September 2013 zu rechnen.

Die praktische Einführung des Verfahrens ist für den 16. September 2013 vorgesehen. Die dazu erforderliche Schulung der Leitungs- und Vertretungskräfte der Kindertageseinrichtungen findet in den Tagen 5. - 6. sowie 12. - 13. September statt. Die Organisation sowie die daran anschließende Öffentlichkeitsarbeit zur Verfahrensumstellung obliegen dabei der Verwaltung.

Beschlussvorschlag:

Der Jugendhilfeausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.