Sachverhalt:
Nach Abstimmung in der AG 78 und Vorberatung im Jugendhilfeausschuss hat
am 4. Juni 2013 der Rat der Stadt Haan die Einführung des IT-Fachverfahrens
"kitaVM" zur Vereinheitlichung und Vereinfachung des
Anmeldeverfahrens in Kindertageseinrichtungen einstimmig beschlossen. Im
Haushalt wurden für das Jahr 2013 dazu ein Betrag von 10.000 € sowie für die
Folgejahre jeweils 9.000 € für die Einrichtung und den Betrieb des Verfahrens
veranschlagt.
Da das zwischenzeitlich landesseitig angedachte einheitliche Online-Anmeldeverfahren
laut StGB NRW und MFKJKS aus wettbewerbsrechtlichen Gründen nicht wie
beabsichtigt umgesetzt werden konnte und derzeit stattdessen die Entwicklung
einer kostenpflichtigen Angebotsplattform geprüft wird, deren Einführung
zeitlich aber noch offen ist, hat die Verwaltung gemeinsam mit der AG 78 die
Einführung des Verfahrens „kitaVM“ intensiv weiter betrieben.
Nach intensiven vorbereitenden Abstimmungsprozessen zwischen der
Verwaltung, dem IT-Dienstleister und den Trägern der Kindertageseinrichtungen
liegt inzwischen von fast allen Trägern eine verbindliche schriftliche
Zustimmung zur Teilnahme am Verfahren vor. Noch fehlende Zustimmungen sind
durch formale Gremienbeteiligungen auf Seiten der Träger bedingt. Die
zugrundeliegende Nutzungsvereinbarung wurde in einer Sondersitzung der AG 78 am
18. Juli gemeinsam mit den Trägern abgestimmt.
Unter Beteiligung der IT-Abteilung, der Rechtsabteilung, der
Datenschutzbeauftragen, der zentralen
Vergabestelle sowie aktuell der örtlichen Rechnungsprüfung zum Stichtag 22.
August ist mit einem zeitnahen Abschluss des Servicevertrages mit dem
IT-Dienstleister mit Vertragsbeginn 1. September 2013 zu rechnen.
Die praktische Einführung des Verfahrens ist für den 16. September 2013
vorgesehen. Die dazu erforderliche Schulung der Leitungs- und Vertretungskräfte
der Kindertageseinrichtungen findet in den Tagen 5. - 6. sowie 12. - 13.
September statt. Die Organisation sowie die daran anschließende
Öffentlichkeitsarbeit zur Verfahrensumstellung obliegen dabei der Verwaltung.
Beschlussvorschlag:
Der Jugendhilfeausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.