Sachverhalt:

Ausgangsituation

Die Gebäude der Stadt Haan werden zu 75 % von externen Firmen gereinigt. Die entsprechenden Reinigungsdienstleistungen wurden bisher in regelmäßigen Abständen getrennt nach Grundschulen, weiterführenden Schulen und Einzelobjekten auf Basis der VOL öffentlich, teilweise europaweit ausgeschrieben.

Vorgehensweise

Europaweite Ausschreibungsverfahren sind mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden. Daher beabsichtigt das Gebäudemanagement zukünftig die Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen für alle fremd gereinigten Objekte aus wirtschaftlichen Gründen möglichst zusammenzufassen und auf ein öffentliches Vergabeverfahren zu beschränken.

Objekte wie Schulen, Stadtbücherei, VHS, Betriebshof und kleinere Einheiten werden zu sinnvollen Losen zusammengefasst. Der Auftragswert für die in 2009 extern zu erbringende Reinigungsdienstleistungen beträgt insgesamt ca. 400 T. Euro inkl. der gesetzl. MwSt.. Diese Leistungen sind bedingt durch die vergaberechtlich festgelegten Wertgrenzen mind. alle 5 Jahre in einem öffentlichen Verfahren europaweit auszuschreiben, so dass sich der gesamte Auftragswert des Vergabeverfahrens auf ca. 2 Mio. Euro beläuft. Die Verträge sollen für 2 Jahre, mit einer Verlängerungsoption von 1 Jahr bis zu einer Gesamtlaufzeit von max. 5 Jahren, abgeschlossen werden.

Details zu den auszuschreibenden Objekten können der beigefügten Aufstellung entnommen werden (s. Anlage).

Die zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen notwendigen Basisdaten und Unterlagen liegen im Gebäudemanagement vor, müssen jedoch für das Vergabeverfahren auf Grund baulicher- und nutzungsbedingter Änderungen in den Objekten, technischer Weiterentwicklungen sowie gesetzlicher und tarifrechtlicher Änderungen aktualisiert werden. Im Zuge dessen sollen verschiedene Eckpunkte der bisherigen Ausschreibungen, z. B. die für die Objekte zu Grunde gelegten Aufmaße der Reinigungsflächen und Quadratmeterleistungen, überprüft werden. Weiter gilt es die Umstellung auf eine ergebnisorientierte Reinigung und das Ergänzen neuer Objekte, z. B. der Grundschule Mittelhaan oder der Feuerwache, zu prüfen.

Zur Erfüllung der im Zuge dieser Ausschreibung anfallenden Aufgaben ist es unabdingbar fachliche Unterstützung in Anspruch zu nehmen, die eine möglichst vollständige Begleitung des Vergabeverfahrens (Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, Auswertung der Angebote etc.) beinhaltet.

Zeitplan

Die europaweite, öffentliche Ausschreibung der Reinigungsdienstleistungen soll im 2. Halbjahr 2009 erfolgen. Dieser geht im 1. Halbjahr 2009 ein freihändiges Vergabeverfahren der fachlichen Unterstützung voran.

Die bestehenden Reinigungsverträge sollen zum 31. Januar 2010 gekündigt und zum 01. Februar 2010 neu vergeben werden.

Beschlussvorschlag:

Das Projekt „Ausschreibung von Fremdreinigungsdienstleistungen“ wird in der beschriebenen Form freigegeben.

Finanz. Auswirkung:

Die europaweite Ausschreibung der Reinigungsdienstleistungen wird erst im Haushaltsjahr 2010 kassenwirksam. Mit erheblichen Kostenveränderungen ist nicht zu rechnen. Die Kosten für die fachliche Unterstützung in Höhe von ca. 18 T. Euro inkl. gesetzlicher MwSt. sind im Haushalt 2009 eingeplant.