Sachverhalt:

Ausgangssituation

In der Sitzung des Ausschusses für Bildung, Kultur und Sport (BKSA) am 19.08.2015 und Sozial- und Integrationsausschuss (SIA) am 20.08.2015 wurden auf der Grundlage der Beschlussvorlagen 51/069/2015 – Unterbringung von Flüchtlingen – und der Ergänzungsvorlage 51/069/2015/1 – Unterbringung von Flüchtlingen / Bereitstellung der Haushaltsmittel auch die sich nach der aktuellen Entwicklung der Flüchtlingszahlen in Haan erforderlichen Stellen- und Personalkapazitäten beraten.

Es wurde nachstehende Empfehlung für den HFA am 01.09.2015 und Rat am 08.09.2015 beschlossen.

„ Der Sozial- und Integrationsausschuss beauftragt die Verwaltung, für den HFA am 01.09.2015 und Rat am 08.09.2015 eine Vorlage Nachtragstellenplan 2015 für die Einrichtung einer neuen VZ-Sachbearbeiterstelle, EG 10 – Ausführung des Asylbewerberleistungsgesetzes – und 4 VZ-Stellen Hausmeister für die Städt. Unterkünfte / Übergangswohnheime, EG 6 mit einer zunächst befristeten Besetzung zur Beschlussfassung vorzulegen. Die Mittelbereitstellung erfolgt mit der Vorlage 51/069/2015/1, Ziff. 8.“

Die vorab genannte Mittelbereitstellung ist vom SIA am 20.08.2015 beschlossen worden.

Ferner wurde die Verwaltung durch den SIA am 20.08.2015 beauftragt,  für den HFA am 01.09.2015 und Rat am 08.09.2015 Umfang und Finanzierung einer zusätzlichen Beauftragung eines externen Sicherheitsdienstes für alle Notunterkünfte zur Unterstützung der Hausmeister nach zeitlichem Umfang und finanziell zu konkretisieren.

Die Sachverhaltsdarstellungen in dieser Vorlage zu

-       der Neueinrichtung 1 VZ-Sachbearbeiterstelle, EG 10 – Ausführung des Asylbewerleistungsgesetz –

-       der Neueinrichtung von 4 VZ-Hausmeisterstellen für die städt. Unterkünfte / Übergangswohnheime –

greift den aktuellen Beratungsstand aus den Sitzungen der Fachausschüsse BKSA am 19.08.2015 und SIA am 20.08.22015 auf. Hierbei wurde seitens der 1. Beigeordneten Frau Formella auch festgestellt, dass aktuell die Sachbearbeitung im Aufgabengebiet Ausführung des Asylbewerberleistungsgesetz mit den vorhandenen 1,6 Stellen / Personal auf Grund der gestiegenen und voraussichtlich längerfristigen hohen Fallzahl nicht ausreicht und derzeitig die Sachbearbeitung nicht sicher gestellt ist.

Die Vorlage ist um die personalwirtschaftliche Maßnahme  / Ausnahme vom Haushaltssicherungskonzept 2010 ff. – Bezahlung von Überstunden für Hausmeister – städtische Unterkünfte / Übergangswohnheime – ergänzt worden. Ferner ist Gegenstand der Vorlage die Stellenentwicklung bei der Abteilungsleiterstelle – Soziale Angelegenheiten -, die dem im Stellenplan 2015 beschlossenen Stellen- und Finanzrahmen entspricht.  

Neueinrichtung 1 Vollzeitstelle, EG 10 – Asylanten / Flüchtlinge –

Die bei Amt 51 bestehende Organisations- und Personalstruktur ist in 2012/2013 durch die GPA NRW teilweise untersucht worden. Zielvorgabe war hierbei  die für den Aufgabenbereich Flüchtlinge / Asylanten und Obdachlose überregional mit entsprechenden Aufgabenzuweisungen durch die GPA NRW ermittelte Benchmark. Dieser Richtwert beinhaltet eine Fallzahl von125 je Vollzeitstelle für diesen Tätigkeitsbereich.

Die von der GPA angenommene Aufgabenstruktur beinhaltet nicht die nachstehenden Aufgaben, die bei der Stadt Haan den Sachbearbeiterstellen in diesem Aufgabengebiet zusätzlich zugeordnet sind.

·         Mietvertragsangelegenheiten einschließlich Anmietung, Belegung

·         Zusammenarbeit mit dem Betreuungsmanagement (Caritas)

·         Mitarbeit bei der Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen für die politischen Beratungen

·         Beschwerdemanagement

·         Einsatzplanung Hausmeister

·         Steuerung / Umsetzung von Sicherungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit Dritten

Im Stellenplan 2014 wurde auf der Grundlage des GPA-Benchmarks und damaligen Arbeitsaufkommens ein Stellenmehrbedarf von 0,5 Stelle berücksichtigt.

In 2014/2015 erfolgt ein weiterer Anstieg der Fallzahl. Der sich hieraus ergebene Stellenmehrbedarf wurde nach erfolgter verwaltungsinterner Abstimmung für die Stellenplanberatungen 2015 mit der Zielsetzung zurückgestellt, im Rahmen des Einsatzes der Nachwuchskräfte eine Lösung herbei zu führen.

Aktuell ist unter Hinweis auf die Vorlage 51/069/2015 von einem monatlichen Anstieg von 25 Flüchtlingen in 2015 auszugehen. Die weitere Entwicklung für 2016 ist schwer einschätzbar. Danach ergibt sich Ende 2015 eine Fallzahl (in Unterkünften / Wohnungen untergebrachte Flüchtlinge und untergebrachte Wohnungslose / Obdachlose) von rd. 430,  die nach dem Benchmark der GPA NRW einem Stellenbedarf von  3,5 Vollzeitstellen entspricht. Hierbei sind die vorab genannten Arbeitsgebiete unberücksichtigt geblieben.

In der Sitzung des Verwaltungsvorstandes am 04.08.2015 hat die 1. Beigeordnete Frau Formella und die Amtsleitung 51 Herr Thal erklärt, dass auf Grund der seit Juli 2015 eingetretenen aktuellen Entwicklung die Sachbearbeitung in dem Aufgabengebiet Flüchtlinge, Asylanten, Obdachlose nicht mehr sicher gestellt ist. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtaufgabe. Eine Veränderung dieses Arbeitsvolumens ist nicht zu erwarten. Eine Stellen- und Personalumschichtung innerhalb der Verwaltung ist nach Feststellung des Verwaltungsvorstandes mit einer qualifizierten Stellenbesetzung nicht realisierbar.

Die Verwaltungsleitung spricht sich auf Grund der Gesamtsituation und der zu erwartenden zukünftigen Entwicklung für die Einrichtung einer zusätzlichen Vollzeitstelle, EG 10 / BesGr. A 11 aus. Die Stelle ist extern auszuschreiben, da verwaltungsintern keine geeigneten Kräfte vorhanden sind. Die externe Stellenausschreibung ist unmittelbar nach gefasstem Ratsbeschluss durchzuführen. Die Beteiligungsverfahren nach dem LPVG NRW und LGG NRW sind eingeleitet. Dies betrifft auch die Abstimmung mit der Kommunalaufsicht.

Einrichtung von 4 unbefristeten VZ-Stellen Hausmeister – städt. Unterkünfte / Übergangswohnheime – EG 6 – zunächst befristete Besetzung –

Ausgehend von der Vorlage 51/069/2015 – Unterbringung von Flüchtlingen – wird die räumliche Unterbringung in 2015 und 2016 an nachstehenden und teilweise neuen Standorten erfolgen. Der Standort Kampheider ist auf Grund der erst für 2017 vorgesehenen Fertigstellung sowie Mietwohnheim / noch kein unterzeichneter Mietvertrag nicht genannt.

            Standort                                        Kapazität

Ø  Landesfinanzschule                       = rd. 200 Personen

Ø  Bachstraße                                       = rd. 120 Personen

Ø  Neue Immobilie Gruiten                 = rd. 150 Personen alternativ

Ø  Bürgerhausparkplatz                      = rd.   90 Personen

Ø  Neandertalweg                                 = rd.   45 Personen

Ø  Leichlinger Straße                           = rd.   20 Personen (aktueller Plaungsstand)

Ø  Sporthalle Steinkulle                      = rd. 145 Personen (Notmaßnahme Amtshilfe)

Ø  Ellscheid                                           = rd.   60 Personen (Ist: 86)

Ø  Düsseldorfer Straße                        = rd.   30 Personen (Ist: 31)

Ø  Deller Straße                                    = rd.   35 Personen (Ist: 36)

Ø  Dieker Straße                                   = rd.   40 Personen (Ist: 42)

Ø  Heidfeld                                             = rd.     6 Personen

In den Beratungen des BKSA und SIA am 20.08.2015 wurde auch unter Einbeziehung der in der Sitzungsunterbrechung erfolgten Wortbeiträge von anwesenden Bürgern/innen einvernehmlich gefordert, dass eine durchgehende Präsenz und Begleitung der Flüchtlinge  in den Unterkünften durch städtisches Personal erforderlich ist. Hierbei wurden auch die Situation der Anwohner und insbesondere die Situation der KITA an der Bachstraße und der Standort der GGS Steinkulle reflektiert, die auch Ansprechpartner vor Ort haben müssen.

Die Stellen- und Personalsituation im Hausmeisterbereich für die städtischen Unterkünfte weist derzeitig eine Ressource von 3 Vollzeitstellen aus. Hiervon wird die im Zusammenhang mit der Landesfinanzschule neu eingerichtete befristete VZ-Stelle erst ab dem 24.08.2015 besetzt. Dies führt in der Praxis dazu, dass bei „normalen“ Betrieb / keine Neuzugänge die Hausmeister täglich kurz vor Ort in allen Unterkünften sind. Ergänzt wird diese kurze Präsenz durch die stundenweise Anwesenheit von Mitarbeitern der Caritas im Rahmen des bestehenden Vertrages Betreuungsmanagement, der in der nächsten Sitzung des SIA im Oktober 2015 zur Verlängerung  seitens der Verwaltung vorgelegt werden wird. Die Finanzplanung weist ein Budget aus.

Seitens der Verwaltung wurde dargelegt, dass mit dieser Stellen- und Personalsituation den Flüchtlingen und auch den Anwohnern nur punktuell Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Die Verwaltung habe deshalb bereits in Vorgriff auf die noch zu führenden Stellenplanberatungen mit der vorgelegten Ergänzungsvorlage 51/069/2015/1 – Unterbringung von Flüchtlingen / Bereitstellung der Hausmittel – die Einplanung von weiteren Personalkosten für 4 Hausmeisterstellen und 1 VZ Sachbearbeiterstelle vorgeschlagen.

Seitens der politischen Vertreter wurde diese Beschlussempfehlung als erster Schritt  begrüßt. Die Stellenbesetzung wurde mit der Zielsetzung 01.10.2015 gefordert. In Ergänzung dieser Ressource unter Einbeziehung der 4 neuen Hausmeisterstellen wurde der Einsatz eines externen Sicherheitsdienstes in den Unterkünften insbesondere für die Abend- und Nachtstunden gefordert. Die Verwaltung wurde beauftragt, für den HFA am 01.09.2015 und Rat am 08.09.2015 eine ergänzende Beschlussfassung mit Mittelbereitstellung aufzubereiten.

Die von der Verwaltung vorgeschlagene zunächst befristete Besetzung der 4 neuen unbefristeten Hausmeisterstellen für städtische Unterkünfte eröffnet die Möglichkeit einer flexiblen Personaleinsatzplanung auch unter Berücksichtigung der zukünftigen Entwicklung der Flüchtlingszahl in Haan.

Seitens des Fachbereichs besteht die Absicht, zukünftig unter Berücksichtigung der Zahl der untergebrachten Personen insbesondere an den Unterkünften

·         Bachstraße

·         Landesfinanzschule

·         Ellscheid

·         neue Immobilie in Gruiten

von Montag – Sonntag einen städt. Hausmeister vor Ort ganztägig einzusetzen. Die verbleibenden 3 Vollzeitstellen / Personal sind für die anderen Unterkünfte  vorzusehen bzw. beim Dienstplan für die Wochenenddienste /  Abwicklung der Zuweisungen / Beschaffungen / Schnittstelle zur Verwaltung /  Urlaubs- und Krankheitsvertretungen einzurechnen bzw. vorzusehen.

Der externe Sicherheitsdienst würde ergänzend für den Abend- und Nachtbereich eingesetzt. Das hierfür erforderliche Budget wird seitens der Verwaltung im HFA am 01.09.2015 und Rat am 08.09.2015 benannt, so dass eine entsprechende Beschlussfassung erfolgen kann.

Bei der vorab dargestellten Einsatzplanung ist der Standort der Sporthalle Steinkulle ausgenommen. Hierfür wurde mit der Vorlage 51/069/2015/1die Mittelbereitstellung für einen 24-Stunden-Sicherheitsdienst auf Grund der bestehenden Vorgaben durch den SIA und BKSA als Empfehlung an den HFA und Rat beschlossen. Es ist hierzu jedoch festzustellen, dass das städtische Hausmeisterpersonal bei der Betreuung des Standortes Sporthalle Steinkulle trotz des 24-Stunden-Sicherheitsdienstes auch tätig werden wird. Auch hierfür werden Ressourcen gebunden.

Die erforderlichen Beteiligungsverfahren nach dem Landespersonalvertretungsgesetz NRW und Landesgleichstellungsgesetz werden eingeleitet.

Bezahlung von Überstunden / Hausmeister an den städtischen Unterkünften - personalwirtschaftliche Maßnahme / Ausnahme vom Haushaltssicherungskonzept 2010 ff.

Der Rat der Stadt Haan hat als HSK-Maßnahme im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2015 die Nichtbezahlung von Überstunden für die städtischen Mitarbeiter/innen beschlossen.

Im Stellenplan 2015 sind zwei unbefristete Hausmeisterstellen für die städtischen Unterkünfte und eine neu eingerichtete befristete Hausmeisterstelle / Landesfinanzschule ausgewiesen. Die im Rahmen der Stellenplanberatungen 2015 neu beschlossene befristete Hausmeisterstelle ausgehend von der Anmietung der Landesfinanzschule wird erstmalig am 24.08.2015 besetzt.

Es wurden von den Hausmeistern in den städtischen Unterkünften bereits in der Vergangenheit Überstunden geleistet. Es wurde mit den Mitarbeitern in Umsetzung des Ratsbeschlusses zum Haushalt 2015 / HSK 2010 ff. – Nichtbezahlung von Überstunden – vereinbart, zu leistende Überstunden durch Freizeitausgleich auszugleichen.

In den vergangenen Wochen sind auf Grund der steigenden Flüchtlingszahlen  bei den bislang eingesetzten Hausmeisterkräften für die städt. Unterkünfte Überstunden auch am Wochenende entsprechend der Zuweisungen zu leisten gewesen. Die Mitarbeiter haben derzeitig einen erheblichen Überstundenstand, der auch in den nächsten Wochen weiter ansteigen wird. Diese geleistete Mehrarbeit kann auch unter Berücksichtigung der aktuellen Flüchtlingssituation in Haan / Arbeitssituation nicht absehbar mit Freizeit ausgeglichen werden.

Die Personalressource dieser Hausmeister für die städtischen Unterkünfte wird weiterhin durchgängig auch außerhalb der Dienstzeit benötigt. Die ab 24.08.2015 vorgesehene Stellenbesetzung der 3. Hausmeisterstelle wird nicht zu einer zeitlichen Entlastung führen, die ein Abfeiern dieser Mehrarbeitsstunden ermöglicht.

Es wird deshalb zur Sicherstellung des weiteren Personaleinsatzes seitens der Verwaltung vorgeschlagen, die geleisteten bzw. noch zu leistenden Überstunden bis zur vorgesehenen Stellen- / Personalverstärkung in dem Aufgabenbereich Hausmeister städt. Unterkünfte – zeitliche Zielsetzung aus den Sitzungen des SIA und BKSA 01.10.2015 – zu bezahlen.

Die erforderlichen Beteiligungsverfahren werden eingeleitet.

Aufstockung der Stelle der Abteilungsleitung 51-2 – Stelle 51/6 von 0,6 auf eine Vollzeitstelle

Die Stelle der Abteilungsleitung, Abteilung „Soziale Angelegenheiten“ (Abt. 51-2), ist seit dem 01.07.2015 vakant. Die Nachbesetzung ist dringlich.

Im Stellenplan 2015 wird die Stelle als 0,6-Teilzeitstelle geführt. Die Aufstockung und Nachbesetzung der Stelle als 1,0-Vollzeitstelle ist erforderlich, auch unter Berücksichtigung der aktuellen Aufgabenstellung im Tätigkeitsbereich „Flüchtlinge“.

Beabsichtigt ist, die nicht besetzte Stelle 51/3 (Produkt 060310; 0,5-Teilzeitstelle,  Familienhebamme) zur Aufstockung der Stelle der Abteilungsleitung heranzuziehen.

Die ursprüngliche Absicht, für den Bereich „Kinderschutz“ eine Familienhebamme einzustellen, wurde aufgegeben. Im Haushalt 2015 steht bei Produkt 060310 – Ambulante Hilfen – bei den Sach- und Dienstleistungen ein Sachkostenansatz für den Einsatz einer Familienhebamme in Höhe von 21.200 EUR zur Verfügung.

Gründe für die Aufstockung der Stelle der Abteilungsleitung:

Zuletzt nahm die Abteilungsleitung folgende Aufgaben / Tätigkeiten mit folgenden Arbeitsanteilen wahr:

Über den vorgenannten Aufgabenkatalog hinaus sind der Abteilung 51-2 / Abteilungsleitung zuzuordnen, die derzeit ausschließlich durch die Amtsleitung wahrgenommen werden:

- Gremienarbeit (Sozial- und Integrationsausschuss, Senior(inn)enbeirat)

- Zusammenarbeit mit den ehrenamtlichen Behindertenbeauftragten

- Koordinierung Betreuungsmanagement

- Arbeitskreise / Netzwerkarbeit

Darüber hinaus werden Anteile / Teilaufgaben aus dem zuvor dargestellten Aufgabenkatalog durch die Amtsleitung ergänzend / unterstützend wahrgenommen, da dies mit dem bisherigen Stellenumfang einer Teilzeitstelle nicht leistbar ist.

Dies sind insbesondere:

- Flüchtlingsangelegenheiten:

  Haushaltsplanung, Wohnungsbesichtigungen, Mietvertragsverhandlungen, Wohnungsabnahmen

- Förderung der Wohlfahrtspflege:

  Unterstützung, Beratung, Klärungen, Aufbereitungen für politische Gremien

Bei der Vielzahl der bei der Amtsleitung angesiedelten operativen Aufgaben, die weiter zunehmen (besonders sind zu nennen Flüchtlingsangelegenheiten und die Kindertagesbetreuung) mussten Leitungs- und Steuerungsaufgaben in einem nicht mehr vertretbarem Umfang zurückgestellt werden. Nochmals darauf hingewiesen wird, dass die Größe des Amtes / die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter / die Aufgabenstellungen mit dem hohen Finanzvolumen Leitungsstellen ohne operative Belastungen oberhalb von 1,0 erfordern. Eine objektive Personalbemessung / Leistungsspanne wurde bisher nicht definiert.

Die Aufstockung der o. a. Abteilungsleitungsstelle sowie die Entlastung der Amtsleitung sind dringlich geboten.

Beschlussvorschlag:

1. Der Rat beschließt im Rahmen des Nachtragstellenplans die Einrichtung einer neuen unbefristeten Sachbearbeiterstelle in Vollzeit, EG 10 / BesGr. A 11für die Ausführung des Asylbewerberleistungsgesetzes bei Produkt 050200. Die Mittelbereitstellung / Stellenbesetzung ab 01.10.2015 erfolgt mit Beschlussfassung der Vorlage 51/069/2015/1. 

2.  Der Rat beschließt  im Rahmen des Nachtragstellenplans 2015 die Einrichtung von vier unbefristeten Hausmeisterstellen, EG 6, für die städtischen Unterkünfte Übergangswohnheime, bei Produkt 100400.  Die Mittelbereitstellung / Stellenbesetzung ab 01.10.2015 erfolgt mit Beschlussfassung zur Vorlage 51/069/2015/1.

3.  Der Rat beschließt als Ausnahmeregelung zum HSK 2010 ff. die Bezahlung der bereits geleisteten Überstunden der bislang in den städtischen Unterkünften eingesetzten zwei Hausmeister sowie die noch bis zur vorgesehenen Stellen- / Personalverstärkung zu leistenden Überstunden durch die Hausmeister in den städtischen Unterkünften.

Die Mittelbereitstellung erfolgt bei dem Produkt 100400 städtische Unterkünfte, Übergangswohnheime als überplanmäßige Aufwendung.

4.  Die Stelle 51/6 wird durch Verlagerung von nicht besetzten Stellenanteilen der Stelle 51/3 von 0,6 Stellenanteilen auf 1,0 Stellenanteile (Vollzeitstelle) aufgestockt.

- Neue Sachbearbeiterstelle und 4 neue Hausmeisterstellen:

Siehe Vorlage 51/069/2015/1, Nr. 8

- Sicherheitsdienst:

Information wird zum HFA nachgereicht

Aufgrund Mehraufwendungen im Ergebnisplan wurde von der Kämmerin am 24.08.2015 eine Haushaltssperre erlassen.