Sachverhalt:

In der Sitzung des HFA am 10.03.2015 wurde die Verwaltung gebeten im BVFOA über den Sachstand zum Thema eVergabe bei der Stadt Haan zu berichten.

Aus der EU-Richtlinie ergeben sich unterschiedliche Umsetzungsfristen für verschiedene Beschaffungs-/ Vergabestellen sowie unterschiedliche Fristen für verschiedene Teilprozesse. Für die Zentrale Vergabestelle der Stadt Haan als sog. „andere Beschaffungsstelle“ werden Teile der eVergabe in 2016 bzw. in 2018 pflichtig. Die EU-Richtlinie regelt ausschließlich diejenigen Verfahren, welche über den Schwellenwerten liegen und EU-weit auszuschreiben sind. Über die Zentrale Vergabestelle werden durchschnittlich 1 bis 2 europaweite Ausschreibungen pro Jahr abgewickelt.

Regelungen / Fristen für nationale Verfahren hat der deutsche Gesetzgeber noch nicht abschließend beschlossen.

Unabhängig von Regelungen und Fristen für die verschiedenen Verfahren hat die Stadt Haan sich mit dem Thema der elektronischen Auftragsvergabe bereits seit mehreren Jahren beschäftigt. In diesem Zusammenhang wurden auch Kooperationsmöglichkeiten mit anderen kreisangehörigen Städten bzw. dem Kreis überprüft. Möglichkeiten zur Kooperation ergeben sich nicht.

Die Zentrale Vergabestelle wird schrittweise die elektronische Vergabe einführen. Im IV. Quartal 2015 werden Vergaben durchgeführt, bei denen zunächst die Vergabeunterlagen elektronisch bereitgestellt werden (Pflicht ab 04/2016). Ebenfalls erfolgt die Bewerberkommunikation während des gesamten Verfahrens elektronisch (Pflicht ab 2018).

Eine elektronische Angebotsabgabe durch Bieter soll ab 2016 eingeführt werden (Pflicht ab 2018). Damit verbunden ist die elektronische Abwicklung der nachgelagerten Kommunikation (Nachforderung von Nachweisen, Zu-/ Absagemitteilung) (Pflicht ab 2018).

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, zukunftssicher die eVergabe einzuführen. Mehrere Anbieter bieten Vergabemanagement-Systeme an. Es handelt sich dabei um lizensierte, kostenintensive und pflegebedürftige Softwareprodukte, welche insbesondere den internen Verwaltungsablauf verändern / dokumentieren. Eine solche Software mit vertraglichen Mindestlaufzeiten wird derzeit nicht benötigt. Die Verwaltung hat sich daher gegen eine solche Lösung entschieden.

Die zweite Möglichkeit ergibt sich als Weiterentwicklung aus den klassischen Printmedien, welche Vergabeverfahren veröffentlichen. Es werden Portale angeboten, über die Vergaben veröffentlicht und eVergabe-konform abgearbeitet werden können. Die Veröffentlichung selbst beschränkt sich nicht auf ein Vergabeportal, sondern die Ausschreibungen werden - wie heute auch - an diverse Vergabeportale im Internet übermittelt. Für die Abwicklung der Verfahren entstehen lediglich geringe Kosten in Abhängigkeit der Vergabeart. So sind Beschränkte Ausschreibungen günstiger als EU-weite Verfahren. Es werden keine laufzeitgebundenen Verträge abgeschlossen, ein Ausstieg aus diesem System ist jederzeit möglich.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Einführung der eVergabe bei der Stadt Haan zur Kenntnis.