Sachverhalt:

Ausgangssituation

In Abstimmung mit den politischen Gremien wurde in 2016 die Unterbringung den der Stadt Haan zugewiesenen Flüchtlingen insbesondere an den Standorten Kaiserstraße 10 (Landesfinanzschule) und Düsselberger Straße in Haan-Gruiten konzentriert. Die hierfür erforderlichen baulichen Ressourcen wurden im Laufe des Jahres 2016 fertig gestellt.

Der Einsatz von Sicherheitskräften an städtischen Unterkünften der Stadt Haan erfolgte ab März 2016 an den Standorten

·       Bachstraße

·       Neandertalweg

·       Kaiserstraße 10 / Landesfinanzschule

·       Düsselberger Straße 15 / Haan-Gruiten

Die Standorte Neandertalweg und Bachstraße wurden im 2. Quartal 2016 freigezogen. Der Einsatz der  beauftragten Sicherheitsfirma wurde entsprechend auf die Standorte Kaiserstraße 10 und Düsselberger Straße 15  reduziert. Der Einsatz erfolgt in diesen Objekten 24 Stunden mit einer Personenstärke von 3 Kräften am Standort Düsselberger Straße und 2 Kräften am Standort Kaiserstraße / Landesfinanzschule. Dieses ergibt bisher täglich eine Gesamtleistung von 120 Stunden für Security. Das bestehende Vertragsverhältnis mit einer externen Sicherheitsfirma ist bis zum 31.12.2016 befristet.

Zielvorgaben / Aufgabenstellung

Gegenstand der vorgesehenen Auftragsvergabe sollen entsprechend der Ist-Situation die städtischen Wohnunterkünfte für zugewiesene Flüchtlinge an der Kaiserstr. 10 und Düsselberger Str. 15 sein. Die Sicherheitsleistungen sollen über 24 Stunden mit zeitlich flexibel einsetzbaren Sicherheitskräften mit einem Kontingent von täglich 100 Stunden an den Standorten Düsselberger Straße Kaiserstraße 10 erbracht werden.

Der Leistungsumfang umfasst im Wesentlichen

·       die Sicherstellung von Ruhe und Ordnung sowie Unterbindung von Auseinandersetzungen

·       Verhinderung von Sachbeschädigungen durch die Bewohner/innen der Objekte

·       Sicherstellung der Nachtruhe

·       Zulassung des Aufenthalts im Objekt nur für berechtigte Personen

·       Durchführung von Kontrollgängen im Objekt und Außenbereich

·       Überwachung der Einhaltung und Durchsetzung der Hausordnung unter Berücksichtigung der Weisungen der Stadt Haan

·       Einleitung von erste-Hilfe-Maßnahmen mit soweit erforderlich der Alarmierung von Feuerwehr/Rettungsdienste

·       Ansprechpartner für Polizei sowie Dritte / Anwohner

·       Unterstützung der ehrenamtlich Tätigen im Objekt

·       Postverteilung in den Objekten

·       Überwachung der Einhaltung der geltenden Brandschutzrichtlinien mit Brandwache

Es gehört zu den Sicherheitsstandards in städtischen Wohnunterkünften für zugewiesene Flüchtlinge, dass im Gefahrenfall vor Eintreffen der Feuerwehr Maßnahmen zur Räumung des Gebäudes oder auch Löschmaßnahmen mittels Feuerlöscher durchzuführen sind. Die Gebäudestruktur an den o.g. Standorten ist durch mehrere teilweise getrennte Gebäudeteile geprägt und insgesamt nicht überschaubar. Die stündlichen Kontrollgänge sowie eine 24 Stunden Präsenz von im Brandschutz qualifizierten Sicherheitskräften ist Voraussetzung für Maßnahmen der Gefahrenabwehr sowie Schutzmaßnahmen der Bewohner/innen der Objekte. 

Die Einsatzleitung für beide Objekte erfolgt durch eine am Standort Düsselberger Str. 15 eingesetzte Sicherheitskraft, die gleichzeitig Ansprechpartner der Stadt Haan, Polizei, Feuerwehr u.a. ist und von daher zeitlich nicht durchgehend am Objekt präsent ist.

Vergaberechtliche Vorgaben

Eine Beratung bei unveränderten Sachverhalten in den politischen Gremien zur Durchführungen von Folgeausschreibungen - wie z.B. bei der jährlichen Vergabe von Schulbüchern / Schulbusverkehr – erfolgt nicht. Die Verwaltungsleitung hat sich jedoch auf der Basis der Zuständigkeitsordnung dafür ausgesprochen, die Folgebeauftragung für Sicherheitsleistungen an den zwei Standorten Düsselberger Str. 15 und Kaiserstraße 10 für das Jahr 2017 auch wegen der Refinanzierungstatbestände durch das Flüchtlingsaufnahmegesetz und Leistungen des Jobcenters (Kreis) in die politischen Beratungen einzubringen. 

Der für eine Entscheidung zur Erforderlichkeit einer EU-weiten Ausschreibung maßgebliche Schwellenwert bedingt eine EU-weite Ausschreibung. Hierbei ist als Auftragsvolumen nicht nur die in der Ausschreibung vorgegebene fixe einjährige Vertragslaufzeit sondern auch die vorgesehene zweimalige Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr zu berücksichtigen. 

Danach ist die Vergabe des Auftrags zur Erbringung von Sicherheitsleistungen für die städtischen Wohnunterkünfte für zugewiesene Flüchtlinge an den Standorten Kaiserstraße 10 / Landesfinanzschule und Düsselberger Str. 15 EU-weit auszuschreiben. Dies ist unabhängig von der Frage, ob die Sicherheitsdienstleistungen wie bislang in diesen Objekten 24 Stunden täglich oder reduziert erbracht werden sollen. Der zu schätzende Auftragswert wird auf jeden Fall auf Grund des zugrunde zu legenden Zeitraums überschritten.

Anforderungen an den Sicherheitsdienst

In den politischen Beratungen zur Ausschreibung der Sicherheitsdienstleistungen Haaner Kirmes wurden die Anforderungen an den Sicherheitsdienst konkretisiert.

Es ist seitens der Stadt Haan Vorgabe, dass vom Auftragnehmer keine Nachunternehmen eingesetzt werden.

Ferner muss der Auftragnehmer alle gesetzlichen Anforderungen gem. § 34 a der Gewerbeordnung (GewO) und der hierzu ergangenen Bewachungsverordnung erfüllen und  über eine entsprechende Erlaubnis verfügen. Ferner ist Voraussetzung eine Sicherheitsüberprüfung der eingesetzten Kräfte. Der Bieter muss über eine aktuelle Zertifizierung im Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2008 oder eine vergleichbare Zertifizierung im Qualitätsmanagement für Sicherheitsdienstleistungen verfügen. Neben dem Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit einer zweifach maximierten Deckungssumme von mindestens 5 Mio. EURO je Schadensfall ist die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bieters über Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen der Jahre 2013 bis 2015 sowie Eigenerklärungen nach dem TVgG u.a. nachzuweisen.

Zugewiesene Asylbewerber – Refinanzierung der Kosten

Der Flüchtlingsstatus der zugewiesenen Asylbewerber ist entscheidend für die Refinanzierung der Kosten bzw. Kostenträger. Es ist hierbei zu unterscheiden, ob die Flüchtlinge auf Grund ihres Verfahrensstands Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz erhalten oder anerkannt sind.

Es verbleibt eine Gruppe von Flüchtlingen, die geduldet sind und bei denen eine vollständige Kostenverpflichtung der Kommunen bzw. Städte für alle Aufwendungen besteht ohne Erstattung.

Die Kostenerstattung umfasst im Wesentlichen die lfd. Leistungen, Kosten für die Unterkunft mit Sicherheitsleistungen sowie auch die Personalkosten für die in den Unterkünften eingesetzten Hausmeister.

Die der Vorlage als Anlage 1 beigefügte Übersicht zur Kostenrefinanzierung geht wie auch der Haushaltsplanentwurf 2017 von einer durchschnittlichen Zahl von Flüchtlingen in 2017 in Haan in Höhe von 457 Personen aus. Kostenträger mit einem jährlichen Betrag in Höhe von rd. 10.400 EURO je Flüchtling ist das Land für 343 Personen in Haan. Ferner werden über das Job-Center (Kreis) 41 Personen mit dem Status der Anerkennung refinanziert.

Fazit

Bei diesem Personenkreis insgesamt 384 Personen = 84 % erfolgt eine Erstattung aller Aufwendungen der Flüchtlinge im Rahmen des Flüchtlingsaufnahmegesetzes (u.a. laufende Leistungen, Personalkosten Hausmeister /Übergangs-wohnheime, Kosten Unterkunft/Sicherheit) sowie SGB II.

Es verbleiben 73 Flüchtlinge mit dem Status der Duldung ohne Refinanzierung bei der Stadt Haan. Die mit diesem Personenkreis verbundenen Kosten auch die lfd. Kosten gehen voll zu Lasten der Stadt Haan.

Die beigefügte Berechnung auf der Basis der für 2017 geplanten durchschnittlichen Personenzahl von 457 weist ein Gesamtvolumen von rd. 734.000 EURO für die Vergabe der Sicherheitsleistungen mit einem Leistungskontingent von 100 Stunden täglich an beiden Standorten aus. Der für 384 Personen refinanzierte Anteil beträgt 600.000 EURO.

Die beigefügte Beispielsrechnung mit der Reduzierung auf ein Auftragsvolumen  von 100 Stunden täglich (5 Kräfte je 20 Std.) für die Security-Leistungen greift  auf, dass im Zeitraum von 5.00 bis 9.00 Uhr zumeist keine besonderen Vorkommnisse zu verzeichnen sind. Dieses ermöglicht eine variable Einsatzplanung, so dass eine durchgehende Besetzung für 24 Stunden mit wechselnder Einsatzstärke realisierbar  ist. Dies kann aus fachlicher Sicht mitgetragen werden.

Dies führt nur bei den nicht refinanzierten Aufwendungen für geduldete Flüchtlinge zu einer Reduzierung der Kosten in Höhe von rd. 27.000 EURO (100 Stunden = 5 Kräfte / 20 Stunden täglich).

Ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass das Land derzeitig davon ausgeht, dass die Asylverfahren innerhalb von 6 Monaten entschieden werden. Diese Ausgangsposition lässt auch eine Planvorgabe zu, dass nach 6 Monaten eine Anerkennungsquote von rd. 50 % der Antragsteller angenommen werden kann. Die bisherige Bearbeitungsdauer steht dieser Annahme entgegen und wird voraussichtlich zu einem anderen Bearbeitungszeitraum  führen als wie vom Land prognostiziert.

Abschließend ist ergänzend festzustellen, dass bei dieser Planungsversion sich eine Reduzierung der Kosten bei den nicht refinanzierten Aufwendungen für geduldete Flüchtlinge von bis zu 41.000 EURO / 5 Kräfte à 20 Stunden / 100 Stunden täglich ergeben könnte.

Es ist aufgrund dieser Planungsannahmen des Landes nicht auszuschließen, dass sich haushaltsrechtliche Probleme bei der FlüAG-Erstattung aufgrund abweichender Ist-Entwicklungen bei der Bearbeitung der Asylverfahren ergeben könnten.

Verfasserin: 1. Beig. Dagmar Formella, Dez. II

Beschlussvorschlag:

Der BVFOA beschließt die EU-weite Ausschreibung für die Vergabe der Sicherheitsleistungen an den Standorten der städtischen Wohnunterkünfte für zugewiesene Flüchtlinge Düsselberger Str. 15 und Kaiserstraße 10 in Haan auf der Basis des Vertrages mit täglich 100 Std. Sicherheitsleistungen (Leistungskontingent) und der Leistungsbeschreibung.

Finanz. Auswirkung:

Die Haushaltsmittel stehen zur Verfügung.