Sachverhalt:

In der Haupt- und Organisationsabteilung (10-1) werden aufgrund interner Stellen-besetzungsverfahren die Stellen 10/3 (A11) und 10/12 (EG 9a) vakant. Die beiden Stelleninhaber haben sich im Rahmen der Personalentwicklung auf andere, intern ausgeschriebene Stellen (Jugendamt und Standesamt) erfolgreich beworben.

Da sowohl die Stelle 10/3 als auch die Stelle 10/12 Aufgaben im Produkt 010720 (Zentrale Verwaltungsdienste) wahrnehmen und nun beide Stellen vakant werden, bot sich eine Untersuchung hinsichtlich der Prozessoptimierung an.

Diese Prozessoptimierung soll mit Blick auf den künftigen Einsatz einer IP-gestützten Telekommunikationsanlage, einer weiteren Verschmelzung der IT- und Telekommunikationstechnik sowie mit Blick auf eine wirtschaftliche Marktorientierung im Bereich der Telekommunikationsanbieter stattfinden.

Insbesondere soll der technikunterstützten Informationsverarbeitung (Produkt 011000) eine höhere Bedeutung zukommen, die mit folgenden Aufgabenschwerpunkten für die Stelle 10/12 beschrieben ist:

-     Bereitstellung, Pflege und Administration der TK-Anlage, der entsprechenden Endgeräte, der Mobilfunkendgeräte und der Multifunktionsgeräte,

-     Bestellung/Beschaffung der End- und Zusatzgeräte für die TK-Anlage, Mobilfunkgeräte und Multifunktionsgeräte, und die sich daraus ergebene Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung,

-     Mitwirkung bei der Ausschreibung und Vertragsmanagement im TK-Bereich,

-     Recherche des Telekommunikationsanbietermarktes,

-     Bearbeitung aller Telefonrechnungen,

-     Versicherungsangelegenheiten in Bezug auf alle Telekommunikationsgeräte,

-     Beratung der Fachämter/Schulen in allen TK-Angelegenheiten

-     Pflege der digitalen Telefonverzeichnisse im Internet und Intranet.

Das Vertragsmanagement im TK-Bereich, die wirtschaftliche Betrachtung der Angebote und technischen Lösungen der TK-Anbieter sowie die fachliche Beratung der Schulen und Fachämter in allen TK-Angelegenheiten erfordern eine Aus- und Vorbildung als Telekommunikationsberater/-in bzw. eines Telekommunikations-kaufmann/-frau.

Telekommunikationsberater/-innen bzw. Telekommunikationskaufleute entwerfen für Unternehmen optimale Telekommunikations-Systemlösungen entsprechend den jeweils spezifischen Aufgabenstellungen. Darüber hinaus kennen sie die Telekommunikationsprodukte und die häufig ändernden Tarife und technologische Neuerungen. Darüber hinaus sind sie aufgrund ihrer kaufmännischen Kenntnisse in der Lage, Vertragsangelegenheiten und Rechnungen zu bearbeiten.

Da interne Bewerbungen aufgrund des Stellenprofils sowie der erforderlichen Aus- und Vorbildung eher nicht zu erwarten sind, wird eine externe Stellenausschreibung mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit unumgänglich sein.

Es ist daher beabsichtigt die Stelle 10/12 gleichzeitig intern und extern mit einem Stellenanteil von 1,0 (bisher 0,8) auszuschreiben.

Die Stelle 10/3 soll künftig folgende Verwaltungsschwerpunkte beinhalten:

-     Bearbeitung von Dienstaufsichtsbeschwerden,

-     Abwicklung des Haushalts- und Rechnungswesens, Haushaltsplanung und Finanzcontrolling der Haupt- und Organisationsabteilung,

-     Versicherungs- und Vertragsangelegenheiten,

-     Mitwirkung bei Organisationsuntersuchungen sowie in Projekt- und Arbeitsgruppen,

-     Beschaffungen Gesamtverwaltung und Einsatz von Möbeln in den Fachämtern,

-     Vertretung der Abteilungsleitung in Abwesenheit,

-     Koordinierung der Schulungen MS-Officeprodukte,

-     Digitalisierung der Raumorganisation.

Diese Stelle soll zunächst intern ausgeschrieben werden, da es sich um klassische Verwaltungsaufgaben innerhalb einer Haupt- und Organisationsabteilung handelt. Der Stellenanteil soll von bisher 1,0 auf 0,8 reduziert werden, da die technischen Aufgaben künftig ausschließlich von der Stelle 10/12 wahrgenommen werden sollen.

Im Stellenplan ergeben sich somit folgende Veränderungen:

Bei nicht Wiederbesetzung der Stelle 10/12 können die oben aufgeführten Aufgaben nicht wahrgenommen werden. Dies hätte Auswirkung auf alle Organisationseinheiten in der Verwaltung und würde deren Arbeitsfähigkeit erheblich einschränken. Andere Personalressourcen stehen für diese Aufgabenerledigung nicht zur Verfügung.

Der Personalrat hat den im Beschlussvorschlag zu 1 und 2 genannten Maßnahmen in seiner Sitzung am 06.06.2017 zugestimmt.

Verfasser: Gerd Titzer

Beschlussvorschlag:

1.)    Der Rat stimmt der Wiederbesetzung der Stelle 10/12 – Sachbearbeitung Zentrale Verwaltungsdienste als Ausnahme zur Wiederbesetzungssperre mit einem Stellenanteil von 1,0 (bisher 0,8) zu.

2.)    Der Rat stimmt der Reduzierung des Stellenanteils der Stelle 10/3 – Sachbearbeitung Zentrale Verwaltungsdienste /Technikunterstützte Informationsarbeit  von 1,0 auf 0,8 zu.

Finanz. Auswirkung:

49.950 Euro pro Haushaltsjahr bei Wiederbesetzung der Stelle 10/12 (1,0)