Sachverhalt:

 

Im Rahmen der Haushaltsberatungen für das Haushaltsjahr wurde die Einführung einer papierlosen Ratsarbeit diskutiert. Die Verwaltung sagte zu, die Einführung einer papierlosen Ratsarbeit beginnenden ab dem UAOPC am 30.01.2018 noch in der laufenden Ratsperiode umzusetzen.

 

Ziel ist es, mit der Einführung der digitalen Ratsarbeit die Kosten für den Druck von Ausschuss- und Ratsunterlagen zu reduzieren und die Gremienarbeit für die Ratsmitglieder zu optimieren.

 

Die Firma Somacos bietet für die Betriebssysteme (iOS, Android und  Windows) eine Applikation namens „Mandatos“ an, die für den papierlosen Sitzungsdienst eingesetzt werden soll. Diese wurde auf den Erfahrungen von Gremienmitgliedern aufbauend entwickelt und ermöglicht eine vollständig digitale und papierlose Arbeit.

Mobilfunk wird für die Nutzung der Mandatos-App nicht benötigt, da die Mandatos-App eine offline-Funktion bietet, mit der Sitzungsdokumente vorab im lokalen Speicher der App abgelegt werden können, sodass anschließend unabhängig vom Internetzugang die Dokumente eingesehen und bearbeitet werden können. Im Übrigen steht im Sitzungssaal des Rathauses grundsätzlich W-LAN zur Verfügung.

 

Sicherheitsaspekte

Die Software Session Mandatos der Firma Somacos genügt sowohl den verfahrensrechtlichen als auch datenschutzrechtlichen Anforderungen. Insbesondere für die Apps für z.B. iPad und Android-Tablets gilt zusätzlich, dass diese einfach zu installieren sind und die notwendigen Sicherheitsmechanismen bereits „mitbringen“. Durch die Anwendungen werden die Daten gekapselt und verschlüsselt. Das Öffnen dieser Daten ist nur mit der Mandatos- App möglich.

 

Seitens der Verwaltung werden zwei Varianten vorgeschlagen:

 

Variante I

Einladungen mit den Sitzungsvorlagen werden den Gremienmitgliedern ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung gestellt, es sei denn, die Papierform wird ausdrücklich gewünscht oder ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Einladung zu den Sitzungen wird nach Zustimmung per Ratsinformationssystem (Mandatos) übersandt. Die Sitzungsunterlagen werden ausschließlich im PDF-Format über das Ratsinformationssystem und die Mandatos-App über private Endgeräte digital abrufbar sein.

Die Betreuung bei technischen Problemen in Bezug auf den digitalen Ratsdienst wird durch die IT-Abteilung im Rahmen der eigenen Möglichkeiten gewährleistet.

 

 

 

 

Kosten der digitalen Ratsarbeit Variante I:

 

1. Kosten der Einführung (einmalig)

Session Mandatos Serverlizenz                           3.375 €

Session Mandatos iPad Clientlizenz                   1.688 €

Session Mandatos Android Clientlizenz                         1.688 €

Session Mandatos Windows Clientlizenz          1.688 €

Installation und Schulung                                     2.500 €

Kosten der Einführung (inkl.MwSt)                   13.017 €                                   

 

2. jährlicher Aufwand

Softwarepflege Mandatos  =         2.428 € (170 € pro Monat x 12 x1,19)

Personalkosten IT                 =   ca. 3.500 € (100 Std/Jahr, EG 10/A11)

 

 

Variante II

Einladungen mit den Sitzungsvorlagen werden den Gremienmitgliedern ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung gestellt, es sei denn, die Papierform wird ausdrücklich gewünscht oder ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Einladung zu den Sitzungen wird nach Zustimmung per Ratsinformationssystem (Mandatos) übersandt. Die Sitzungsunterlagen werden ausschließlich im PDF-Format über das Ratsinformationssystem und die Mandatos-App über dienstliche Geräte (iPad)  digital abrufbar sein.

Die Betreuung bei technischen Problemen in Bezug auf den digitalen Ratsdienst wird durch die IT-Abteilung gewährleistet.

 

Kosten digitale Ratsarbeit Variante II:

1. Kosten der Einführung (einmalig)

Session Mandatos Serverlizenz                           3.375 €

Session Mandatos iPad Clientlizenz                   1.688 €

Anschaffung  iPads.                                               500 €/pro Gerät

Installation und Schulung                                     2.500 €

Kosten der Einführung (inkl.MwSt)                      abhängig von der Anzahl der iPads                   

 

2. Jährlicher Aufwand

 

Softwarepflege Mandatos              =        2.428 € (170 € pro Monat x 12 x 1,19)

Personalkosten IT                            = ca. 7.000 € (200 Std/Jahr, EG 10/A11, erhöhte Stundenzahl wegen Support und Wartung der End-Geräten inkl. Administration der Mobile Device Management Software).

 

 

 

 

Verfasser: Gerhard Titzer

 

Beschlussvorschlag:

 

1.)    Der Rat der Stadt Haan beschließt die Einführung der papierlosen Ratsarbeit auf Basis der Variante I für die Ratsmitglieder, die sich hierzu bereiterklären.

 

alternativ

 

2.)    Der Rat der Stadt Haan beschließt die Einführung der papierlosen Ratsarbeit auf Basis der Variante II für die Ratsmitglieder, die sich hierzu bereiterklären und lehnt die Variante 1 ab.

Finanz. Auswirkung:

 

siehe oben