Sachverhalt:

Im UAOPC am 19.06.2018 wurde die Verwaltung gebeten, eine Vorlage für den UAOPC am 18.09.2018 mit aktuellem Stand zur Digitalisierung der Stadtverwaltung Haan vorzulegen.

 

 

Satus quo

 

Im ersten Halbjahr 2018 wurden alle PC-Arbeitsplätze in der Stadtverwaltung Haan mit einer neuen, leistungsstärkeren und nutzerfreundlicheren Hardware ausgestattet. Des Weiteren wurde das aktuelle Betriebssystem Windows 10 und die neueste Office Software „MS Office 365“ auf alle Rechner installiert. Die anfänglichen und teilweise vorhandenen Schnittstellenprobleme zwischen dem neuen Betriebssystem Windows 10 und den in der Verwaltung eingesetzten Fachanwendungen konnten behoben werden.

Mit der neuen Hardware und dem neuen Betriebssystem erfüllt die Stadtverwaltung Haan die IT- Anforderungen der Zeit angepassten PC-Arbeitsplätze.

 

 

Derzeit sind in der Stadtverwaltung Haan ca. 60 Fachanwendungen im Einsatz, die den Beschäftigten zur Aufgabenerledigung zur Verfügung stehen. Dabei werden sowohl interne Prozessabläufe als auch der Bürgerservice quantitativ und qualitativ unterstützt.

 

Bedeutende Fachanwendungen, die im Bürgerservice eingesetzt werden:

 

-       MESO (Einwohnermeldewesen)

-       MESO-DIGANT (elektronische Abwicklung des Antragverfahrens für Pässe und Ausweise bei der Bundesdruckerei)

-       AUTISTA (elektronisches Personenstandsregister, Personenstandswesen im Standesamt)

-       elektronische Ortsbuch (Standesamt)

-       Online-Antragserfassung für Rentenversicherungen

-       DAKOTA (Datenaustausch mit Krankenkassen)

-       MedicalPad (Krankentransport)

-       GESO (Gewerbeanmeldungen)

-       KoBo, SM Library Systems, Libray Pedestal Tool, Bibliotheca 2000 (alle Büchereiwesen)

-       PROSOZ 14+ (Jugendamtswesen, Soziale Dienste, Unterhaltsvorschuss, Jugendgerichtshilfe, Beistandsschaften)

-       Wohngeld WGPlus (Wohngeldbearbeitung)

-       Autodesk Map-Guide (Mapserver für die Planung)

-       WS LANDCAD (Bauleitplanung)

-       StadtCAD (Stadtplanung)

-       IRIS (GIS Auskunftssystem)

-       AUGIAS (Datenbank für Stadtarchiv)

-       SOMACOS

-       STLB Bau XML V2 und California 3000 (Ausschreibung und Vergabe)

-       KULTURline (Ticket Vorverkauf).

 

Darüber hinaus werden im Bereich der sozialen Angelegenheiten Programme des Kreises Mettmann genutzt (UHlex, SODATIS, AKDN-Sozial, ROSEhelp).

Zugriff hat die Stadt Haan auch auf das Ausländerzentralregister.

 

Innerhalb der Verwaltung werden folgende bedeutende Fachanwendungen genutzt:

 

-       LOGA-Mitarbeiterportal (elektronische Zeiterfassung, elektronische Gehalts- und Besoldungsmitteilungen, elektronische Antragsstellung für Urlaub und gleitende Arbeitszeit, Lohnsteuerbescheinigungen)

-       H&H Kommunales Finanzwesen (Haushalts, Kassen- und Rechnungswesen, Anlagebuchhaltung, Inventarisierung)

-       AVVISO (Vollstreckung)

-       LOGA 2001 (Personalabrechnung, Personalkostenberechnung)

-       Kolibri (Liegenschaftsmanagement)

-       Eventmanager (Kirmes, Schaustellerverwaltung)

-       Politess Office (mobile Erfassung der Ordnungswidrigkeiten)

-       TimeOffice (Einsatzplanung Feuer- und Rettungswache)

-       PROwinKITA (Kindertagesstätten)

-       HBO (Bauwesen, Baudatenbank)

-       GEOVision (Kanalplanung)

-       WinFried (Friedhofsverwaltung)

-       AMSplus (Arbeitsschutzmanagement).

 

Die Listen der o.a. Fachanwendungen sind nicht abschließend.

 

Für den verwaltungsinternen Informationsaustausch wurde im Juli 2016 ein INTRANET installiert. Dieses INTRANET ist eine Informations- und Kommunikationsplattform für alle Beschäftigten. Dort werden u.a. TOP-Meldungen, aktuelle Meldungen sowie Stellenausschreibungen veröffentlicht. Darüber hinaus gibt es im INTRANET einen Schnellzugriff auf die Ortsrechtssammlung der Stadt Haan, Dienstanweisungen und Dienstvereinbarungen, Amtsblätter usw.

Störungen können über ONLINE-Formulare direkt in Form eines Ticketsystems an die entsprechenden Stellen wie Hausmeister oder IT-Hotline versendet werden. Die Beschäftigten haben zudem einen schnellen Zugriff auf alle Formulare, die in der Verwaltung verwendet werden.

Für laufende Projekte (z.B. Spielflächenleitplan, IT-Projekte) wurden Plattformen für die entsprechenden Projektgruppenmitglieder eingerichtet. Hier erhalten die Projektgruppenmitglieder alle Informationen zum jeweiligen Projekt und es kann ein direkter Austausch stattfinden.

Der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung haben die Möglichkeit, im INTRANET Informationen einzustellen. Zudem gibt es eine eigene Rubrik zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement.

Ebenso können in Foren Ideen, Kritik und Verbesserungsvorschläge der Beschäftigten über das INTRANET kommuniziert werden.

 

Terminvereinbarungen finden überwiegend elektronisch über eine Collaboration-Softwarelösung (GroupWise)  statt, die mit einer Terminzeitensuche ausgestattet ist, so dass es nicht zu Terminüberschneidungen kommt. Der/die Einladende kann direkt mit dem Terminangebot Unterlagen bzw. Informationen (z.B. für ein anstehendes Gespräch) versenden. Über die Terminzeitensuche ist sofort feststellbar, ob die betroffenen Personen den Termin wahrnehmen können. Somit werden lange Abstimmungsprozesse (insbesondere bei mehreren Teilnehmern) erheblich verkürzt.

 

In 2017 wurde die revisionssichere E-Mail-Archivierung in der Stadtverwaltung Haan eingeführt. Alle Mails, die älter als drei Monate sind, werden automatisch archiviert. Über „Retain Archive“ können die Beschäftigten über eine Suchfunktion die archivierte Mail wieder aktivieren und die dazugehörigen Eigenschaften (gesendet, empfangen, gelesen) nutzen und versenden bzw. weiterleiten.

 

 

Einführung eines einheitlichen Druckkonzeptes (neue Multifunktionsgeräte)

Zu den 41 neuen Multifunktionsgeräten wurde eine Softwarelösung angeschafft, die die einfache zentrale Verwaltung der Systemlandschaft und die Kontrolle der Druck- und Kopierkosten ermöglicht. Man rechnet Druckjobs benutzerbezogen ab und man gibt sensible Dokumente sicher aus. Der Benutzer geht an das Ausgabesystem seiner Wahl, nähert seine Karte dem Kartenleser und kann so seine Aufträge abrufen. Diese Verfahrensweise steht somit ganz im Zeichen des Datenschutzes.

Zudem steuert die Druckmanagement Software eine bedarfsgerechte, vollautomatisierte Belieferung der Verbrauchsmaterialien (Tonner). Dies optimiert den logistischen Aufwand und Prozess und kommt damit auch unserer Umwelt zugute.

 

 

 

 

 

Nutzung von Online-Service-Angeboten

Die Beschäftigten der Stadtverwaltung Haan nutzen bei Ihrer täglichen Arbeit auch externe Online-Angebote wie beispielsweise:

 

-       statistisches Informationsportal des Kreises „SIS-ME“

-       Online-Kommentare (beispielsweise: Rehm-Verlag im Arbeitsrecht, Reduzierung der losen Blattsammlung bei Kommentaren)

-       KGSt Online-Portal, KAV

-       AGMU-Managementsystem des Kreises und der kreisangehörigen Städte (gemeinsame Plattform im Arbeitsschutz)

-       Juris-Online, Beck-online (Rechtsauskunftsportale)

-       KommunalWiKi usw.

-       Stellenausschreibungsportale (z.B. INTERAMT, Stellenmarkt NRW)

 

 

 

Über das Internet der Stadt Haan werden den Bürgerinnen und Bürger eine Vielzahl von Serviceangeboten zur Verfügung gestellt. Diese sind beispielsweise:

 

-       KiTa-Anmeldeverfahren

-       Informationen zur Einschulung bzw. dem Verfahren zur Anmeldung für die Eltern

-       Informationen über Straßenbau- und/oder Baumaßnahmen im Stadtgebiet

-       Informationen zur Abfallberatung und Müllabfuhren

-       Informationen über das Kulturangebot der Stadt Haan sowie Events im Stadtgebiet (z.B. Haaner Kirmes, Haaner Gartenlust, Haaner Sommer, Neanderland) mit ONLINE-Kartenreservierungen

-       Haaner Infobroschüren wie beispielsweise Einkaufsführer, Familienbroschüre, Broschüre Bauen und Wohnen, Standortexposé Innenstadt

-       Ratsinformationssystem

-       Pressemitteilungen der Verwaltung

-       Informationen der Wirtschaftsförderung

-       Online-Datenbank für Gewerbeimmobilien

-       Gästebuch für Bürgerinnen und Bürger

-       Informationen zu den Öffnungszeiten

-       öffentliche Ausschreibungen

-       Stellenausschreibungen

-       Presseanfragen/Bürgerdialog

-       Mängelmeldungen online.

 

 

 

 

Ausblick

 

Einführung elektronischer Workflow und e-Rechnung

Die e-Rechnung, d.h., dass elektronisch übermittelte Rechnungsdaten des Lieferanten auch ausschließlich auf elektronischem Weg verarbeitet werden, ist im Rahmen des e-Governments bis zum 27.11.2019 für Eingangsrechnungen (Lieferanten-rechnungen) einzuführen.

 

Hierfür ist bei der Stadt Haan ein Projekt mit zwei Meilensteinen eingerichtet:

 

1.    Einführung des elektronischen Workflows als Grundlage für die e-Rechnung

2.    Weiterentwicklung zur e-Rechnung.

Die Einführung des elektronischen Workflows ist seit dem 28.6.2018 technisch installiert. Die organisatorische Einführung ist mit dem Piloten (Haupt- und Organisationsabteilung) gestartet. Es soll zügig in weiteren Pilotämtern der elektronische Workflow getestet werden, sodass voraussichtlich bis Anfang des Jahres die flächendeckendende Einführung und Schulung des Workflows umgesetzt werden kann. Hierbei werden nach dem Einscannen alle Arbeitsschritte einschließlich der haushaltsrechtlichen Feststellung und der Anordnung sowie die Archivierung im Finanzsystem papierlos vorgenommen.

Hiernach wird der zweite Meilenstein angegangen. Nach Festlegung der gesetzlichen Parameter soll die Umsetzung der e-Rechnung zügig erfolgen. Hierzu ist eine Schnittstelle, die das vorgesehene Datenformat lesen kann, angedacht. Zur weiteren Verarbeitung wird der elektronische Workflow genutzt.

 

 

BOL-Online-Formulare

Derzeit arbeitet die Verwaltung an der Einführung von BOL-Online-Formularen.

BOL ist ein Formular-Management-System für Online-Formulare, das vom Unternehmen bol Behörden Online Systemhaus GmbH entwickelt und vertrieben wird. Das System bietet Standardformulare, die über einen Formular-Editor individualisiert werden können. Zusätzlich können eigene Formulare gestaltet werden. Der Bürger füllt das Formular digital aus und reicht es per Mausklick bei der Behörde ein. Über das Formular-Gateway gelangt es zum zuständigen Sachbearbeiter. Der Bürger erhält eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Eine elektronische Signatur und/ oder ein Hash-Wertverfahren schaffen Rechtsverbindlichkeit. Das System lässt sich erweitern: Eingegangene Daten können innerhalb eines Workflows an vor- und nachgelagerte Anwendungen übergeben werden. Zusätzlich bietet das System ein ePayment-Verfahren.

 

 

Digitale Ratsarbeit

Von der digitalen Ratsarbeit profitieren Verwaltung und Ratsmitglieder – und das nicht nur, weil Druck- und Portokosten gespart werden. Die Geschäftsprozesse rund um die Ratsarbeit werden durch die digitale Ratsarbeit nachhaltig verändert und optimiert.

Die Einführung der digitalen Ratsarbeit befindet sich derzeit in der Einführungsphase.

Erfreulich ist, dass insgesamt 32 Ratsmitglieder an der digitalen (oder auch papierlosen) Ratsarbeit teilnehmen.

Das IT-Equipment wird bzw. wurde bereits allen teilnehmenden Personen aus Rat und Verwaltung, die an der digitalen Ratsarbeit teilnehmen möchten, bereits ausgehändigt. Die Schulungen für die Ratsmitglieder und Verwaltungsbeschäftigte haben bereits stattgefunden. In der Einführungsphase (bis Ende Oktober 2018) sollen alle an der digitalen Ratsarbeit teilnehmenden Personen sicher im Umgang mit der eingesetzten Hard- und Software werden, so dass die digitale Ratsarbeit mit Beginn der Haushaltsberatungen ab November 2018 vertraut ist.

 

 

 

Neue Serverlandschaft

Voraussetzung für den Ausbau der Digitalisierung der Stadtverwaltung Haan ist, dass der Stand der IT-Technik mit dem weiteren Digitalisierungsprozess Schritt halten muss. Die zurzeit eingesetzte und seit 2009 installierte Serverlandschaft stößt leistungsmäßig an ihre Grenzen. Der technische Stand der Serverlandschaft ist veraltet, so dass seitens des Herstellers der Support zum Jahresende weitgehend eingestellt wird. Aufgrund der veralteten Technik sind auch die Speicherressourcen fast erschöpft.

Daher wird noch in 2018 die komplette Serverlandschaft der Stadt Haan erneuert und somit auf dem neusten Stand der Technik gebracht. Der Rat hat hierfür die Mittel Bereits bewilligt. Das Vergabeverfahren läuft derzeit.

 

 

Neue Telekommunikationsanlage

Der elektronische Datenaustausch und die Telekommunikation verschmelzen zunehmend und finden in der Regel über eine gemeinsame Leitung (Kupfer oder Glasfaser) statt. Die bestehenden ISDN-Anschlüsse der Telekom wurden bereits von der Telekom gekündigt, da die Telekom nur noch Anschlüsse über VoIP anbietet (Voice-over-IP steht für Sprachübertragung via Internet-Protokoll). Die derzeit in der Stadtverwaltung Haan eingesetzte und 1995 angeschaffte TK-Anlage ist veraltet und erfüllt nicht die technischen Anforderungen für VoIP. Sie wurde in den vergangenen Jahren bereits zweimal technisch hochgerüstet, damit die derzeit noch bestehende TK-Anlage weiter genutzt werden konnte. Der Austausch der TK-Anlage findet noch in 2018 statt. Die bereits in jeder modernen Bürokommunikationssytemen vorhandenen Telekommunikationsfunktionen wie beispielsweise Konferenz-schaltung, Makeln, Speicherfunktionen, Rückruf- und Anrufbeantworterfunktionen werden dann auch zum Standard innerhalb der Stadtverwaltung Haan und erleichtern die Kommunikation innerhalb der Verwaltung, mit externen Gesprächspartnern sowie mit den Bürgerinnen und Bürgern.

 

 

geplante IT-Projekte

Für 2018/2019 sind derzeit 20 IT-Projekte geplant (Tendenz steigend).

Im Bereich Bürgerservice sind hier insbesondere die Projekte ABUko (Asylbewerber-Betreuung) und VOIS (Upgrades bestehender Verfahren im Einwohnermeldewesen) zu nennen. Im Einwohnermeldeamt werden in 2019 erstmalig Signatur Tablets (sog. Unterschrifttabletts für das MESO- und GESO-Verfahren) eingeführt.

Erstmalig wird ab der Europawahl 2019 das neue Wahlverfahren Vote IT eingesetzt werden.

Die weiteren IT-Projekte können der Anlage 1 zu dieser Vorlage entnommen werden.

 

 

Breitband-WLAN-Konzept Schulen

Die Verwaltung hat ein Breitbandkonzept für alle Haaner Schulen im Rahmen des Förderprogramms „Gute Schule 2020“ erstellt, dass im BKSA am 26.09.2018 vorgestellt wird. Mit diesem Konzept ist beabsichtigt, alle Schulverwaltungsnetze und Schulnetze in den Bandbreiten leistungsfähig auszubauen. Weiterhin ist geplant, zunächst die weiterführenden Schulen an das Glasfasernetz anzubinden. In der Folge sollen dann die Grundschulen an das Glasfasernetz angebunden werden. In den weiterführenden Schulen sollen zudem Glasfaserleitungen statt Kupferleitungen verbaut werden.

 

Weitere mittelfristige Digitalisierungsprozesse innerhalb der Verwaltung

 

Dokumenten-Management-System (DMS)

Aufbauend auf die Einführung der E-Rechnungen wird die Stadt Haan – wie in anderen Verwaltungen bereits Standard – nicht um ein Dokumenten-Management-System (DMS) herumkommen, wenn sie den Digitalisierungsprozess weiter-entwickeln möchte.

Bisher scheiterte die Einführung eines DMS an den Speicherressourcen und dem bisherigen Stand der IT-Technik und Serverlandschaft. Mit der neuen Serverlandschaft soll in den kommenden Jahren ein DMS eingeführt und kontinuierlich ausgebaut werden.

 

In Zusammenhang mit der Einführung eines DMS wird auch die Möglichkeit der Führung von elektronischen Personalakten betrachtet, die im Zeitalter der Digitalisierung schon bald gesetzlich vorgeschrieben bzw. der Normalfall sein werden. Viele Personaldaten sind bereits über die Fachanwendung LOGA (Personalwesen) eingepflegt und abrufbar, diese ersetzen jedoch nicht eine Personalakte im Sinne des Personalaktenrechts.

 

Neben den technischen Voraussetzungen, die zwingend für die Einführung eines DMS und der E-Personalakte sind, fehlen derzeit die erforderlichen Personalressourcen sowohl qualitativ als auch quantitativ.

 

Die bisherigen Planungen des Amtes 10 zur Installation einer E-Raumplanung auf Basis von Gebäudegrundrissen für die Raumbelegung der Beschäftigten und der Mobiliarausstattung/-beschaffung wurde wegen des geplanten Rathausneubaus zurückgestellt.

 

 

IT-Sicherheit

Die Stadtverwaltung Haan hat vom Kommunalen Rechenzentrum (KRZ) in Lemgo ein IT-Sicherheitskonzept erstellen lassen. Das KRZ bestätigte bei der Präsentation ihres IT-Sicherheitskonzeptes der Stadt Haan Ende 2017, dass die Stadt Haan in Sachen IT-Sicherheit bereits gut aufgestellt sei. Einige wichtige Maßnahmen sind jedoch noch umzusetzen. Die Umsetzung des IT-Sicherheitskonzeptes erfolgt schrittweise. Die Koordinierung der Umsetzung erfolgt durch den IT-Sicherheitsbeauftragten der Stadt Haan.

Ein wesentlicher Schritt in der Umsetzung ist die Gefährdungseinstufung der ca. 60 Fachanwendungen. Dieser Schritt erfordert jedoch Personalressourcen sowohl in der IT-Abteilung als auch in den Fachämtern, die derzeit aufgrund der Einführung neuer Projekte und der neuen Serverlandschaft (siehe oben) nicht vorhanden sind. Die Verwaltung hat daher beim KRZ als Ersteller des IT-Sicherheitskonzeptes angefragt, ob von dort aus eine Gefährdungseinstufung für die bei der Stadt Haan eingesetzten Fachanwendungen vorgenommen werden kann. Da das KRZ jedoch bis Mitte 2019 mit Aufträgen ausgelastet ist und derzeit ein Fachkräftemangel im IT-Sektor besteht, können dort vorerst keine weiteren Aufträge entgegengenommen werden.

 

 

 

 

Teleheimarbeit

Im Rahmen der Vereinbarkeit von Familie und Beruf möchte die Stadt Haan ihren Beschäftigten Teleheimarbeitsplätze anbieten. Zudem ist die Möglichkeit der Teleheimarbeit bei einem Arbeitgeber ein Anreiz in der Personalgewinnung (Stellenausschreibungen).

Voraussetzung für die Einführung der Teleheimarbeit ist jedoch, dass die Daten, die bei der Stadt Haan vorgehalten werden, vor Cyberangriffen geschützt sind. Daher ist die Gefährdungseinstufung bei den in der Teleheimarbeit eingesetzten Fachanwendungen von besonderer Bedeutung. Erst aus der Gefährdungseinstufung der jeweiligen Fachanwendung ergeben sich die zu ergreifenden IT-Sicherheitsmaßnahmen. Die Umsetzung der Gefährdungseinstufung von Fachanwendungen hat somit weiterhin eine hohe Priorität, muss jedoch aufgrund höherer Prioritäten (Einrichtung einer neuen Serverlandschaft, digitale Ratsarbeit, Projekt E-Rechnungen, Neueinrichtung gesetzlich vorgeschriebener Fachanwendungen usw.) zunächst zurückgestellt werden, damit die Verwaltung arbeitsfähig bleibt.

 

 

Erstellung und Weiterentwicklung von Dienstanweisungen/ Dienst-vereinbarungen

In den vergangenen zwei Jahren hat die Verwaltung die bestehenden IT-Dienstanweisungen überarbeitet, weiterentwickelt und neue erstellt, da die mobile Informationstechnik (Smartphone, Tabletts, Notebooks) zunehmend bei der Aufgabenerledigung genutzt wird. Hierdurch wurden verbindliche Regelungen zur Nutzung von mobilen Endgeräten und mobilen Datenträger für die Nutzer sowie im Rahmen der IT-Sicherheit und IT-Beschaffung erstellt bzw. verbindlich festgelegt.

 

 

Einführung einer Mobilen-Device-Management Software (MDM)

Da Smartphones, Tabletts und Notebooks in der Verwaltung und mit der digitalen Ratsarbeit genutzt werden, ist eine zentralisierte Verwaltung von Mobilgeräten erforderlich.

 

Mit dem MDM werden u.a.:

 

- Daten, aber auch Software auf den mobilen Geräten vor Verlust gesichert und ggf.

  wieder geladen

- Zugangsrechte zu zentralen Daten über die mobilen Geräte verwaltet

- Kosten und Verwendung der Geräte überwacht

- bei Personalzugang oder Personalabgängen Unternehmensdaten und  -software

  auf den Geräten gelöscht.

 

 

Personalstruktur der IT-Abteilung

Der Stellenplan 2019 weist für die IT-Abteilung im Produkt 011000 – Technikunterstützung/Informationsverarbeitung (ohne Stellenanteil der Amtsleitung und des Telekommunikationsbereichs) einen Stellenanteil von 5,0 aus.

Bei diesem Personal handelt es sich ausschließlich um IT-Informatiker/IT-Fachkräfte. Dabei ist ein Beschäftigter der IT-Abteilung ausschließlich für alle Haaner Grundschulen und weiterführenden Schulen zuständig.

Die Hauptaufgabe der verbleibenden vier Beschäftigten liegt im Wesentlichen darin, die IT-Struktur in der Stadtverwaltung Haan arbeitsfähig zu halten. Dazu gehören folgende Aufgaben:

 

-       Betreuung, Optimierung, Planung und Weiterentwicklung im Bereich Netzwerksysteme

-       Bereitstellung der Fachanwendungen (z.B.: Installationen, Updates)

-       Betreuung der EDV-Anwender auf Systemebene und Behebung von Systemstörungen

-       Erstellen von Dokumentationen bei Installationen von Fachanwendungen

-       Organisation und Durchführung von Schulungen bei Standard-Software (ohne Office-Produkte), Einweisungen in Sicherheitsproblemen

-       Support (Hotline, Fernwartung) für den gesamten IT-Bereich der Verwaltung

-       ständige Überwachung von Monitoring-Lösungen zur frühzeitigen Intervention bei auftretenden Problemen

-       Ausschreibung und Beschaffungsverfahren im IT-Bereich

-       Ausbildung von IT-Fachinformatiker

-       Erarbeitung, Überwachung und Aktualisierung von Dienstanweisungen im IT-Bereich.

 

 

Der bisherige Personalbestand in der IT-Abteilung ist seit Jahren unverändert. Für die wachsenden Anforderungen und zusätzlichen Aufgaben im Rahmen des oben aufgeführten Digitalisierungsprozesses in den Schulen und in der Verwaltung reichen die vorhandenen Personalressourcen nicht aus. Daher wurden die IT-Projekte priorisiert. Der Schwerpunkt liegt dabei auf die Installation einer neuen Serverlandschaft, damit die technischen Voraussetzungen für den Digitalisierungsprozess und ausreichenden Speicherplatz gegeben sind. Ein weiterer Schwerpunkt liegt bei der Einführung von Fachanwendungen, damit die Pflichtaufgaben (z.B.: Einwohnermeldewesen, E-Rechnungen, Asylbewerberwesen) wahrgenommen sowie die gesetzlichen Aufgaben und Auflagen erfüllt werden können. Die digitale (papierlose) Ratsarbeit erfolgt aufgrund eines Ratsbeschlusses und befindet sich bereits in der Einführungsphase.

Der weitere Digitalisierungsprozess ist ohne zusätzliche Personalressourcen nur in kleineren Schritten umsetzbar. Personalausfall in der IT-Abteilung kann aufgrund der Spezialisierung der einzelnen Mitarbeiter und dem bestehenden Fachkräftemangel im Bereich der IT-Informatiker/-fachkräfte nicht kompensiert werden.

 

Der Datenschutz, die IT-Sicherheit und die rasant fortschreitende Entwicklung im IT-Bereich stellen zusätzliche Anforderungen an das IT-Personal.

 

Beschlussvorschlag:

Der Unterausschuss für Organisation, Personal und Controlling nimmt den Sachstand zur Digitalisierung der Stadtverwaltung Haan zur Kenntnis.

 

Finanz. Auswirkung:

Finanzielle Auswirkungen werden bei den einzelnen IT-Projekten dargestellt.