Sachverhalt:
Im UAOPC am 19.06.2018 wurde die Verwaltung gebeten, eine Vorlage für
den UAOPC am 18.09.2018 mit aktuellem Stand zur Digitalisierung der
Stadtverwaltung Haan vorzulegen.
Satus quo
Im ersten Halbjahr 2018 wurden alle PC-Arbeitsplätze in der Stadtverwaltung
Haan mit einer neuen, leistungsstärkeren und nutzerfreundlicheren Hardware
ausgestattet. Des Weiteren wurde das aktuelle Betriebssystem Windows 10 und die
neueste Office Software „MS Office 365“ auf alle Rechner installiert. Die
anfänglichen und teilweise vorhandenen Schnittstellenprobleme zwischen dem
neuen Betriebssystem Windows 10 und den in der Verwaltung eingesetzten
Fachanwendungen konnten behoben werden.
Mit der neuen Hardware und dem neuen Betriebssystem erfüllt die
Stadtverwaltung Haan die IT- Anforderungen der Zeit angepassten
PC-Arbeitsplätze.
Derzeit sind in der Stadtverwaltung Haan ca. 60 Fachanwendungen im
Einsatz, die den Beschäftigten zur Aufgabenerledigung zur Verfügung stehen.
Dabei werden sowohl interne Prozessabläufe als auch der Bürgerservice
quantitativ und qualitativ unterstützt.
Bedeutende Fachanwendungen, die im Bürgerservice eingesetzt werden:
- MESO (Einwohnermeldewesen)
- MESO-DIGANT (elektronische Abwicklung des
Antragverfahrens für Pässe und Ausweise bei der Bundesdruckerei)
- AUTISTA (elektronisches
Personenstandsregister, Personenstandswesen im Standesamt)
- elektronische Ortsbuch (Standesamt)
- Online-Antragserfassung für
Rentenversicherungen
- DAKOTA (Datenaustausch mit Krankenkassen)
- MedicalPad (Krankentransport)
- GESO (Gewerbeanmeldungen)
- KoBo, SM Library Systems, Libray Pedestal
Tool, Bibliotheca 2000 (alle Büchereiwesen)
- PROSOZ 14+ (Jugendamtswesen, Soziale
Dienste, Unterhaltsvorschuss, Jugendgerichtshilfe, Beistandsschaften)
- Wohngeld WGPlus (Wohngeldbearbeitung)
- Autodesk Map-Guide (Mapserver für die
Planung)
- WS LANDCAD (Bauleitplanung)
- StadtCAD (Stadtplanung)
- IRIS (GIS Auskunftssystem)
- AUGIAS (Datenbank für Stadtarchiv)
- SOMACOS
- STLB Bau XML V2 und California 3000
(Ausschreibung und Vergabe)
- KULTURline (Ticket Vorverkauf).
Darüber hinaus werden im Bereich der sozialen Angelegenheiten Programme
des Kreises Mettmann genutzt (UHlex, SODATIS, AKDN-Sozial, ROSEhelp).
Zugriff hat die Stadt Haan auch auf das Ausländerzentralregister.
Innerhalb der Verwaltung werden folgende bedeutende Fachanwendungen
genutzt:
- LOGA-Mitarbeiterportal (elektronische
Zeiterfassung, elektronische Gehalts- und Besoldungsmitteilungen, elektronische
Antragsstellung für Urlaub und gleitende Arbeitszeit,
Lohnsteuerbescheinigungen)
- H&H Kommunales Finanzwesen (Haushalts,
Kassen- und Rechnungswesen, Anlagebuchhaltung, Inventarisierung)
- AVVISO (Vollstreckung)
- LOGA 2001 (Personalabrechnung,
Personalkostenberechnung)
- Kolibri (Liegenschaftsmanagement)
- Eventmanager (Kirmes,
Schaustellerverwaltung)
- Politess Office (mobile Erfassung der
Ordnungswidrigkeiten)
- TimeOffice (Einsatzplanung Feuer- und
Rettungswache)
- PROwinKITA (Kindertagesstätten)
- HBO (Bauwesen, Baudatenbank)
- GEOVision (Kanalplanung)
- WinFried (Friedhofsverwaltung)
- AMSplus (Arbeitsschutzmanagement).
Die Listen der o.a. Fachanwendungen sind nicht abschließend.
Für den verwaltungsinternen Informationsaustausch wurde im Juli 2016 ein
INTRANET installiert. Dieses INTRANET ist eine Informations- und
Kommunikationsplattform für alle Beschäftigten. Dort werden u.a. TOP-Meldungen,
aktuelle Meldungen sowie Stellenausschreibungen veröffentlicht. Darüber hinaus
gibt es im INTRANET einen Schnellzugriff auf die Ortsrechtssammlung der Stadt
Haan, Dienstanweisungen und Dienstvereinbarungen, Amtsblätter usw.
Störungen können über ONLINE-Formulare direkt in Form eines Ticketsystems
an die entsprechenden Stellen wie Hausmeister oder IT-Hotline versendet werden.
Die Beschäftigten haben zudem einen schnellen Zugriff auf alle Formulare, die
in der Verwaltung verwendet werden.
Für laufende Projekte (z.B. Spielflächenleitplan, IT-Projekte) wurden
Plattformen für die entsprechenden Projektgruppenmitglieder eingerichtet. Hier
erhalten die Projektgruppenmitglieder alle Informationen zum jeweiligen Projekt
und es kann ein direkter Austausch stattfinden.
Der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und
Schwerbehindertenvertretung haben die Möglichkeit, im INTRANET Informationen
einzustellen. Zudem gibt es eine eigene Rubrik zum Betrieblichen
Gesundheitsmanagement.
Ebenso können in Foren Ideen, Kritik und Verbesserungsvorschläge der
Beschäftigten über das INTRANET kommuniziert werden.
Terminvereinbarungen finden überwiegend elektronisch über eine Collaboration-Softwarelösung
(GroupWise) statt, die mit einer
Terminzeitensuche ausgestattet ist, so dass es nicht zu Terminüberschneidungen
kommt. Der/die Einladende kann direkt mit dem Terminangebot Unterlagen bzw.
Informationen (z.B. für ein anstehendes Gespräch) versenden. Über die
Terminzeitensuche ist sofort feststellbar, ob die betroffenen Personen den
Termin wahrnehmen können. Somit werden lange Abstimmungsprozesse (insbesondere
bei mehreren Teilnehmern) erheblich verkürzt.
In 2017 wurde die revisionssichere E-Mail-Archivierung in der
Stadtverwaltung Haan eingeführt. Alle Mails, die älter als drei Monate sind,
werden automatisch archiviert. Über „Retain Archive“ können die Beschäftigten
über eine Suchfunktion die archivierte Mail wieder aktivieren und die
dazugehörigen Eigenschaften (gesendet, empfangen, gelesen) nutzen und versenden
bzw. weiterleiten.
Einführung eines einheitlichen
Druckkonzeptes (neue Multifunktionsgeräte)
Zu den 41 neuen Multifunktionsgeräten wurde eine Softwarelösung
angeschafft, die die einfache zentrale Verwaltung der Systemlandschaft und die
Kontrolle der Druck- und Kopierkosten ermöglicht. Man rechnet Druckjobs benutzerbezogen ab und man gibt sensible Dokumente
sicher aus. Der Benutzer geht an das Ausgabesystem seiner Wahl, nähert seine
Karte dem Kartenleser und kann so seine Aufträge abrufen. Diese Verfahrensweise
steht somit ganz im Zeichen des Datenschutzes.
Zudem steuert die Druckmanagement Software eine bedarfsgerechte, vollautomatisierte
Belieferung der Verbrauchsmaterialien (Tonner). Dies optimiert den logistischen
Aufwand und Prozess und kommt damit auch unserer Umwelt zugute.
Nutzung von Online-Service-Angeboten
Die Beschäftigten der Stadtverwaltung Haan nutzen bei Ihrer täglichen
Arbeit auch externe Online-Angebote wie beispielsweise:
- statistisches Informationsportal des Kreises
„SIS-ME“
- Online-Kommentare (beispielsweise:
Rehm-Verlag im Arbeitsrecht, Reduzierung der losen Blattsammlung bei
Kommentaren)
- KGSt Online-Portal, KAV
- AGMU-Managementsystem des Kreises und der
kreisangehörigen Städte (gemeinsame Plattform im Arbeitsschutz)
- Juris-Online, Beck-online
(Rechtsauskunftsportale)
- KommunalWiKi usw.
- Stellenausschreibungsportale (z.B. INTERAMT,
Stellenmarkt NRW)
Über das Internet der Stadt Haan werden den Bürgerinnen und Bürger eine
Vielzahl von Serviceangeboten zur Verfügung gestellt. Diese sind
beispielsweise:
- KiTa-Anmeldeverfahren
- Informationen zur Einschulung bzw. dem
Verfahren zur Anmeldung für die Eltern
- Informationen über Straßenbau- und/oder
Baumaßnahmen im Stadtgebiet
- Informationen zur Abfallberatung und
Müllabfuhren
- Informationen über das Kulturangebot der Stadt
Haan sowie Events im Stadtgebiet (z.B. Haaner Kirmes, Haaner Gartenlust, Haaner
Sommer, Neanderland) mit ONLINE-Kartenreservierungen
- Haaner Infobroschüren wie beispielsweise
Einkaufsführer, Familienbroschüre, Broschüre Bauen und Wohnen, Standortexposé
Innenstadt
- Ratsinformationssystem
- Pressemitteilungen der Verwaltung
- Informationen der Wirtschaftsförderung
- Online-Datenbank für Gewerbeimmobilien
- Gästebuch für Bürgerinnen und Bürger
- Informationen zu den Öffnungszeiten
- öffentliche Ausschreibungen
- Stellenausschreibungen
- Presseanfragen/Bürgerdialog
- Mängelmeldungen online.
Ausblick
Einführung elektronischer Workflow und e-Rechnung
Die e-Rechnung, d.h., dass elektronisch übermittelte Rechnungsdaten des Lieferanten auch ausschließlich auf elektronischem Weg verarbeitet werden, ist im Rahmen des e-Governments bis zum 27.11.2019 für Eingangsrechnungen (Lieferanten-rechnungen) einzuführen.
Hierfür ist bei der Stadt Haan ein Projekt mit zwei Meilensteinen eingerichtet:
1. Einführung des elektronischen Workflows als Grundlage für die e-Rechnung
2. Weiterentwicklung zur e-Rechnung.
Die Einführung des elektronischen Workflows ist seit dem 28.6.2018 technisch installiert. Die organisatorische Einführung ist mit dem Piloten (Haupt- und Organisationsabteilung) gestartet. Es soll zügig in weiteren Pilotämtern der elektronische Workflow getestet werden, sodass voraussichtlich bis Anfang des Jahres die flächendeckendende Einführung und Schulung des Workflows umgesetzt werden kann. Hierbei werden nach dem Einscannen alle Arbeitsschritte einschließlich der haushaltsrechtlichen Feststellung und der Anordnung sowie die Archivierung im Finanzsystem papierlos vorgenommen.
Hiernach wird der zweite Meilenstein angegangen. Nach Festlegung der gesetzlichen Parameter soll die Umsetzung der e-Rechnung zügig erfolgen. Hierzu ist eine Schnittstelle, die das vorgesehene Datenformat lesen kann, angedacht. Zur weiteren Verarbeitung wird der elektronische Workflow genutzt.
BOL-Online-Formulare
Derzeit arbeitet die Verwaltung an der Einführung von
BOL-Online-Formularen.
BOL ist ein Formular-Management-System für Online-Formulare, das vom
Unternehmen bol Behörden Online Systemhaus GmbH entwickelt und vertrieben wird.
Das System bietet Standardformulare, die über einen Formular-Editor
individualisiert werden können. Zusätzlich können eigene Formulare gestaltet
werden. Der Bürger füllt das Formular digital aus und reicht es per Mausklick
bei der Behörde ein. Über das Formular-Gateway gelangt es zum zuständigen
Sachbearbeiter. Der Bürger erhält eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Eine
elektronische Signatur und/ oder ein Hash-Wertverfahren schaffen
Rechtsverbindlichkeit. Das System lässt sich erweitern: Eingegangene Daten
können innerhalb eines Workflows an vor- und nachgelagerte Anwendungen
übergeben werden. Zusätzlich bietet das System ein ePayment-Verfahren.
Digitale Ratsarbeit
Von der digitalen Ratsarbeit profitieren
Verwaltung und Ratsmitglieder – und das nicht nur, weil Druck- und Portokosten
gespart werden.
Die Geschäftsprozesse rund um die Ratsarbeit werden durch die digitale
Ratsarbeit nachhaltig verändert und optimiert.
Die Einführung der digitalen Ratsarbeit befindet sich derzeit in der
Einführungsphase.
Erfreulich ist, dass insgesamt 32 Ratsmitglieder an der digitalen (oder
auch papierlosen) Ratsarbeit teilnehmen.
Das IT-Equipment wird bzw. wurde bereits allen teilnehmenden Personen
aus Rat und Verwaltung, die an der digitalen Ratsarbeit teilnehmen möchten,
bereits ausgehändigt. Die Schulungen für die Ratsmitglieder und
Verwaltungsbeschäftigte haben bereits stattgefunden. In der Einführungsphase
(bis Ende Oktober 2018) sollen alle an der digitalen Ratsarbeit teilnehmenden
Personen sicher im Umgang mit der eingesetzten Hard- und Software werden, so
dass die digitale Ratsarbeit mit Beginn der Haushaltsberatungen ab November
2018 vertraut ist.
Neue Serverlandschaft
Voraussetzung für den Ausbau der Digitalisierung der Stadtverwaltung
Haan ist, dass der Stand der IT-Technik mit dem weiteren
Digitalisierungsprozess Schritt halten muss. Die zurzeit eingesetzte und seit
2009 installierte Serverlandschaft stößt leistungsmäßig an ihre Grenzen. Der
technische Stand der Serverlandschaft ist veraltet, so dass seitens des
Herstellers der Support zum Jahresende weitgehend eingestellt wird. Aufgrund
der veralteten Technik sind auch die Speicherressourcen fast erschöpft.
Daher wird noch in 2018 die komplette Serverlandschaft der Stadt Haan
erneuert und somit auf dem neusten Stand der Technik gebracht. Der Rat hat
hierfür die Mittel Bereits bewilligt. Das Vergabeverfahren läuft derzeit.
Neue Telekommunikationsanlage
Der elektronische Datenaustausch und die Telekommunikation verschmelzen
zunehmend und finden in der Regel über eine gemeinsame Leitung (Kupfer oder
Glasfaser) statt. Die bestehenden ISDN-Anschlüsse der Telekom wurden bereits
von der Telekom gekündigt, da die Telekom nur noch Anschlüsse über VoIP anbietet (Voice-over-IP steht für
Sprachübertragung via Internet-Protokoll). Die derzeit in der Stadtverwaltung
Haan eingesetzte und 1995 angeschaffte TK-Anlage ist veraltet und erfüllt nicht
die technischen Anforderungen für VoIP. Sie wurde in den vergangenen Jahren
bereits zweimal technisch hochgerüstet, damit die derzeit noch bestehende
TK-Anlage weiter genutzt werden konnte. Der Austausch der TK-Anlage findet noch
in 2018 statt. Die bereits in jeder modernen Bürokommunikationssytemen
vorhandenen Telekommunikationsfunktionen wie beispielsweise
Konferenz-schaltung, Makeln, Speicherfunktionen, Rückruf- und
Anrufbeantworterfunktionen werden dann auch zum Standard innerhalb der
Stadtverwaltung Haan und erleichtern die Kommunikation innerhalb der
Verwaltung, mit externen Gesprächspartnern sowie mit den Bürgerinnen und
Bürgern.
geplante IT-Projekte
Für 2018/2019 sind derzeit 20 IT-Projekte geplant (Tendenz steigend).
Im Bereich Bürgerservice sind hier insbesondere die Projekte ABUko
(Asylbewerber-Betreuung) und VOIS (Upgrades bestehender Verfahren im
Einwohnermeldewesen) zu nennen. Im Einwohnermeldeamt werden in 2019 erstmalig
Signatur Tablets (sog. Unterschrifttabletts für das MESO- und GESO-Verfahren)
eingeführt.
Erstmalig wird ab der Europawahl 2019 das neue Wahlverfahren Vote IT
eingesetzt werden.
Die weiteren IT-Projekte können der Anlage 1 zu dieser Vorlage entnommen
werden.
Breitband-WLAN-Konzept Schulen
Die Verwaltung hat ein Breitbandkonzept für alle Haaner Schulen im
Rahmen des Förderprogramms „Gute Schule 2020“ erstellt, dass im BKSA am
26.09.2018 vorgestellt wird. Mit diesem Konzept ist beabsichtigt, alle
Schulverwaltungsnetze und Schulnetze in den Bandbreiten leistungsfähig
auszubauen. Weiterhin ist geplant, zunächst die weiterführenden Schulen an das
Glasfasernetz anzubinden. In der Folge sollen dann die Grundschulen an das
Glasfasernetz angebunden werden. In den weiterführenden Schulen sollen zudem
Glasfaserleitungen statt Kupferleitungen verbaut werden.
Weitere mittelfristige
Digitalisierungsprozesse innerhalb der Verwaltung
Dokumenten-Management-System
(DMS)
Aufbauend auf die Einführung der E-Rechnungen wird die Stadt Haan – wie
in anderen Verwaltungen bereits Standard – nicht um ein
Dokumenten-Management-System (DMS) herumkommen, wenn sie den
Digitalisierungsprozess weiter-entwickeln möchte.
Bisher scheiterte die Einführung eines DMS an den Speicherressourcen und
dem bisherigen Stand der IT-Technik und Serverlandschaft. Mit der neuen
Serverlandschaft soll in den kommenden Jahren ein DMS eingeführt und
kontinuierlich ausgebaut werden.
In Zusammenhang mit der Einführung eines DMS wird auch die Möglichkeit
der Führung von elektronischen Personalakten betrachtet, die im Zeitalter der
Digitalisierung schon bald gesetzlich vorgeschrieben bzw. der Normalfall sein
werden. Viele Personaldaten sind bereits über die Fachanwendung LOGA
(Personalwesen) eingepflegt und abrufbar, diese ersetzen jedoch nicht eine
Personalakte im Sinne des Personalaktenrechts.
Neben den technischen Voraussetzungen, die zwingend für die Einführung
eines DMS und der E-Personalakte sind, fehlen derzeit die erforderlichen
Personalressourcen sowohl qualitativ als auch quantitativ.
Die bisherigen Planungen des Amtes 10 zur Installation einer
E-Raumplanung auf Basis von Gebäudegrundrissen für die Raumbelegung der
Beschäftigten und der Mobiliarausstattung/-beschaffung wurde wegen des
geplanten Rathausneubaus zurückgestellt.
IT-Sicherheit
Die Stadtverwaltung Haan hat vom Kommunalen Rechenzentrum (KRZ) in Lemgo
ein IT-Sicherheitskonzept erstellen lassen. Das KRZ bestätigte bei der Präsentation
ihres IT-Sicherheitskonzeptes der Stadt Haan Ende 2017, dass die Stadt Haan in
Sachen IT-Sicherheit bereits gut aufgestellt sei. Einige wichtige Maßnahmen
sind jedoch noch umzusetzen. Die Umsetzung des IT-Sicherheitskonzeptes erfolgt
schrittweise. Die Koordinierung der Umsetzung erfolgt durch den
IT-Sicherheitsbeauftragten der Stadt Haan.
Ein wesentlicher Schritt in der Umsetzung ist die Gefährdungseinstufung
der ca. 60 Fachanwendungen. Dieser Schritt erfordert jedoch Personalressourcen
sowohl in der IT-Abteilung als auch in den Fachämtern, die derzeit aufgrund der
Einführung neuer Projekte und der neuen Serverlandschaft (siehe oben) nicht
vorhanden sind. Die Verwaltung hat daher beim KRZ als Ersteller des
IT-Sicherheitskonzeptes angefragt, ob von dort aus eine Gefährdungseinstufung
für die bei der Stadt Haan eingesetzten Fachanwendungen vorgenommen werden
kann. Da das KRZ jedoch bis Mitte 2019 mit Aufträgen ausgelastet ist und
derzeit ein Fachkräftemangel im IT-Sektor besteht, können dort vorerst keine
weiteren Aufträge entgegengenommen werden.
Teleheimarbeit
Im Rahmen der Vereinbarkeit von Familie und Beruf möchte die Stadt Haan
ihren Beschäftigten Teleheimarbeitsplätze anbieten. Zudem ist die Möglichkeit
der Teleheimarbeit bei einem Arbeitgeber ein Anreiz in der Personalgewinnung
(Stellenausschreibungen).
Voraussetzung für die Einführung der Teleheimarbeit ist jedoch, dass die
Daten, die bei der Stadt Haan vorgehalten werden, vor Cyberangriffen geschützt
sind. Daher ist die Gefährdungseinstufung bei den in der Teleheimarbeit
eingesetzten Fachanwendungen von besonderer Bedeutung. Erst aus der
Gefährdungseinstufung der jeweiligen Fachanwendung ergeben sich die zu
ergreifenden IT-Sicherheitsmaßnahmen. Die Umsetzung der Gefährdungseinstufung
von Fachanwendungen hat somit weiterhin eine hohe Priorität, muss jedoch
aufgrund höherer Prioritäten (Einrichtung einer neuen Serverlandschaft,
digitale Ratsarbeit, Projekt E-Rechnungen, Neueinrichtung gesetzlich
vorgeschriebener Fachanwendungen usw.) zunächst zurückgestellt werden, damit
die Verwaltung arbeitsfähig bleibt.
Erstellung und
Weiterentwicklung von Dienstanweisungen/ Dienst-vereinbarungen
In den vergangenen zwei Jahren hat die Verwaltung die bestehenden
IT-Dienstanweisungen überarbeitet, weiterentwickelt und neue erstellt, da die
mobile Informationstechnik (Smartphone, Tabletts, Notebooks) zunehmend bei der
Aufgabenerledigung genutzt wird. Hierdurch wurden verbindliche Regelungen zur
Nutzung von mobilen Endgeräten und mobilen Datenträger für die Nutzer sowie im
Rahmen der IT-Sicherheit und IT-Beschaffung erstellt bzw. verbindlich
festgelegt.
Einführung einer Mobilen-Device-Management
Software (MDM)
Da Smartphones, Tabletts und Notebooks in der Verwaltung und mit der
digitalen Ratsarbeit genutzt werden, ist eine zentralisierte Verwaltung von
Mobilgeräten erforderlich.
Mit dem MDM werden u.a.:
- Daten, aber auch Software auf den mobilen Geräten vor Verlust
gesichert und ggf.
wieder geladen
- Zugangsrechte zu zentralen Daten über die mobilen Geräte verwaltet
- Kosten und Verwendung der Geräte überwacht
- bei Personalzugang oder Personalabgängen Unternehmensdaten und
-software
auf den Geräten gelöscht.
Personalstruktur der
IT-Abteilung
Der Stellenplan 2019 weist für die IT-Abteilung im Produkt 011000 –
Technikunterstützung/Informationsverarbeitung (ohne Stellenanteil der
Amtsleitung und des Telekommunikationsbereichs) einen Stellenanteil von 5,0
aus.
Bei diesem Personal handelt es sich ausschließlich um
IT-Informatiker/IT-Fachkräfte. Dabei ist ein Beschäftigter der IT-Abteilung
ausschließlich für alle Haaner Grundschulen und weiterführenden Schulen
zuständig.
Die Hauptaufgabe der verbleibenden vier Beschäftigten liegt im
Wesentlichen darin, die IT-Struktur in der Stadtverwaltung Haan arbeitsfähig zu
halten. Dazu gehören folgende Aufgaben:
-
Betreuung,
Optimierung, Planung und Weiterentwicklung im Bereich Netzwerksysteme
-
Bereitstellung
der Fachanwendungen (z.B.: Installationen, Updates)
-
Betreuung
der EDV-Anwender auf Systemebene und Behebung von Systemstörungen
-
Erstellen
von Dokumentationen bei Installationen von Fachanwendungen
-
Organisation
und Durchführung von Schulungen bei Standard-Software (ohne Office-Produkte),
Einweisungen in Sicherheitsproblemen
-
Support
(Hotline, Fernwartung) für den gesamten IT-Bereich der Verwaltung
-
ständige
Überwachung von Monitoring-Lösungen zur frühzeitigen Intervention bei
auftretenden Problemen
-
Ausschreibung
und Beschaffungsverfahren im IT-Bereich
-
Ausbildung
von IT-Fachinformatiker
-
Erarbeitung,
Überwachung und Aktualisierung von Dienstanweisungen im IT-Bereich.
Der bisherige Personalbestand in der IT-Abteilung ist seit Jahren
unverändert. Für die wachsenden Anforderungen und zusätzlichen Aufgaben im
Rahmen des oben aufgeführten Digitalisierungsprozesses in den Schulen und in
der Verwaltung reichen die vorhandenen Personalressourcen nicht aus. Daher
wurden die IT-Projekte priorisiert. Der Schwerpunkt liegt dabei auf die
Installation einer neuen Serverlandschaft, damit die technischen
Voraussetzungen für den Digitalisierungsprozess und ausreichenden Speicherplatz
gegeben sind. Ein weiterer Schwerpunkt liegt bei der Einführung von
Fachanwendungen, damit die Pflichtaufgaben (z.B.: Einwohnermeldewesen,
E-Rechnungen, Asylbewerberwesen) wahrgenommen sowie die gesetzlichen Aufgaben
und Auflagen erfüllt werden können. Die digitale (papierlose) Ratsarbeit
erfolgt aufgrund eines Ratsbeschlusses und befindet sich bereits in der
Einführungsphase.
Der weitere Digitalisierungsprozess ist ohne zusätzliche
Personalressourcen nur in kleineren Schritten umsetzbar. Personalausfall in der
IT-Abteilung kann aufgrund der Spezialisierung der einzelnen Mitarbeiter und
dem bestehenden Fachkräftemangel im Bereich der IT-Informatiker/-fachkräfte
nicht kompensiert werden.
Der Datenschutz, die IT-Sicherheit und die rasant fortschreitende
Entwicklung im IT-Bereich stellen zusätzliche Anforderungen an das IT-Personal.
Beschlussvorschlag:
Der Unterausschuss für Organisation, Personal und Controlling nimmt den Sachstand zur Digitalisierung der Stadtverwaltung Haan zur Kenntnis.
Finanz. Auswirkung:
Finanzielle Auswirkungen werden bei den einzelnen IT-Projekten
dargestellt.