Sachverhalt:

Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses beabsichtigt die Stadt Haan ein zentrales DMS für die gesamte Verwaltung einzuführen.

Die Vorteile eines zentralen DMS sind insbesondere:

-           ein schnellerer Informationszugriff

-           die Beschleunigung von Arbeitsprozessen

-           eine verbesserte Transparenz von Vorgängen

-           ein verbessertes Controlling

-           ein besserer Kundenservice

-           eine Qualitätssteigerung bei der Vorgangsbearbeitung

-           der Wegfall von Verteilerkopien

-           die Revisionssicherheit.

Die Stadtverwaltung Haan hat daher am 17.08.2020 mit der Unterstützung eines DMS-Beratungsunternehmens ein DMS-Auswahlverfahren gestartet. Ziel dieses DMS-Auswahlverfahrens ist es, ein passendes DMS-System für die Stadtverwaltung durch ein Verhandlungsverfahren auszuwählen. Das DMS-Auswahlverfahren endet im Mai 2021, so dass im Juni 2021 die Vergabeentscheidung für ein bestimmtes DMS getroffen werden soll.

Im DMS-Auswahlverfahren werden die vier kommunalen Aufgaben:

-       Gewerbeangelegenheiten (Dezernat I)

-       Steuerangelegenheiten (Dezernat I)

-       Wohngeldangelegenheiten (Dezernat II)

-       Liegenschaftsangelegenheiten (Dezernat III)

als DMS-Pilotprojekte einbezogen.

Diese Projekte stellen an die potenziellen DMS-Anbieter Anforderungen in Bezug auf die digitale Umgebung der Stadtverwaltung Haan sowie an die hier genutzten Fachanwendungen.

Das zentrale DMS soll nach der DMS-Auftragsvergabe im Juni 2021 und nach der Einführung der oben aufgeführten Pilotprojekte schrittweise an alle Fachbereiche der Stadtverwaltung Haan angeschlossen bzw. angebunden werden.

Damit soll die digitale Sachbearbeitung unter Zusammenführung von verschiedenen Systemen wie z.B. Mails, Fachanwendung, Ausgangsschreiben, Vermerken und Anträgen zu einer digitalen Akte (sog. „E-Akte“) verbunden werden. Eine revisionssichere Ablage soll durch das DMS-System ebenfalls gewährleistet werden.

Für die Anschaffung dieses DMS wurden im Haushalt für 2020 und 2021 bereits insgesamt 120.000 € eingeplant und vom Rat beschlossen

Nach der Zuständigkeitsordnung für die Ausschüsse des Rates der Stadt Haan ist im BVFOA über alle steuerungsrelevanten Vergaben zu berichten.

Verfasser: Gerhard Titzer

Beschlussvorschlag:

Der BVFOA befürwortet die Einführung eines zentralen DMS in der Stadtverwaltung Haan.