Sachverhalt:

Entsprechend des Antrages des Jugendparlamentes vom 18.09.2020 (Anlage 1) hat die Verwaltung folgende Prüfung vorgenommen:

1.    Kann dem Jugendparlament ein Zugang zum nichtöffentlichen Teil des Ratsinformationssystems eingerichtet werden?

Informations- und Auskunftsrechte zu Vorlagen und Niederschriften stehen nach § 55 GO NRW den Rats- und Ausschussmitgliedern zu. Darüber hinaus wird die Öffentlichkeit über das RIS unterrichtet. Einen Zugang zu nichtöffentlichen Unterlagen erhält die Öffentlichkeit nicht, weil sie dann öffentlich und nicht mehr nichtöffentlich wären. Daher bedarf es einer besonderen Rechtsgrundlage, um bestimmten Personen nichtöffentliche Unterlagen zugänglich zu machen.

Die Regelung in § 55 GO NRW bietet Dritten außer Rats- und Ausschussmitgliedern keine derartige Anspruchsgrundlage. Ferner werden die Mitglieder des Jugendparlamentes von der Jugend gewählt und nicht in ein Ehrenamt berufen. Sie unterliegen mithin nicht der Verschwiegenheitspflicht des § 30 GO NRW. Daher kann den Mitgliedern des Jugendparlamentes kein Zugang zu nichtöffentlichen Unterlagen gewährt werden. Die Rechtsauffassung der Verwaltung wurde auch auf unsere Nachfrage hin vom Städte- und Gemeindebund NRW bestätigt.

2.    Kann den zwölf Delegierten bei Bedarf die nötige technische Ausstattung zur Verfügung gestellt werden und wie hoch wäre der Kostenaufwand hierfür?

Bei einer Vollausstattung betragen die Kosten einmalig ca. 1.075 € und jährlich ca. 90 € (Anlage 2), für zwölf Delegierte also einmalig 12.900 € und jährlich 1.080 €. Hinzu kommen die regelmäßigen Reinvestitionskosten. Eine kostengünstigere Alternative ergibt sich, wenn die Stadt Haan zusätzlich Mandatos-Lizenzen für Windows- und Android-Endgeräte erwirbt, so dass die Mitglieder des Jugendparlamentes ihre eigenen digitalen Endgeräte nutzen können, ohne auf die Vorteile von Mandatos verzichten zu müssen („Bring your own device“). Damit ist eine einmalige Investition von ca. 5.000 € zzgl. Supportkosten sowie ein jährlicher Aufwand lt. Anlage 2 verbunden.

Leider können beide Lösungsansätze nicht umgesetzt werden, weil den Mitgliedern des Jugendparlamentes kein Zugriff auf nichtöffentliche Sitzungsunterlagen eingeräumt werden darf. Über die Mandatos-App jedoch ist nur ein Vollzugriff auf alle öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen möglich. Man kann den Zugriff nicht auf öffentliche Sitzungsunterlagen beschränken. Alternativ können die Mitglieder des Jugendparlamentes natürlich mit einem Browser jederzeit auf das öffentliche Ratsinformationssystem im Internet zugreifen. Dazu ist ein städtisches Tablet nicht zwingend erforderlich.

Beschlussvorschlag:

1.    Den Mitgliedern des Jugendparlamentes wird kein Zugang zum nichtöffentlichen Teil des Ratsinformationssystems eingerichtet.

2.    Die Mitglieder des Jugendparlamentes werden den Mitgliedern des Rates insofern nicht gleichgestellt, dass sie grundsätzlich ein Leihgerät der Stadt Haan mit Internetbrowser zur Verfügung gestellt bekommen, sondern nutzen vorrangig ihr vorhandenes Gerät. Sofern Mitglieder des Jugendparlamentes nicht über ein geeignetes digitales Endgerät verfügen, können sie auf Antrag ein Leihgerät mit Internetbrowser erhalten. Dieses darf nur für die Tätigkeit im Zusammenhang mit dem Jugendparlament genutzt werden.