Sachverhalt:

Die Verwaltung hat in den vergangenen Jahren mit den vorhandenen Personalressourcen bereits einige Digitalisierungsprozesse umsetzen können (z.B.: digitale Ratsarbeit, Intranet als Informations- und Kommunikationsplattform, revisionssichere E-Mail-Archivierung, E-Rechnung, Einführung der alternierenden Telearbeit für die gesamte Verwaltung). Parallel dazu wurde die IT-Technik und TK-Technik mit einer komplett neuen Serverlandschaft und einer modernen Telekommunikationsanlage auf dem neusten Stand der Technik gebracht.

Diese Aufgaben konnten mit zusätzlichem zeitlichen Aufwand und einer erhöhten Arbeitsbelastung von den Beschäftigten der IT-Abteilung zielführend erledigt werden.

Es ist absehbar, dass die Digitalisierung der Verwaltung in den kommenden Jahren mit einer rasanten Geschwindigkeit voranschreiten wird. So sollen die internen Arbeitsprozesse mit über 70 Fachanwendungen Schritt für Schritt durch ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) gesteuert und die Sachbearbeitung komplett digitalisiert werden.

Die Vorteile eines zentralen DMS sind insbesondere:

-       ein schnellerer Informationszugriff

-       die Beschleunigung von Arbeitsprozessen

-       ein verbessertes Controlling

-       ein besserer Kundenservice

-       eine Qualitätssteigerung bei der Vorgangsbearbeitung

-       der Wegfall von Verteilerkopien

-       die Revisionssicherheit.

Derzeit läuft in der Stadtverwaltung Haan mit der Unterstützung eines DMS-Beratungsunternehmens ein DMS-Auswahlverfahren. Im Juni 2021 soll die Vergabeentscheidung für ein bestimmtes DMS getroffen werden und der Auftrag an einen DMS-Anbieter erfolgen. Im Anschluss wird das DMS mit vier Pilotprojekten (Gewerbeangelegenheiten, Steuerangelegenheiten, Wohngeldangelegenheiten, Liegenschaftsangelegenheiten) starten. In den folgenden Jahren wird dann jedes Fachamt mit allen Aufgaben schrittweise dem DMS angebunden. Damit soll die digitale Sachbearbeitung unter Zusammenführung von verschiedenen Systemen wie z.B. Mails, Daten aus Fachanwendungen, Ausgangsschreiben, Vermerke und Anträgen zu einer digitalen Akte (sog. „E-Akte“) verbunden werden. Eine revisionssichere Ablage soll durch das DMS-System ebenfalls gewährleistet werden.

Hieraus ergeben sich für die IT-Abteilungen ab 2021 folgende zusätzliche und dauerhafte Aufgaben, für die keine Personalressourcen vorhanden sind:

-           Administration und Konfiguration des DMS Systems

-           Durchführung von Systempflege (Updates, Patches)

-           Laufende Weiterentwicklung des DMS Systems in Zusammenarbeit mit den Fachämtern

-           Organisation und Durchführung von Anwenderschulungen und Workshops

-           Unterstützung bei themenübergreifenden Projekten im IT-Umfeld (Schnittstellen zu anderen Fachanwendungen)

-           Implementierung von Schnittstellen

-           Optimierung bereits bestehender IT-Prozesse

-           Projektdurchführung und -steuerung

-           Projektkommunikation und -dokumentation

-           Steuerung von externen Dienstleistern

-           Unterstützung der Leitung in strategischen IT-Fragestellungen.

Neben dem DMS stehen im Rahmen der Digitalisierung der Stadtverwaltung Haan folgende Digitalisierungsprojekte an bzw. sind derzeit geplant:

-           Einführung eines elektronischen Vertragsmanagement

-           Schnittstellenkompatibilität von Fachanwendungsprogrammen

-           Optimierung und Digitalisierung von internen Prozessen

-           Outlookmigration (derzeit noch GroupWise)

-           Digitalisierung von Serviceleistungen an Bürgerinnen und Bürger

-           Ausbau der digitalen Kommunikation (z.B. Videokonferenzen, Chats, Foren)

-           Aufbau und Weiterentwicklung einer digitalen Wissensdatenbank

-           Ticketsystem für alle Bereiche der Verwaltung

-           Online-Terminvereinbarung

-           Schaffung einer digitalen Infrastruktur für E-Ladesäulen

-           Anpassung der Hardware für digitales Arbeiten (z.B. Telearbeit, mobiles Arbeiten)

-           digitale Verkehrsleit- und Parkleitsysteme

-           Mängel-Melder-App.

Die o.a. Digitalisierungsprojekte sind in Abstimmung zwischen dem Haupt- und Personalamt und dem Digitalisierungsbeauftragten nicht abschließend und werden maßgeblich auch von der Politik und dem Gesetzgeber mitbestimmt und erweitert werden. Insofern handelt es sich um eine erste Projektsammlung.

Wenn die Digitalisierung ernsthaft und auf Dauer in der Stadt Haan ausgebaut werden soll, ist ein zusätzlicher Stellenanteil von einer Vollzeitstelle unbedingt erforderlich. Der Stellenanteil für die Einführung des DMS in den kommenden Jahren ist dabei mit einem Zeitanteil bis zu 50 Prozent anzusetzen. Der restliche Zeitanteil entfällt auf künftige IT-Projekte (siehe oben).

Mit der gegebenen Personalausstattung in der IT-Abteilung sind die o.a. Aufgaben nicht zu leisten.

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Haan beschließt für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten der Stadtverwaltung Haan im Stellenplan 2021 eine zusätzliche Stelle mit einem Stellenanteil von 1,0 (EG 11) einzurichten.

Finanz. Auswirkung:

Personalkosten ca. 65.000 Euro/jährlich