Sachverhalt:

Die durch § 62 Abs. 1 Satz 3 GO NRW der Bürgermeisterin zugewiesene Geschäftsleitungs- und Verteilungsbefugnis hat ein umfassendes Organisations- und Weisungsrecht zum Inhalt. Die Bürgermeisterin kann selbständig und verbindlich einen Organisationsplan erlassen und durch einen Geschäftsverteilungsplan oder durch Einzelanweisung die Geschäfte auf die Beschäftigten verteilen.

Die derzeitige Organisation des Amtes 32 sieht wie folgt aus:

32 Ordnungsamt

32-1  Rechtsangelegenheiten

32-2  Abteilung für Ordnungs- und Einwohnerwesen, (inkl. Wahlamt, Stab für außergewöhnliche Ereignisse)

32-3  Standesamt

32-4  Feuer- und Rettungswache.

Die Bürgermeisterin spricht sich in Abstimmung mit dem Verwaltungsvorstand dafür aus, die derzeitige Organisation beizubehalten.

Begründung:

I.       Organisationsform

Die o.a. Organisationsform hat sich bisher bewährt und erfüllt in dieser Form den Auftrag des Rates, die Organisationsstruktur der Verwaltung im Hinblick auf eine Verschlankung als ständige Aufgabe zu überprüfen.

Alle o.a. Abteilungen erfüllen ihre Aufgaben überwiegend in der Eingriffsverwaltung – also Tätigkeiten, die dem Bürger und anderen Rechtssubjekten ein Tun, Dulden oder Unterlassen aufgeben und damit in Grundrechte eingreifen.

Diese Eingriffe müssen einer juristischen Prüfung standhalten, so dass es in schwierigen Fällen zweckmäßig ist, dass die Verwaltung ihre Entscheidungen einer Selbstkontrolle vor einem Eingriff unterziehen kann, soweit dies vorab möglich ist (z.B. nicht bei Rettungseinsätzen). Dabei hat sich in der Vergangenheit die bestehende Organisationsform gut bewährt, da in rechtlich schwierigen oder sehr komplexen Sachverhalten ein fachlicher Austausch zwischen den Abteilungsleitungen (überwiegendes Fachwissen) und der Amtsleitung (überwiegendes Rechtswissen) stattgefunden hat, zumal es sich bei der Amtsleitung um einen Volljuristen handelte.

Auch die Einbindung der Feuer- und Rettungswache in das Amt 32 hat sich bisher sehr bewährt, wird doch die Amtsleitung bei den Verhandlungen mit den Krankenkassen (Krankentransporte) und bei den Fortschreibungen des Brandschutzbedarfs- und Rettungsdienstbedarfsplans auf Kreiseben sehr stark von der Amtsleitung begleitet. Ebenso können die Angelegenheiten der Eingriffsverwaltung von einer gemeinsamen Amtsleitung im Bedarfsfall gebündelt in den Verwaltungsvorstand oder in die politischen Gremien einfließen. Dies entlastet die Abteilungseben erheblich.

Auch in Krisenzeiten (z.B. in der derzeitigen Corona-Pandemie) wurde bzw. wird deutlich, dass sich eine gemeinsame Amtsleitung für die Ordnungsabteilung und der Feuer- und Rettungswache besonders bewährt hat und insbesondere die Arbeit im Krisenstab vereinfacht und dringend erforderliche Maßnahmen schneller umgesetzt werden konnten.

Großveranstaltungen wie beispielsweise die Haaner Kirmes haben gezeigt, dass die Führung der Ordnungsabteilung und der Feuer- und Rettungswache „in einer Hand“ erhebliche Synergieeffekte schaffen und die Sicherheitskonzepte optimal miteinander abgestimmt werden können. Dies wäre in dieser Qualität bei einer eigenständigen Ordnungsabteilung und einer eigenständigen Feuer- und Rettungswache nur schwer möglich, da unterschiedliche Zuständigkeiten mit verschiedenen Entscheidern zu einem Informationsverlust führen können und damit ein Risiko beinhalten.

Dass die Abteilung Standesamt und die Abteilung Ordnungs- und Einwohnerwesen eine Vielzahl von Schnittstellen bei den Arbeitsprozessen haben, versteht sich von selbst, so dass die organisatorische Bindung dieser beiden Abteilungen in einem gemeinsamen Amt unerlässlich ist.

Aus diesen Gründen soll die derzeitige Organisation des Amtes 32 beibehalten werden.

II.         juristische Sachbearbeitung

Die Stelle 32/1 beinhaltet neben der Leitung der vier Abteilungen auch die juristische Sachbearbeitung (inkl. Prozessvertretung für die Stadt Haan in fast allen Aufgabenbereichen). Für diese juristische Sachbearbeitung erfordern die Arbeitsvorgänge und Tätigkeitsmerkmale dieser Stelle einen Volljuristen/eine Volljuristin. Die KGSt sieht für die Größenklasse 5 (Größe der Stadt Haan) ausdrücklich eine juristische Sachbearbeitung vor.

Eine Aufgabenübertragung der juristischen Sachbearbeitung auf eine oder mehrere Anwaltskanzleien mit unterschiedlichen Ansprechpartnern würde die Rechtsverfahren verzögern, da beispielsweise eine hausinterne Abstimmung zwischen dem jeweiligen Fachbereich und der juristischen Sachbearbeitung im Hause auch ohne vorherige Terminabstimmung mit der Anwaltskanzlei zügiger umsetzbar wäre. Regelmäßig erfolgt die juristische Beratung der Fachämter innerhalb desselben Tages, was bei Anwaltskanzleien infolge anderer Organisationsformen, insbesondere termin- und abwesenheitsbedingter Verzögerungen nicht der Fall ist.

Auch in den politischen Gremien hat es sich insbesondere während der laufenden Sitzungen bewährt, wenn juristischer Sachverstand noch in der Sitzung von der Politik und der Verwaltung ad hoc abgerufen werden kann (z.B. Fragen zur Geschäftsordnung, Fragen zu Anträgen). Dies wäre bei einer externen juristischen Aufgabenwahrnehmung sehr zeitaufwändig und würde zusätzliche Kosten verursachen.

Die jederzeit zur Verfügung stehende juristische Begleitung insbesondere in Krisenlagen (Corona-Pandemie, Großschadensereignisse usw.) zur Klärung unaufschiebbarer, schwieriger und komplexer Rechtsfragen zeigt, dass die Aufgabenwahrnehmung der juristischen Sachbearbeitung im Hause unverzichtbar ist. Eine juristische Sachbearbeitung im eigenen Hause trägt erheblich dazu bei, dass die Verwaltung auch in außergewöhnlichen Krisenlagen rechtssicher handlungsfähig bleibt! Hinzu kommt, dass Rechtsfragen der Bevölkerung sofort beantwortet werden können, was dem Leitbild einer bürgerfreundlichen Verwaltung entspricht.

Bewertung der Stelle 32/1 (Amtsleitung Amt 32)

Die WLH-Fraktion hat sich mit Antrag vom 14.05.2015 dafür ausgesprochen, eine Organisationsänderung in der Form vorzunehmen, dass die Feuer- und Rettungswache aus dem Amt 32 ausgegliedert werden soll. Sie begründete damals ihren Antrag damit, dass die Stadt Haan dadurch Personalkosten einsparen könnte, weil dann aufgrund der neuen Aufgabenzuschnitte eine vom Rat beschlossene Höhergruppierung der Leitung des Amtes 32 dann hinfällig wäre.

Dies ist jedoch wie in der Vorlage 10/046/2015 (Seite 2 und 3) dargestellt und begründet nicht der Fall. Die Stelle ist – unabhängig von einer Ein- oder Ausgliederung der Feuer- und Rettungswach nach A 15 zu bewerten. Daher wird zur Begründung des Stellenwerts auf die zuvor genannte Vorlage verwiesen.

Hinsichtlich der von der WLH-Fraktion beantragten Organisationsänderung wird auf die Organisationshoheit der Bürgermeisterin hingewiesen (siehe Seite 1, 1. und 2. Absatz dieser Vorlage).

Aufgrund des Antrag der WLH-Fraktion verständigte sich der Rat seinerzeit bei den Stellenplanberatungen darauf, ab dem Haushaltsjahr 2016 an der Stelle 32/1 einen KW-Vermerk im Stellenplan anzubringen. Der Rat wollte mit dieser Entscheidung nach dem Ausscheiden des derzeitigen Stelleninhabers sich die Möglichkeit offenhalten, dann nicht nur wie bei einem KU-Vermerk über den Stellenwert, sondern überhaupt über die Vorhaltung einer von einer juristischen Fachkraft besetzten Stelle zu beraten.

Der Verzicht auf eine juristische Sachbearbeitung erspart zwar Personalkosten. Demgegenüber stehen aber deutlich höhere Sachkosten für alternative – ggfls. erst nach Vergabeverfahren zu erteilende - Mandate an Anwälte. Zudem erweist sich die Präsenz einer juristischen Sachbearbeitung innerhalb der Verwaltung als alternativlos.

Da der Stelleninhaber voraussichtlich im ersten Halbjahr 2021 altersbedingt in den Ruhestand versetzt wird, wäre die Stelle der Amtsleitung in 2021 neu zu besetzen und auszuschreiben. Daher hat der Rat darüber zu entscheiden, ob die Stelle im Stellenplan 2021 weiterhin nach A 15 auszuweisen ist.

Die Verwaltung schlägt dem Rat aus den o.a. Gründen vor, die Stelle im Stellenplan 2021 nach A 15 auszuweisen und den KW-Vermerk aufzuheben.

Beschlussvorschlag:

1.  Der Rat spricht sich für die bestehende Organisation des Ordnungsamtes (Amt 32) aus.

2.  Der Rat beschließt, die Planstelle der Amtsleitung des Ordnungsamtes mit dem Stellenwert der Besoldungsgruppe A 15 im Stellenplan 2021 zu belassen und die Stelle nach Ausscheiden des Stelleninhabers mit einer Volljuristin/einem Volljuristen zu besetzen.

3.  Der KW-Vermerk im Stellenplan an der Stelle 32/1 wird aufgehoben.