Sachverhalt:
Die VHS Hilden-Haan ist an das Stadtarchiv Hilden herangetreten mit der
Bitte, dort Akten der VHS abliefern zu können. Die VHS Hilden-Haan hat kein
eigenes Archiv.
Im Stadtarchiv Hilden lagern bereits 25-30 Regalmeter Akten der VHS ohne
vertragliche Regelung. Im Stadtarchiv Haan sind lediglich vier Akten der VHS
vorhanden.
Die VHS Hilden-Haan ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Eine
Abgabe ihrer Akten an das Stadtarchiv Hilden oder Haan ist durch das ArchivG
NRW §10 Abs. 1 und 2 gedeckt. Aus Sicht des Stadtarchivs Haan spricht nichts
dagegen, wenn das Stadtarchiv Hilden in Zukunft die Akten der VHS archiviert.
Diese Möglichkeit ist auch durch die Satzung des Stadtarchivs Hilden, §2, Abs.
3 und 5 gedeckt.
Die VHS Hilden-Haan muss dafür eine Satzungsänderung vornehmen. Ein
Entwurf sieht folgende Formulierung vor:
„Archivierung
Die VHS Hilden-Haan verpflichtet sich als kommunale Einrichtung ihre
Unterlagen gemäß den Bestimmungen des ArchivG NRW an das Stadtarchiv Hilden
abzugeben. Das Stadtarchiv Hilden ist bereit, die entsprechenden Unterlagen zu
übernehmen und nach archivfachlichen Kriterien zu bewerten, zu erschließen und
der Öffentlichkeit zur Nutzung zur Verfügung zu stellen.
Der Rat der Stadt Haan hat dieser Regelung/Vereinbarung zugestimmt.“
Der letzte Punkt muss vor Satzungsänderung von der Stadt Haan
beschlossen werden.
Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt stimmt der Regelung/Vereinbarung zur Übernahme von Akten der VHS Hilden-Haan durch das Stadtarchiv Hilden zu.