Sachverhalt:
Die
Digitalisierung entwickelt sich immer weiter zu einem unverzichtbaren
Bestandteil in unserer Gesellschaft. Um verwaltungsinterne Anforderungen, als
auch Anforderungen durch Gesetze, Politik oder aus der Bürgerschaft abdecken zu
können, müssen neben dem Betrieb und Support von Fachanwendungen auch immer
mehr innovative digitale Dienstleistungen angeboten werden.
Der
stetig wachsende Bedarf an Support und Administration, um immer neue
Anforderungen durch die zunehmende Digitalisierung abdecken zu können, kann
weder durch das vorhandene Personal noch mit den aktuellen Kompetenzen der
Haaner Verwaltung vollumfänglich sichergestellt werden. Ein kommunales
Rechenzentrum bietet hier die Lösung in der Unterstützung beim Betrieb und beim
Support von Fachanwendungen als auch bei innovativen Digitalisierungsthemen an.
Ein
interdisziplinäres Team der Stadtverwaltung plant und organisiert die Umsetzung
eines Bürger-Serviceportals mit Mehrwertfunktionen, die über das einfache
Kommunalportal.NRW hinaus gehen. Primäre Zielsetzung dabei ist die Umsetzung
der Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Die darüberhinausgehende
Herausforderung für die Stadt Haan erschließt sich aus dem eGovernment-Gesetz
(eGovG), wonach öffentliche Verwaltungen mittels digitalem Technologieeinsatz
die Automatisierung von Verwaltungsprozessen und eine wirksame
Datenverarbeitung sicherstellen sollen.
Das
eGovG spricht zwar primär Bundes- und Landesbehörden an, adressiert aber
ebenfalls die kommunale Verwaltung als ausführende Behörde vor Ort. Beispielsweise
fordert das eGovG den unmittelbaren Behörden-Datenaustausch, authentifizierbare
Nutzerkonten, barrierefreie Rechnungs- und Bezahlverfahren, beschleunigte
Verwaltungsverfahren und die Standardisierung von Verwaltungsleistungen auf
allen staatlichen Ebenen. Das OZG gibt die Umsetzungsfrist 31.12.2022 vor,
wohin gegen das eGovG die Kommunalverwaltungen zur Umsetzung ohne Fristsetzung
verpflichtet. Um das digitale Serviceportal der Stadt Haan zukunftsfähig
ausbauen und dadurch einen wesentlichen Beitrag zur Leistungsfähigkeit der
Kommunalverwaltung leisten zu können, werden verschiedene IT-Dienstleistungen
notwendig.
Das
kommunale Rechenzentrum der regio iT gesellschaft für informationstechnologie
mbh (im Folgenden „regioIT“) bietet neben dem Kommunalportal.NRW das
Serviceportal an, welches die geforderten Leistungen nach dem OZG abdecken kann
und das sich nach entsprechendem Einführungsaufwand zukunftssicher und
wartungsarm betreiben lässt. Das Serviceportal bietet dem Bürger eine einfache
und übersichtliche Plattform, bündelt OZG relevante Leistungen und stellt diese
bereit. Das Serviceportal wird bereits in vielen anderen Städten eingesetzt und
stellt daher eine wiedererkennbare Plattform dar.
Das
Serviceportal kostet 0,02 € pro Monat pro Bürger (jährlich knapp 7.300 €),
zuzüglich Schnittstellenlizenzen für ePayment und Fachverfahrenanbindungen.
Einführungsaufwand wird zwischen 15.000-20.000 € einmalig geschätzt. Ein
Vergleich mit dem Kommunalportal.NRW kann derzeit nicht erfolgen, weil noch
keine offiziellen Kosten bekannt gegeben wurden. Schnittstellenlizenzen,
Einrichtungskosten und weitere Aufwendungen werden aber vermutlich in einem
vergleichbaren Rahmen entstehen.
Neben
den bestehenden Herausforderungen in der Umsetzung des OZG werden durch das
eGovG und den weiteren digitalen Ausbau, wie die Implementierung des
Dokumenten-Managementsystems die Anforderungen in diversen Bereichen deutlich
erhöht. Auch müssen unzählige Schnittstellen geschaffen, kontinuierlich
überwacht, gewartet und auf dem aktuellen Stand gehalten werden, was zu einem
hohen Maß an Verwaltungsaufwand führt. Updates von Fachanwendungen können nicht
mehr so einfach eingespielt werden, da stets die Kompatibilität der vielen
Schnittstellen gewährleistet werden muss.
Der
voranschreitende Fachkräftemangel im IT-Bereich ist auch in der Verwaltung
stark zu spüren und es wird zunehmend schwierig, fachspezifisches Personal zu
finden. Ein Trend, dass sich die Lage zum Vorteil der Verwaltung wendet,
zeichnet sich derzeit nicht ab und sollte bei der Entscheidungsfindung
berücksichtigt werden.
Ein
weiterer wichtiger strategischer Aspekt ist, dass sich derzeit viele Kommunen
im Kreis Mettmann einem Rechenzentrum anschließen, wobei bislang nur der KRZN
und die regioIT über konventionelle Dienstleisterbeziehungen (z.B.
Genossenschaftskooperationen, Zweckverband oder öffentlich-rechtliche
Vereinbarungen) hinausgehen. Ein Anschluss an die regioIT sichert der Stadt
Haan daher mehrere Ansprechpartner im eigenen Kreis, wodurch sich auch
kommunale Kooperationen bilden können.
In
Hinblick auf die IT-Sicherheit, muss die Verwaltung mittelfristig ein zweites
Rechenzentrum aufbauen, um für den Fall gerüstet zu sein, dass ein
Rechenzentrum durch Umwelteinflüsse (z. B. Hochwasser) oder andere Einflüsse
(z. B. Brand) nicht mehr einsatzfähig ist. Im neuen Rathaus ist der Aufbau
eines zweiten Rechenzentrums vorgesehen.
Rechenzentren
sollten nach Möglichkeit an unterschiedlichen geografischen Orten angesiedelt
sein. Kommunale Rechenzentren, wie die regioIT, verfügen bereits über mehrere
Rechenzentren und stellen daher einen durchgängigen Betrieb sicher.
Um
den verschiedenen genannten Anforderungen aus der Digitalisierung gerecht zu
werden, haben Beschaffungsmaßnahmen von Hardware und Software schnellstmöglich
stattzufinden und müssen zudem der digitalen Verwaltung dauerhaften Nutzen
erbringen. Die regioIT ermöglicht der Stadt Haan durch den Erwerb von
Genossenschaftsanteilen (eine verbreitete Vorgehensweise kommunaler
Rechenzentren) einen Zugang zu Leistungen und Produkten der regioIT als
IT-Dienstleister, des gegenwärtig größten IT-Zweckverbands in NRW. Hierdurch
kann auf eine Vielzahl von Produkten, Dienstleistungen und Kompetenzen aus
einer Art Produktkatalog zurückgegriffen werden. Produkte, Dienstleistungen und
Kompetenzen werden zum „In-House Preis“ (geringere Kosten) den Mitgliedern der
Genossenschaft bereitgestellt.
Aus
§1 Gegenstand der Genossenschaft ergibt sich folgender Genossenschaftszweck:
„…
(3)
Zweck der Genossenschaft ist ausschließlich die wirtschaftliche Förderung und
Betreuung der Mitglieder bei der Erfüllung der Versorgungsaufgaben in den von
den Mitgliedern versorgten inländischen Kommunen. Die Genossenschaft verfolgt
daneben keine weiteren wirtschaftlichen Ziele.
(4)
Gegenstand der Genossenschaft ist die Schaffung von Verbundvorteilen für die
Mitglieder über eine Beteiligung an der regioIT Gesellschaft für
Informationstechnologie mbh sowie in diesem Rahmen das Angebot eigener
Dienstleistungen für die Mitglieder, insbesondere die Beratung bei IT-Projekten
und der gemeinsame Einkauf von IT-Produkten im Bereich Hard- und Software.
…“
Demnach
eröffnet der Erwerb von Genossenschaftsanteilen an der regioIT den
unmittelbaren Zugang zu wirtschaftlichen und umfassenden Beschaffungswegen und
den mittelbaren Zugang zu den Vorzügen des KDN, durch dessen Beteiligung an der
regioIT. Somit kann die Stadt Haan die Lieferungen und Leistungen auf diesem
Weg über die regioIT in der erforderlichen Qualität und Leistungsfähigkeit
beziehen, ist aber nicht dazu verpflichtet.
Neben
dem einen verpflichtendem Genossenschaftsanteil bei der regioIT muss die Stadt
Haan weitere 24 Genossenschaftsanteile zu je 1.000 € (zusammen 25.000 €;
gegeben aus der Einwohnerzahl 30.000 – 50.000 Einwohner) hinterlegen, zuzüglich
eins Eintrittsgeldes von 10% der Genossenschaftsanteile (2.500 €). Die
Genossenschaftsanteile werden bei einem Austritt aus der Genossenschaft wieder
ausbezahlt.
Der
Beitritt zu dem KRZN Zweckverband, wie es beispielsweise der Kreis Mettmann
vollzogen hat, erfordert die Bereitschaft zur Pflichtabnahme von bestimmten
Produkten der vom Zweckverband angebotenen IT-Leistungen. Dies ist bei einem
Anteilserwerb an der regioIT nicht der Fall. Hierdurch kann, im Gegensatz zu
dem KRZN, ein Produktportfolio abgestimmt und beauftragt werden.
Auch
fährt die regioIT keine Ein-Produkt-Strategie, was bedeutet, dass nicht nur
eine, sondern mehrere Fachanwendungen für einen Aufgabenbereich eingesetzt
werden. Bei einer Auslagerung von Anwendungen in ein kommunales Rechenzentrum
würde die Stadt Haan somit selbstbestimmter die Software auswählen können.
Zusammengefasst
heißt dies, dass die Stadt Haan ggf. beim KRZN für Leistungen bezahlen müsste,
welche nicht genutzt würden oder nicht gewollt wäre, wobei bei der regioIT nur
Leistungen bezahlt werden, die tatsächlich abgerufen werden.
Weiterer
Nutzen durch den Anteilserwerb ergibt sich durch den mittelbaren Zugang zum
KDN. Der KDN ist die Dachorganisation der kommunalen IT-Dienstleister in NRW.
Er repräsentiert die in der kommunalen Selbstverwaltung verankerten
IT-Dienstleister und organisiert die vergabefreie Zusammenarbeit seiner
Mitglieder in der Rechtsform eines Zweckverbands. Außerdem obliegt dem KDN in
Zusammenarbeit mit dem IT-Planungsrat und den richtungsweisenden Landes- und
Bundesinstitutionen, die Aufgabe, für Verfahrens- und Schnittstellen-Standards
zukünftig digital stattfindender Verwaltungsleistungen zu sorgen.
Der
KDN und die Arbeitsgemeinschaft der kommunalen Spitzenverbände in NRW (StGB,
LKT und StT) haben sich zum Ziel gesetzt, standardisierte, praktikable und auch
für kleinere Kommunen leistbare Strukturen vorzugeben, um die Ziele der
eGovernment Gesetze umfassend realisieren zu können. Mit diesem Ziel
einheitlicher Standards im EFA-Prinzip (Einer-Für-Alle), organisiert der KDN
auf Landesebene die konkrete Themenfeld Arbeit nach dem Lebenslagenprinzip und
in der direkten Synchronisierung mit den Leistungsthemenfeldern auf
Bundesebene. In dieser Struktur wird der Vollzug von Verwaltungsleistungen in
der Kommunalverwaltung basierend auf Landes- und Bundesrecht realisierbar.
Darüber hinaus bietet der KDN allen Kommunen in NRW die umfassende und
elementare Informations- und Unterstützungsarbeit an. Insbesondere die
Kommunen, die mittelbare und unmittelbare Mitglieder des KDN sind, haben
darüber hinaus die Möglichkeit beschleunigter Beschaffungen und priorisierter
Umsetzung von IT-Leistungen.
Trotz
eines effizienten Kühlsystems der Haaner Server können Serverkapazitäten von
Rechenzentren effizienter genutzt werden, sowie die generierte Abwärme
weiterverarbeiten. Aus diesem Grund können sich ökologische Vorteile aus einem
Beitritt zu einem Rechenzentrum ergeben.
Beschlussvorschlag:
1.
Die Stadt Haan setzt im Rahmen des
Onlinezugangsgesetzes das Serviceportal der regio iT Gesellschaft für
Informationstechnologie mbh ein.
2.
Die Stadt Haan tritt der regio iT gesellschaft für
informationstechnologie mbh bei und erwirbt die nötigen Genossenschaftsanteile.
Finanz. Auswirkung:
siehe
oben unter Begründung