Sachverhalt:

Die Abteilung 50-1 ist eine der größeren Abteilungen in der Stadtverwaltung mit einem sehr heterogenen Aufgabenportfolio, die derzeit aus zwei Sachgebieten besteht: 50-11 (SGB XII) und 50-12 (UVG/Wohngeld/Wohnungsvermittlung/ Wohnberechtigungen/Wohnungswesen). Die beiden Bereiche decken viele unterschiedliche Rechtsgebiete ab, und es werden zusätzliche Aufgaben in den Bereichen der Zuschussgewährung an Vereine und Verbände sowie in Behindertenangelegenheiten wahrgenommen.

Weitere Aufgaben, die fachlich zur Abteilung 50-1 (Wohnungswesen - Erläuterung nachfolgend) gehören, werden im Amt 50 von der Innenrevision wahrgenommen, die direkt der Amtsleitung unterstellt ist.

Aufgaben werden derzeit somit sachgebiets- und abteilungsübergreifend wahrgenommen. Die Struktur bedarf einer Optimierung. Zudem gibt es aktuell für existenzsichernde Aufgaben (Wohngeld, Unterhaltsvorschuss) z.T.  keine Stellvertretungsregelungen. Ein weiteres Problem sind die z.T. hohen Rückstände in einzelnen Aufgabenbereichen sowie ein über die vergangenen Jahre deutlicher Zuwachs bei den Fallzahlen in einzelnen Bereichen, ohne dass der Stellenplan in der Vergangenheit angepasst wurde.

Aufgrund der erkennbaren, komplexen Nachsteuerungsbedarfe wurde mit allen Mitarbeitenden der Abteilung 50-1 sowie der Mitarbeiterin der Innenrevision im März 2022 ein Workshop durchgeführt. Ziel war, umsetzbare Lösungen mit dem Team zu erarbeiten und dabei die Interessen und Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger, der einzelnen Teammitglieder und des gesamten Teams zu berücksichtigen sowie die Kommunikations- und Informationswege zu optimieren.  Die Mitarbeitenden sollten die anstehenden Veränderungsprozesse mitgestalten können, da sie Expert_innen ihrer Sachgebiete sind.

Die Ergebnisse des Workshops haben die Lösungsansätze der Führungsebene weitgehend bestätigt und die Notwendigkeit einer umfassenden strukturellen Veränderung der Abteilung 50-1 und der Innenrevision untermauert, um ein effektiveres Arbeiten herbeizuführen, Rückstände zu bewältigen, die Effektivität zu erzielen, die Kommunikation zu verbessern sowie ein rechtssicheres Arbeiten zu gewährleisten. Vor allem sollen fehlende Vertretungsregelungen sichergestellt und gestiegenen Fallzahlen Rechnung getragen werden.

Zudem soll künftig in der Abteilung 50-1 die gesetzlich erforderliche Aufgabe zur Durchführung von Ordnungswidrigkeitenverfahren wahrgenommen werden, die bisher nicht umgesetzt werden konnte.  Diese Tätigkeit kann ausschließlich von Mitarbeitenden im gehobenen Dienst wahrgenommen werden.

Die Sachgebiete sind zur Zeit wie folgt organisiert (Farblich hinterlegt sind sachfremde Tätigkeiten, die zur Zeit in den jeweiligen Sachgebieten wahrgenommen werden):

Künftig soll ein weiteres Sachgebiet entstehen:

Zur Zeit werden die Aufgabenbereiche der Heranziehung und Bewilligung UVG von getrennten Stellen wahrgenommen, sodass das jeweilige erforderliche Fachwissen nur bei der jeweils zuständigen Sachbearbeiterin vorhanden ist. Eine Vertretung während der Urlaubs- und Krankheitszeiten ist nicht gegeben. Die Bereiche Bewilligung und Heranziehung sollen künftig nicht mehr getrennt bearbeitet werden, sondern in drei Stellen einheitlich wahrgenommen werden. Ziel ist es, dass möglichst viele Mitarbeitende die gleiche Tätigkeit wahrnehmen, um Vertretungsregelungen für das gesamte Sachgebiet gewährleisten zu können, die zur Zeit nicht vorhanden sind sowie ein effektiveres Arbeiten zu gewährleisten und die in den letzten Jahren entstandenen Rückstände im Bereich der UVG-Heranziehung zu bewältigen.

Erforderliche Stellenmehrbedarfe

Stellenbedarfe 50-11 -SGB XII-

aktueller Stellenplan:

Stellenbedarfe 50-12 -Wohnungswesen-

aktueller Stellenplan 2022 und Entwurf 2023

Es ist ein ständiger Anstieg der Anträge auf Wohngeld bei unveränderten Stellenanteilen von 1,2 seit 2015 zu verzeichnen, sodass hier eine Neuverteilung der Fälle vorgenommen werden muss.

Das entspricht einer Zunahme von Fällen von rd. 84% und somit einem Stellenanteil von ca. 0,8.

Die GPA NRW stellt regelmäßig Kennzahlen der mittleren kreisangehörigen Kommunen zur Verfügung. Hieraus ergibt sich der durchschnittliche Wert für die Anzahl der Rechenläufe (wobei es pro Fall mehrere Rechenläufe geben kann) je VZ-Stelle in Höhe von rd. 400. Die Prognose bei der Stadt Haan für das Jahr 2022 beläuft sich auf rd. 790 Rechenläufe. Aufgrund der derzeitigen Energiekostenexplosion ist noch von einer deutlichen Fallzahlerhöhung auszugehen.

Dieser Stellenanteil (0,8, EG 9a) wird zur Sicherstellung der Vertretung bedingt durch den Weggang der Sachbearbeiterin mit der Stellen-Nr. 50/13 befristet für ein Jahr zwecks Personalbindung und im Sinne der Personalentwicklung mit einer Auszubildenden der Stadt Haan zum 01.08.2022 besetzt werden, die zum Sommer 2022 ihre Prüfung abschließen wird und soll teilweise 2023 in die Stelle der Sachgebietsleitung einfließen. Mit einem zusätzlichen Stellenanteil von 0,2 werden voraussichtlich Aufgaben im Bereich der Digitalisierung wahrgenommen. Es soll eine Sachgebietsleitungsstelle mit einem Stellenanteil von 0,6 eingerichtet werden. Der Aufgabenbereich, der zur Zeit durch die Innenrevision (Wohnungswesen g.D.) wahrgenommen wird, soll ebenfalls von der neu einzurichtenden Stelle der Sachgebietsleitung wahrgenommen werden. Eine eingehende Begründung erfolgt hierzu gesondert. (Stellenbedarfe Innenrevision s.u.)

Zudem hat sich die Stadt Haan das Ziel gesetzt, die Wohnraumförderung im Bereich des sozialen Wohnungsbaus auszubauen. Schon jetzt kommen Anfragen aus dem politischen Raum und es sind zusätzliche verwaltungsinterne Auswertungen bereits erforderlich und dauerhaft zu erwarten. Hier ist ein Stellenanteil in Höhe von 0,2 für die Sachgebietsleitung erforderlich einschließlich der Aufgabenwahrnehmung zur Durchführung der Ordnungswidrigkeiten.

Die Bewertung der neuen Stelle erfolgt durch die KGST, voraussichtlich EG 10.

Stellenbedarfe 50-13 -UVG-

aktueller Stellenplan 2022 und Entwurf 2023

Im Bereich der Unterhaltsheranziehung (gesetzliche Pflichtaufgabe) sind die bekannten Rückstände der laufenden und eingestellten Fälle der letzten Jahre aufzuarbeiten. Ziel der Aufgabe der Unterhaltsheranziehung ist es, die Geltendmachung und Vollstreckung des Unterhaltsrückgriffs effizient und erfolgreich zu gestalten. Hierdurch wird final im Hinblick auf die finanziellen Interessen der betroffenen Kinder sowie die der öffentlichen Hand ein optimierter Unterhaltsrückgriff realisiert. Die Unterhaltsheranziehung hat im Jahr 2021 insgesamt über 100.000 € von den Unterhaltsverpflichteten eingezogen und damit die finanziellen Belastungen aus der Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen im Hinblick auf den städtischen Haushalt, aber auch auf den Haushalt des Landes NRW reduziert (40% der Kosten werden vom Bund getragen, je 30% vom Land und Kommune). Von diesen Einnahmen entfällt auf die Stadt Haan ein Betrag in Höhe von über 50.000 €. Aufgrund der derzeit bestehenden Personalsituation können die Rückstände nicht aufgearbeitet werden, was verbunden ist mit einem nicht unerheblichen Einnahmeausfall auch für den städtischen Haushalt.

Zum 01.07.2017 ist eine Gesetzesänderung in Kraft getreten, die zu einer erheblichen Mehrbelastung führte. Seitdem kann Unterhaltsvorschuss bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres bezogen werden. Der Landkreistag NRW hat damals folgende Empfehlung ausgesprochen:

„Es ist mit einer Steigerung des Personalaufwandes um etwa 80% zu rechnen, ebenfalls für den Bereich des Rückgriffs (Heranziehung).“

Die Aufstockung wurde jedoch ausschließlich für den Bereich der UVG- Bewilligung durchgeführt, aber nicht für den Bereich der Heranziehung. Das hätte einem Stellenanteil von 0,9 entsprochen.

Ein Stellenteil soll in Höhe von 1,0 für eine Sachgebietsleitung eingerichtet werden, der sich aus dem fehlenden Stellenanteil aufgrund der Gesetzesänderung in 2017 (0,8) und einem Stellenanteil zur Wahrnehmung von Aufgaben der Sachgebietsleitung (0,2) zusammensetzt. Eine eingehende Begründung hierzu erfolgt gesondert (Einrichtung zusätzlicher Stellen als Sachgebietsleitung).

Ein fehlender Stellenanteil von 0,1 soll bei den Sachbearbeitenden eingesetzt werden.

Im Rahmen einer Abordnung wird zurzeit eine Stelle des Jugendamtes (Stellen-Nr. 51/2, 01.04.2022 bis 31.07.2022) genutzt. Sollte diese Abordnung in eine Umsetzung münden, ist verwaltungsseitig beabsichtigt, die Stelle aus dem Jugendamt dauerhaft im Amt für Soziales und Integration zu nutzen.

Hinweise:

Seit Juli 2019 ist das LaFi (Landesamt für Finanzen NRW) für den Rückgriff UVG zuständig. Bisher hat jedoch nur eine geringe Anzahl von Fällen die Voraussetzungen erfüllt, um in die Zuständigkeit des LaFi übergeben werden zu können. Eine sukzessive Anpassung der Stellenanteile soll erfolgen.

Stellenbedarfe -Innenrevision-

aktueller Stellenplan 2022 und Entwurf 2023:

Die Tätigkeit in der Innenrevision ist grundsätzlich unvereinbar mit der Ausübung von anderen Fachaufgaben (vgl. Empfehlungen für interne Revision in der Bundesverwaltung von 21.12.2007). Der Aufgabenbereich soll somit neu zugeschnitten werden, um den gesetzlichen Vorgaben ausreichend gerecht zu werden. Künftig sollen auch Prüfungen im Bereich des Unterhaltsvorschusses (Heranziehung), des Wohngeldes sowie der Erteilung von Wohnberechtigungsscheinen durchgeführt werden.  Der Wegfall von Aufgaben (Wohnungswesen) wird mit den hinzukommenden Aufgaben kompensiert.

Die Innenrevision als eigenständige Stelle soll ausschließlich als prozessunabhängige Kontrollfunktion tätig sein und weiterhin direkt der Amtsleitung unterstellt bleiben. 

Einrichtung zusätzlicher Stellen als Sachgebietsleitungen

Die Einrichtung von zwei weiteren Stellen als Sachgebietsleitungen ist neben der Wahrnehmung von Aufgaben der Sachbearbeitung erforderlich, um   eigenverantwortlich eine einheitliche Rechtsanwendung und Qualitätssicherung (Prozess- und Ergebniskontrolle) zu gewährleisten und zu sichern, Bearbeitungs- und Entscheidungshilfen für die Mitarbeitenden zu geben, eigenständig ein Wissensmanagement als systematische Erfassung des internen und externen Wissens aufzubauen, welches für die aktuelle Stellenbesetzung und insbesondere für künftige Stelleninhaber_innen der Verwaltung relevant ist, die Kommunikation zu optimieren sowie zur Administration der Fachanwendungen. Die Sachgebietsleitungen sollen auch die übertragenden Aufgaben im Bereich der Ordnungswidrigkeiten wahrnehmen.

Wichtiger Aspekt ist, dass hierdurch fehlende Vertretungsregelungen sichergestellt werden, um die Funktionsfähigkeit der einzelnen Sachgebiete auch bei längerfristigen Abwesenheiten (z.B. Krankheit) aufrechterhalten zu können.

Bei der Anzahl der Mitarbeitenden in der Abteilung und der Vielzahl unterschiedlicher Rechtsgebiete können diese Aufgaben nicht ausschließlich durch eine Abteilungsleitung geleistet werden. Kleine Teilteams bringen auch den Vorteil, innerhalb der verschiedenen Sachgebiete untereinander besser im fachlichen Austauschbleiben zu können.

Stellenbedarf  -Stabsstelle Sozialplanung-

Aufgrund des einstimmigen Beschlusses in der 6. Sitzung des Ausschusses für Soziales, Integration und Generationen der Stadt Haan am 25.11.2021 soll von der Verwaltung künftig regelmäßig einen Sozial- und Armutsbericht erstellt werden. Voraussetzung hierfür ist die Einrichtung eines Sozialmonitorings.

Ein Sozialmonitoring bietet die Möglichkeit einer kleinräumigen Sozialberichtserstattung und die Entwicklung von ressort- und institutionsübergreifenden Arbeitsstrukturen, die geeignet sind, komplexe Problemlagen in Sozialräumen der Stadt Haan zu bearbeiten. Die Ergebnisse eines Sozialmonitorings liefern valide Daten und Informationen für den Verwaltungsvorstand, den einzelnen Ämtern, der Politik und der Öffentlichkeit. Ebenso dienen die Ergebnisse der weiteren Strategieentwicklung und Ressourcensteuerung und bilden eine verbindliche Planungsgrundlage für die Stadt Haan. Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben soll eine Stabsstelle eingerichtet werden, die organisatorisch Amt 50 zugeordnet werden soll.

Erforderlich hierfür ist ein Stellenanteil von 0,5 mit einer voraussichtlichen Stellenbewertung EG 11. Voraussetzung muss mind. ein Bachelor-Abschluss im Bereich der Sozialwissenschaften oder einem vergleichbaren Studiengang sein.

Über den Projektaufruf „Zusammen im Quartier – Sozialplanung initiieren, weiterentwickeln und stärken“ stellt das MAGS zur Initiierung sowie zum Ausbau integrierter, strategischer Sozialplanungsprozesse für die Jahre 2022 – 2024 Fördermittel zur Verfügung. Die Gewährung der Zuwendung erfolgt im Rahmen einer Anteilfinanzierung. Die Stadt Haan hat einen Eigenanteil in Abhängigkeit von der Höhe der gewährten Zuwendung. Alle Maßnahmen in Zusammenhang mit der Projektförderung werden in einer Höhe von bis zu 80 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben gefördert. Der Eigenanteil beträgt mindestens 20 Prozent unter Vorbehalt der Finanzierung des Landes NRW. Es können Personal- und Sachkosten gefördert werden.

Somit ergibt sich folgender Stellen-Gesamtbedarf:

Amt 50

Beschlussvorschlag:

Der SIGA nimmt zur Kenntnis, dass die Verwaltung beabsichtigt, die in der Vorlage dargestellten Veränderungen in den Entwurf des Stellenplanes für das Haushaltsjahr 2023 einzubringen.

Finanz. Auswirkung:

Wird ermittelt i.R.d. Haushaltsplan- bzw. Stellenplanentwurfes 2023

Nachhaltigkeitseinschätzung:

Bezugnehmend auf den Kriterienkatalog für die Nachhaltigkeitseinschätzung der Haaner Nachhaltigkeitsstrategie liegen weder fördernde noch hemmende Auswirkungen vor.