hier: zusätzlicher Stellenanteil von 0,3 im Stellenplan 2023 für die Aufgabenwahrnehmung „Ersetzendes Scannen“
Sachverhalt:
Die Einführung des ersetzenden Scannens dient der ordnungsgemäßen
Digitalisierung von Dokumenten unter Berücksichtigung der Aufrechterhaltung der
Beweiskraft des Digitalisats im Vergleich zum Papieroriginal.
Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) bei der
Stadtverwaltung Haan werden seit 2021 Schritt für Schritt alle Prozesse
digitalisiert.
Dies bedingt auch, dass alle eingehenden Schriftstücke in Papierform
gescannt werden und den digitalen Akten zugefügt werden müssen. Anderenfalls
wäre die digitale Aktenführung nicht vollständig bzw. lückenhaft. Das
ersetzende Scannen soll zentral in der Poststelle der Stadt Haan durchgeführt
werden.
Digitalisiert werden originär in Papierform eingehende Dokumente. Dies
umfasst vor allem schriftliche Posteingänge von Bürgern, Unternehmen, Vereine,
Institutionen und Behörden.
Im Vergleich zu der bisherigen manuellen Postverteilung, bei der die
Posteingänge nach Zuständigkeiten und Organisationseinheiten sortiert, mit
einem Eingangs-stempel versehen und dann in die Hauspostverteilung gelegt
wurden, gestaltet sich der Arbeitsvorgang beim ersetzenden Scanner wesentlich
komplexer.
Beim ersetzenden Scannen müssen vorbereitende Tätigkeiten durchgeführt
werden, die bei der manuellen Postverteilung nicht erforderlich sind. Mehr
seitige Schreiben, Anlagen, Verträge usw. müssen vor dem Scannen von Bindungen,
Heftungen und Klammern befreit und nach dem Scannen wieder gebunden werden.
Papierformate sind mit der vorhandenen Software teilweise vor dem Scannen
anzupassen.
Ein wesentlicher Faktor beim ersetzenden Scannen ist die
Qualitätskontrolle, die erfolgen muss, wenn das Dokument (insbesondere nicht
gut lesbare Dokumente) eingescannt wurde, damit das Dokument im Fachamt auch
verwendet werden kann. Erfahrungen aus der Bearbeitung im Rahmen des zentrale
E-Rechnungseingangs haben gezeigt, dass Dokumente nach dem Scannen für die
weitere Nutzung bzw. Bearbeitung in den Fachämtern nicht immer geeignet und
dadurch zusätzliche Einstellungen am Scanner erforderlich waren, um ein
brauchbares digitales Dokument erzeugen zu können. Der Scann-Vorgang musste
dann wiederholt werden. Bei der manuellen Postverteilung ist dies nicht
erforderlich.
(Hinweis: Der zentralen E-Rechnungseingang mit zusätzlichem
Arbeitsaufwand wurde in der Poststelle ohne zusätzliches Personal eingeführt und
bisher bearbeitet.)
Der Prozess des ersetzenden Scannens sieht vor, dass die eingescannten
Dokumente bis zu sechs Monate aufzubewahren sind. Diese Maßnahme ist für den
Fall erforderlich, falls das Fachamt die Mitteilung an die Poststelle gibt,
dass das Dokument doch noch oder ausnahmsweise im Original benötigt wird.
Die Aufbewahrung dient auch dazu, dass irrtümlich nach dem Scannen keine
Papierdokumente vernichtet werden, die eigentlich im Original aufzubewahren
sind. Es erfolgt daher eine nach Organisationseinheiten sortierte
Zwischenlagerung bis zur Vernichtung. Ggf. müssen Dokumente auch aus der
Zwischenlagerung herausgesucht werden, wenn das Fachamt diese innerhalb von
sechs Monaten anfordert. Auch bei der Zwischenlagerung bis zur Vernichtung ist
das grundgesetzlich geschützte Postgeheimnis weiter zu beachten. Die
Vernichtung der Papierdokumente erfolgt anhand einer schriftlichen
Dokumentation unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
Die Pflege und Wartung der Scanhardware sowie die Beauftragung des
externen Unternehmens bei technischen Störungen wird zudem in der Poststelle
wahrgenommen.
Für die Wahrnehmung der o.a. zusätzlichen Tätigkeiten reicht der bisher
im Stellenplan vorhandene Stellenanteil von 1,0 mit Einführung des ersetzenden
Scannens nicht aus, zumal der/die bisherige einzige Beschäftigte in der
Poststelle seine/ihre wöchentliche Arbeitszeit auf Dauer um einen Stellenanteil
von 0,2 reduziert hat. Eine Vertretung im Urlaubs- und Krankheitsfall gibt es
bisher nur im ganz geringen Umfang durch den Kollegen/die Kollegin aus der
Druckerei. Die zu fertigenden Druckerzeugnisse müssen dann nach Rückkehr der
Kollegin/des Kollegen immer nachgearbeitet werden.
Die Vertretung aus der Druckerei kann aufgrund der oben dargestellten
zusätzlichen Tätigkeiten beim ersetzenden Scannen in dem Umfang nicht mehr
wahrgenommen werden.
Mit dem freigewordenen Stellenanteil von 0,2 aufgrund der
Stundenreduzierung der /des Beschäftigten in der Poststelle und einem
zusätzlichen Stellenanteil von 0,3 könnte eine Teilzeitstelle (insgesamt
Stellenanteil von 0,5) geschaffen werden, mit der die zusätzlichen Tätigkeiten
aufgefangen werden könnten. Mit dem zusätzlichen Stellenanteil gäbe es zudem
eine kontinuierliche und stabile Vertretung im Urlaubs- und Krankheitsfall und
damit keine Verzögerung beim digitalen Posteingang und der Postverteilung im
Hause, die sich in der Regel auf die Bearbeitungszeit auswirkt.
Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt Haan stimmt einem Stellenanteil von 0,3 nach Entgeltgruppe 6 im Stellenplan 2023 für die Aufgabenwahrnehmung „Ersetzendes Scannen“ zu.
Finanz. Auswirkung:
Ca. 14,500.000 €/jährlich, ca.3.700 € in 2023 für 3 Monate
Nachhaltigkeitseinschätzung:
keine Auswirkungen