Sachverhalt:

Mit Stellenplan 2019 wurde die Lohnbuchhaltung, die bis dahin mit 1,0 VZÄ im Stellenplan vorhanden war, mit einem Stellenanteil von 0,5 VZÄ verstärkt, da es in den Jahren zuvor aufgrund der gestiegenen Zahl der Mitarbeitenden zu höheren Abrechnungsfällen kam. Zudem war bis dahin keine Vertretung in der Lohnbuchhaltung vorhanden. In 2019 waren es durchschnittlich 375 Abrechnungsfälle pro Monat. Bis Anfang 2023 stieg die Zahl der Abrechnungsfälle auf durchschnittlich 530 und somit um durchschnittlich 155 zusätzliche Abrechnungen monatlich bei gleichbleibender VZÄ von 1,5 in der Lohnbuchhaltung.

Mit dem Anstieg der Zahl der Mitarbeitenden stieg auch der Aufwand für Eingaben im Personalabrechnungssystem LOGA (z.B.: Änderung der Steuerklassen und Familienstand, Entgeltgruppen, Stufenzuordnungen, Veränderungen bei der wöchentlichen Arbeitszeit, Zugänge, Abgänge, AU, tarifliche Änderungen, Zulagen, Umsetzungen, usw.).

Jede einzelne personenbezogene Veränderung wird von den Beschäftigten der Lohnbuchhaltung in LOGA vorgenommen. Das kommunale Rechenzentrum in Lemgo (KZR) stellt lediglich die Software zur Verfügung, betreibt die Software-Entwicklung, führt Updates und Protokollierungen durch und ist für die Fehler- und Störungsbeseitigung zuständig. Für den eigentlichen Personalservice sind die 1,5 VZÄ in der Lohnbuchhaltung zuständig, die auch den monatlichen Lohnabrechnungs- und Besoldungsabrechnungslauf durchführen. Zudem wird von der Teilzeitkraft das elektronisch Mitarbeitendenportal betreut.

Neben dem gestiegenen Aufwand im Personalservice müssen von der Lohnbuchhaltung immer wieder neue gesetzliche Aufgaben wahrnehmen werden. Sei es die, mit erhöhtem Aufwand betriebene, elektronische Arbeitsunfähig-keitsbescheinigung, die bei den gesetzlichen Krankenkassen in jedem Einzelfall abzufragen ist, die Neuregelungen im TV SuE (Regeneration-/Umwandlungstage) oder die steigende Zahl von Informationspflichten, die der Arbeitgeber gegenüber den Arbeitnehmern hat.

Als einfaches Beispiel sei hier nur die individuelle Informationspflicht des Arbeitgebers bzw. Dienstherrn gegenüber jedem Beschäftigten genannt, die zu dokumentieren und jedem einzelnen Beschäftigten mit schriftlicher Bestätigung bekannt zu geben und nachzuweisen ist. Ein gesetzlich vorgeschriebener Aufwand, der alljährlich zum Jahresende betrieben werden muss, obwohl alle Beschäftigten im Mitarbeitendenportal jederzeit ihren Urlaubsanspruch selbst einsehen können.

Mit der deutlich gestiegenen Zahl der Mitarbeitenden in der Stadtverwaltung Haan sind auch die Arbeitszeiten- und Urlaubszeitenkorrekturbuchungen im Mitarbei-tendenportal sowie die Abrechnungsfälle bei den Reise- und Fortbildungskosten gestiegen. Bei der Berechnung der Dienstjubiläumszeiten sowie bei der Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen sind bereits dauerhaft Rückstände zu verzeichnen. Länger Wartezeiten bei den Abrechnungsfällen bzw. Korrekturbuchungen (insbesondere in Urlaubs- und Krankheitszeiten in der Lohnbuchhaltung) führen spürbar zur Unzufriedenheit bei den Beschäftigten im Hause.

Mit der deutlich gestiegen Zahl der Mitarbeitenden sind auch die Rückfragen zu den Gehalts- und Besoldungsabrechnungen gestiegen, die oftmals eine aufwendigere Recherche auch mit dem KRZ erforderlich machen (z.B. bei Programmfehlern).

Da die Zahl der monatlichen Abrechnungsfälle in den letzten Jahren stark gestiegen ist, rückt die Stadt Haan als Arbeitgeber vermehrt in den Fokus der Finanzbehörden und der Sozialversicherungsträger mit der Folge, dass auch vermehrt Prüfungen dahingehend stattfinden, ob die Stadt Haan korrekt ihre Beiträge an die Sozialversicherungsträger (Rentenkasse, Krankenkassen usw.) und an das Finanzamt abgeführt hat. Diese Prüfungen laufen meist über mehrere Tage und binden in dieser Zeit erhebliche Personalressourcen in der Lohnbuchhaltung und im Personalmanagement.

Auch die Auswertungen nehmen in der Lohnbuchhaltung immer mehr zu (sei es durch Anfragen der Kämmerei, der Fachämter, des Personalkostencontrollings innerhalb des Amtes 10, bei den Haushaltsplanaufstellungen, der Sozialversicherungsträger oder der Politik). Da die Auswertung oft unterschiedliche Intentionen haben, lassen sich alle diese Auswertungen nicht „mal eben auf Knopfdruck“ aus LOGA heraus abbilden.

Abfragen zu Personalausgaben für Fördermittel oder zum Klimaschutz (z.B. Listenerstellung über gefahrene Kilometer und Verkehrsmittelnutzung dienstlicher Fahrten, aber auch Arbeitswege der Beschäftigten) lassen sich nicht immer aus LOGA generieren und müssen händisch erhoben bzw. recherchiert werden.

Aus den o.g. Gründen ist eine personelle Unterstützung in der Lohnbuchhaltung von mindestens einem VZÄ von 0,5 auf Dauer erforderlich, um eine korrekte und termingerechte Auszahlung von Besoldungen und Gehältern sowie die zeitnahe Abrechnung von Lohnnebenkosten zu gewährleisten und die zusätzlichen gesetzlichen Auflagen zu erfüllen.

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Haan stimmt der Einrichtung eines Stellenanteils von 0,5 VZÄ (EG 8) für die Lohn- und Bezügesachbearbeitung im Stellenplan 2024 zu.

Finanz. Auswirkung:

14.600 € in 2024/ 29.200 € p.a.

Nachhaltigkeitseinschätzung:

keine Auswirkungen