Sachverhalt:

Doppel- und Mehrfachanmeldungen von Kindern in verschiedenen Kindertageseinrichtungen stellen sowohl Träger/Einrichtungen als auch die  Verwaltung in mehrfacher Hinsicht vor große Schwierigkeiten.

Auf der einen Seite führt dies dazu, dass einige Eltern mehrere und andere gar keine Platzzusagen erhalten und die tatsächliche Inanspruchnahme erst mühsamen hinterfragt werden muss. Auf der anderen Seite wird dadurch die Ermittlung des tatsächlich vorliegenden Platzbedarfs erheblich erschwert. Dies führt in der Folge zu Planungsunsicherheiten und einem Mehraufwand bei den Verantwortlichen sowohl in Kindertageseinrichtungen als auch in der Verwaltung.

Mit der Einführung eines EDV-Anmeldeprogramms, dass es erlaubt, das Anmeldeverfahren in den Kindertageseinrichtungen insgesamt zu vereinheitlichen und zu vereinfachen sowie Doppel- und Mehrfachanmeldungen herauszufiltern, kann

·         Eltern mehr Sicherheit geboten,

·         die Zufriedenheit der Eltern gesteigert,

·         der "Anmeldetourismus" eingedämmt und damit

·         die Kindertagesstättenbedarfsplanung in ihrer Planungssicherheit hinsichtlich aktueller und zukünftiger bedarfsorientierter Angebote gestärkt

werden.

Zunächst fand dazu eine Bestandsaufnahme von potenziellen EDV-Programmen wie "KiTaPLUS", "Kita-Navigator", "KiTa-Finder NRW" und "WinKITA" statt, die aber nicht über die erforderlichen Funktionen verfügen. Im Herbst 2012 bis Frühjahr 2013 wurde daraufhin in enger fachlicher Abstimmung mit der Arbeitsgruppe "AG 78" in mehreren Informations- und Klärungsgesprächen mit dem Entwickler und der Stadt Langenfeld als Anwender das EDV-Anmeldeprogramm "kitaVM" hinsichtlich seiner potenziellen Anwendbarkeit in der Stadt Haan überprüft (siehe Anlage 1 und Anlage 2 sowie www.kitavm.de und www.trinuts.de). In der Stadt Langenfeld wird das Programm, zunächst als Pilotprojekt, seit ca. einem Jahr mit positiven Erfahrungen eingesetzt. Da vergleichbare alternative Softwarelösungen nicht zur Verfügung stehen, soll auch in der Stadt Monheim das Verfahren zum Kindergartenjahr 2014/2015 eingeführt werden. In der Stadt Erkrath wird eine Einführung derzeit gemeinsam mit den Trägern überprüft.

Nach der mit den Trägern der Kindertageseinrichtungen abgestimmten Auffassung der Verwaltung und nach Einbindung der IT-Abteilung der Stadt Haan würde die Einführung des Verfahrens - vorausgesetzt, alle Träger bzw. Kindertageseinrichtungen nehmen an dem Verfahren teil - zu größerer Transparenz, Planungssicherheit und Harmonisierung des Anmeldeprozesses führen sowie die derzeitige informationstechnische Infrastruktur im Jugendamt sinnvoll ergänzen. Der zeitintensive Rückmeldeprozess bei Platzzusagen würde entfallen und die Konzeption und Planung von am tatsächlichen Bedarf ausgerichteten aktuellen und zukünftigen Angeboten unterstützt. Die Maßnahme wird gleichermaßen unterstützt durch den Stadtelternrat Haaner KiTas (siehe Anlage 3).

In den bisher erfolgten Beratungen mit den Trägern der Kindertageseinrichtungen wurde deutlich, dass keine Bereitschaft der Träger an einer Kostenbeteiligung besteht. Vorbehaltlich der Finanzierung der Einführungs- und Betriebskosten durch die Stadt Haan begrüßen die Träger über die "AG 78" aber einvernehmlich die Einrichtung des EDV-Anmeldeprogramms "kitaVM". Eine abschließende und verbindliche trägerseitige schriftliche Zustimmung wird vorbehaltlich eines positiven Votums des Jugendhilfeausschusses bzw. des Rats eingeholt.

Die Einführung des EDV-Anmeldeprogramms ist in 2013 für das Kindergartenjahr 2014/15 beabsichtigt. Die zentrale Steuerung des Verfahrens soll dabei in der Verwaltung angesiedelt werden. Der Personalaufwand wird im geregelten Betrieb als mäßig bzw. periodisch aufkommend eingeschätzt, für die Einführung bzw. Überführung der Daten und Listen der einzelnen Einrichtungen in das System sowie die Schaffung der Prozessstruktur als kurzfristig hoch. Der Administrationsaufwand ist, sobald das Verfahren eingeführt ist und die Nutzer geschult, als gering einzustufen.

Die Beauftragung erfolgt durch freihändige Vergabe, entsprechende Vorschriften hierzu werden eingehalten.

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Haan stimmt - vorbehaltlich der Teilnahme aller Träger bzw. Kindertageseinrichtungen am Verfahren - der Einführung des EDV-Anmeldeprogramms "kitaVM" für Plätze in Kindertageseinrichtungen sowie der entsprechenden Beauftragung des IT-Dienstleisters "TriNuts GmbH" (München, Support: Langenfeld) zu. Im Haushalt 2013 (Produkt 060110 "Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen (fremder Träger)" bei der Aufwandsart 529190 "sonstige Dienstleistungen durch Dritte") wird dazu ein Betrag von 10.000 Euro veranschlagt. Für den laufenden Betrieb wird nachfolgend ab 2014 jährlich 9.000 € veranschlagt.

Finanz. Auswirkung:

Die geschätzten Kosten schlüsseln sich wie folgt auf: