Sachverhalt:

Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBG NRW) hat am 24.04.2020 Hinweise zu aktuellen Verfahren und Vorgehensweisen im Zeitraum der Ausbreitung von COVID-19 im Rahmen von kommunalen Fragestellungen veröffentlicht.

Es wurden dort ebenfalls Hinweise für Fraktionssitzungen aufgezeigt. Unter Punkt 6. – „Handlungsoptionen für Fraktionssitzungen“ heißt es dort:

„Anders als für die im Grundsatz weiterhin öffentlich durchzuführenden Sitzungen der Vertretungen und ihrer Ausschüsse besteht für die Durchführung von Sitzungen der Fraktionen in den Vertretungen die Möglichkeit, andere Sitzungsformen zu wählen. So können Fraktionssitzungen im Zuge der Ausbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 zur Vorbereitung der Gremienarbeit zum Beispiel als Telefon- bzw. Videokonferenzen, auch in Form von Online-Sitzungen, durchgeführt werden.

Soweit sich eine Kommune im Rahmen ihrer Selbstorganisation entschieden hat, auch Online-Fraktionssitzungen zuzulassen, und sich im Rahmen der ihr durch die Verordnung über die Entschädigung der Mitglieder kommunaler Vertretungen und Ausschüsse eingeräumten Möglichkeit dazu entschieden hat, Sitzungsgeld zu gewähren, kann Sitzungsgeld auch für Online-Fraktionssitzungen ausgezahlt werden, wenn eine solche Online-Fraktionssitzung im gleichen Rahmen stattfindet wie eine gewöhnliche Fraktionssitzung.

Hiervon ist auszugehen, wenn nachweislich eine Sitzung vorliegt, zu der im Vor-feld eingeladen wurde, an der die üblichen Personen teilnehmen und zu der im Vorfeld ein Beratungsgegenstand oder eine Tagesordnung festgelegt wurde. Die Teilnehmer einer Online-Fraktionssitzung sind zudem zu Beginn der Sitzung ordnungsgemäß vom Vorsitzenden oder der Geschäftsführung durch Aufruf festzustellen und schriftlich festzuhalten.

Spontane Kontakte zwischen einzelnen Fraktionsmitgliedern per Telefon- oder Videoanruf sind nicht als Sitzung zu bewerten, so dass hierfür auch kein Sitzungsgeld gewährt werden kann.“

Anlässlich der konkreten Anfrage eines Kreises im Regierungsbezirk Düsseldorf bezüglich der Zahlung von Sitzungsgeldern für Online-Fraktionssitzungen, teilte die Bezirksregierung Düsseldorf folgende Stellungnahme des MHKBG NRW mit:

„Aus unserer Sicht ist eine vorherige Entscheidung der Vertretung der Kommune erforderlich, bevor Sitzungsgeld für Online-Fraktionssitzungen gewährt werden kann.  Es kommt dabei nicht auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens der Verordnung zur Änderung von Rechtsverordnungen zum Schutz vor dem Coronavirus an, sondern es ist maßgeblich, wann eine konkrete Kommune die Entscheidung trifft, Online-Fraktionssitzungen zuzulassen. Erst ab der Entscheidung der Kommune über die Zulassung von Online-Fraktionssitzungen kann Sitzungsgeld für solche gewährt werden.“

Für die Zahlung von Sitzungsgeldern für Online-Fraktionssitzungen der Haaner Ratsfraktionen, ist daher der Beschluss des Rates der Stadt Haan erforderlich. Dieser Beschluss gilt jedoch nicht rückwirkend. Für bereits abgehaltene Online-Fraktionssitzungen vor Beschluss des Rates kann daher kein Sitzungsgeld gewährt werden.

Gem. § 60 Abs. 1 GO NRW hat der Rat der Stadt Haan aufgrund einer epidemischen Lage von landesweiter Tragweite, am 14.04.2020 von der Landesregierung Nordrhein-Westfalen für die Dauer von zwei Monaten ausgerufen, sowie eines mehrheitlichen Beschlusses von mehr als zwei Dritteln der Ratsmitglieder beschlossen, dass der Rat der Stadt Haan seine Entscheidungsbefugnisse in Angelegenheiten des Rates an den Haupt- und Finanzausschuss delegiert. Daher ist der Haupt- und Finanzausschuss vom Rat der Stadt Haan ermächtigt, in der o.g. Sache einen bindenden Beschluss zu fassen.

Beschlussvorschlag:

Zukünftig werden auch Sitzungsgelder für Online-Fraktionssitzungen ausgezahlt, wenn eine solche Online-Fraktionssitzung im gleichen Rahmen stattfindet wie eine gewöhnliche Fraktionssitzung.

Voraussetzungen hierfür sind, dass nachweislich eine Sitzung vorliegt, zu der im Vorfeld eingeladen wurde, an der die üblichen Personen teilnehmen und zu der im Vorfeld ein Beratungsgegenstand oder eine Tagesordnung festgelegt wurde. Die Teilnehmer einer Online-Fraktionssitzung sind zudem zu Beginn der Sitzung ordnungsgemäß vom Vorsitzenden oder der Geschäftsführung durch Aufruf festzustellen und schriftlich festzuhalten. Die entsprechende Teilnehmermeldung an die Verwaltung erfolgt analog zur Teilnehmermeldung von gewöhnlichen Fraktionssitzungen.