- Maßnahmenplan
Sachverhalt:
Die im zweiten und dritten Quartal 2023 im Amt für Gebäudemanagement
durchgeführte Organisationsuntersuchung ist abgeschlossen. Das Ergebnis der
Untersuchung wurde in der Sitzung des DOPA am 30.11.2023 vom externen
Beratungsunternehmen vorgestellt und die daraus folgenden Empfehlungen zu
personellen Mehrbedarfen sowie zu strategischen, operativen und strukturellen
Erfordernissen in der Vorlage Nr. 10/150/2023 zusammengefasst.
Im Rahmen der Sitzung wurde Beratungsbedarf geltend gemacht,
insbesondere weil das Hausmeisterkonzept nicht überzeugen konnte und weil die
Ausschussmitglieder sichergehen möchten, dass nicht nur personelle Mehrbedarfe
angemeldet werden, sondern auch seitens der Führungsebene des Amtes für
Gebäudemanagement an den umfassenden Empfehlungen des externen Gutachters zu
strategischen, operativen und strukturellen Verbesserungen gearbeitet wird.
Hierzu hat das Amt für Gebäudemanagement inzwischen den als Anlage 1
beigefügten Maßnahmenplan entwickelt. Er basiert auf einem durch die
Beratungsfirma als realistisch angesehenen Umsetzungszeitraum von vier Jahren
und stellt gleichzeitig die bereits umgesetzten Maßnahmen dar. Der Zeitrahmen
von vier Jahren ist möglicherweise nach aktuellen Erkenntnissen zu
ambitioniert, da die Stelle der Leitung des Gebäudemanagements ab dem
01.04.2024 erneut vakant sein wird.
Die Stelle wird jedoch sofort ausgeschrieben und die neue Amtsleitung
selbstverständlich damit beauftragt, die Ergebnisse der
Organisationsuntersuchung entsprechend des Maßnahmenplanes prioritär zu
realisieren. Es ist für die Arbeitsqualität des Gebäudemanagements
entscheidend, dass alle Empfehlungen schnellstmöglich umgesetzt werden.
Hierüber wird im SPUBA zukünftig regelmäßig berichtet.
Insbesondere die Arbeit der Mitwirkenden im Bauunterhalt muss klarer
strukturiert und organisiert werden, um den vielfältigen Pflichten der
Betriebssicherheit/ Betreiberverantwortung für die städtischen Gebäude
(Schulen, Kitas, Feuerwehr, Betriebshof, Verwaltungsgebäude) umfassend gerecht
zu werden. Vor allem in diesem Bereich hat die Organisationsuntersuchung u.a.
eine erhebliche personelle Unterdeckung und organisatorische
Anpassungsnotwendigkeiten sichtbar gemacht. Hier besteht dringender
Handlungsbedarf.
Wie dem Maßnahmenplan zu entnehmen ist, wurden in den letzten Monaten
bereits folgende Empfehlungen bearbeitet bzw. abgeschlossen:
Amtsinterne fachliche Weisungen zu Störmeldungen, Datenmanagement,
Mietverträgen, Aufgabengliederungsplan, Übergabe mietvertraglicher
Pflichten/Aufgaben, Beauftragung während der vorläufigen Haushaltsführung,
Bauprojektmanagement sowie die vorläufige Aufgabenzuordnung im Bauunterhalt und
der Übergabeprozess von Mietobjekten in die Instandhaltung.
Die Organisationsuntersuchung empfiehlt, das Technische
Gebäudemanagement (Abteilung 65-2) neu zu strukturieren und die Aufgaben der Abteilung
einem Abteilungsbereich Bauherrenvertretung/Projektsteuerung und einem
Abteilungsbereich Bauunterhalt zuzuordnen. Entsprechend der Empfehlungen soll
der Bereich Bauunterhalt zukünftig von einer Koordinationsstelle geleitet
werden. Hier werden die Führungsaufgeben in fachlicher Hinsicht wahrgenommen.
Die disziplinarische Führung des Bereiches Bauunterhalt verbleibt bei der
Abteilungsleitung. Der Bereich Bauunterhalt wird mit 6 VZÄ ausgestattet und ist
gegliedert nach den fachlichen Zuständigkeiten für Elektro-/Förderanlagen und
baulicher Brandschutz, Baukonstruktion (außer Dächer), Baukonstruktion Dächer,
Heizung-/Sanitäranlagen, RLT-Anlagen und befestigte Außenanlagen. Die
Koordination und die Querschnittsaufgaben des Bauunterhalts (z.B. regelmäßige
jährliche Begehungen der Gebäude, Haushaltsanmeldungen, Übernahmen, Übergaben)
werden von einer Fachkraft mit Querschnittsausbildung übernommen. Der
beigefügte Dienstverteilungsplan (Anlage 2) des Amtes 65 sieht die geänderte
Aufgabenzuordnung und Stellenbezeichnungen vor. Dieser kann nur umgesetzt
werden, wenn die von der Beratungsfirma empfohlenen Mehrstellen vom Rat
genehmigt werden, um die Betriebssicherheit in und rund um die städtischen
Liegenschaften vollständig zu gewährleisten.
Hinsichtlich des Hausmeisterkonzeptes wird auf die Vorlage 10/150/2023/1
verwiesen. Die externe Beratungsfirma hatte ihre Abschlussdokumentation im Zuge
des weiteren Abstimmungsprozesses angepasst (s. Seiten 61, 77, 82, 83, 85, 87).
Der angepasste Abschlussbericht ist als Anlage 3 beigefügt.
Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt Haan nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur
Umsetzung der Empfehlungen aus der Organisationsuntersuchung des Amtes für
Gebäudemanagement zur Kenntnis. Konkrete Beschlussempfehlungen sind in den
Vorlagen Nr. 10/150/2023 und 10/150/2023/1 enthalten.
Finanz. Auswirkung:
Keine
Nachhaltigkeitseinschätzung:
Diese Vorlage berührt
die Nachhaltigkeitsstrategie der Stadt Haan nicht.