- Empfehlungen zum Personalbedarf
- Allgemeine Handlungsempfehlungen
Sachverhalt:
Das Amt für Gebäudemanagement ist von besonderer Bedeutung nicht nur
nach außen für die gesamte Stadtgesellschaft, sondern auch nach innen für die
Mitarbeitenden der Verwaltung. Es ist verantwortlich für sämtliche
Hochbauprojekte der Stadt Haan (Schulen, Kindergärten, Feuer- und Polizeiwache,
Rathaus etc.) und für die Sicherstellung der technischen Betriebssicherheit in
allen Bestandsbauten, die sich im Eigentum der Stadt Haan befinden (Schulen,
Turn- und Sporthallen, Kindergärten, Verwaltungsgebäude, städtische Unterkünfte,
Feuerwache etc.) bzw. auch für fremdes Eigentum, wenn diese Aufgabe z.B. über
Mietverträge an die Stadt Haan delegiert worden ist.
Die Sicherstellung der technischen Betriebssicherheit umfasst die
Inspektion, Wartung/Prüfung, Störfallbeseitigung u.a. bei den technischen
Anlagen (z.B. Heizung- und Sanitäranlagen inkl. der Hebeanlagen, RLT-Anlagen,
elektrische Anlagen auch GLT-, EM- und BM-Anlagen, Förderanlagen), beim
Brandschutz, bei der Baukonstruktion auch Dächer, Blitzschutz und
Erdungsanlagen und bei den befestigten Außenanlagen städtischer Gebäude. Zudem
werden im Amt für Gebäudemanagement die Reinigungs- und Hausmeisterservices für
alle städtischen Gebäude gemanagt (infrastrukturelles Gebäudemanagement) sowie
die Miet-, Pacht- und PPP-Verträge geführt (kaufmännisches Gebäudemanagement)
und ein Haushaltscontrolling sichergestellt.
Das Amt für Gebäudemanagement mit einer Vielzahl von Expertinnen und
Experten aus verschiedenen Fachbereichen war in den vergangenen Jahren einem
komplexen Umbruch- und Veränderungsprozess unterworfen, der insbesondere auf
vielfache Wechsel auf der Führungsebene mit z.T. mehrmonatigen Vakanzen
zurückzuführen ist. Dadurch fehlten Führungskräfte bzw. mussten sich die
Beschäftigten in kurzen Abständen immer wieder an neue Führungskräfte gewöhnen.
Zudem wurden dadurch drängende Themen nicht konsistent, konsequent und
ergebnisorientiert bearbeitet. Zusätzlich belastend war und ist der Umstand,
dass im Stellenplan vorhandene Stellen trotz mehrmaliger Ausschreibung nicht
besetzt werden konnten. Zudem hat die Organisationsuntersuchung die Vermutung
bestätigt, dass der Stellenplan für die Aufgaben des Amtes für
Gebäudemanagement insbesondere in der Bauunterhaltung nicht
ausreichend bemessen war und die Organisation angepasst werden muss.
Die Erkenntnisse und Empfehlungen der Organisationsuntersuchung werden anlässlich der Sitzung des DOPA vorgestellt.
Hinsichtlich der Strategischen Aufgabenwahrnehmung des Amtes für
Gebäudemanagement wurden folgende Handlungsempfehlungen ausgesprochen:
Ø Für die Kernprozesse sind amtsinterne Dienstanweisungen
in Kraft zu setzen.
Ø Auf Führungsebene sind Bau- und Ausführungsstandards zu erarbeiten.
Ø Die Digitalisierung der Gebäudedaten im CAFM-Tool ist sukzessive
umzusetzen. Die Aufgabenwahrnehmung ist bestmöglich durch die Nutzung der
Software Kolibri zu unterstützen.
Ø Es sind jährliche Begehungen der Objekte durchzuführen, um den Pflichten
der Betreiberverantwortung nachzukommen. Die Begehungen sind zu dokumentieren
und ggf. anfallende Aufgeben zu erfassen und zu bearbeiten.
Ø Die Zuständigkeiten und Schnittstellen im Bereich der
Betreiberverantwortung und der Überprüfung ihrer Wahrnehmung sind zu
definieren.
Ø Für die Übergabe von Neubauprojekten ist ein Übergabeprozess von der
Projektplanung und Bau in den Betrieb festzulegen.
Ø Für die Übergabe von Mietobjekten in die Instandhaltung ist ein
Übergabeprozess zu entwickeln.
Ø Für den Bereich Bauunterhalt ist in Abteilung 65-2 (Techn.
Gebäudemanagement) eine Koordinatorenstelle einzurichten.
Ø Durch strukturierte Schulungen sind Prozesse im Bereich Neubau, Umbau
und Erweiterung städtischer Gebäude effizienter umsetzbar.
Ø Es ist ein zentrales Wissensmanagement aufzubauen (Nutzung des DMS).
Ø Es ist ein Einarbeitungs- und Fortbildungskonzept zu entwickeln.
Ø Bei der Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen sind diese zu priorisieren
und nach ihrer Implementierung zu evaluieren.
Diese Handlungsempfehlungen werden unter Federführung der Führungsebene
des Amtes für Gebäudemanagement gemeinsam mit den Mitarbeitenden in den
nächsten Monaten sukzessive erarbeitet und umgesetzt. Dabei werden die vielen
bereits vorhandenen guten Ansätze weiterentwickelt und Fehlentwicklungen der
letzten Jahre konsequent abgestellt. Insbesondere der Bereich der
Bauunterhaltung wird dadurch aufgewertet, dass dort eine koordinierende neue
Stelle als Sachgebietsleitung angesiedelt werden soll. Entsprechend des
Beschlussvorschlages Nr. 4 wird der SPUBA über die Umsetzung der allgemeinen
Handlungsempfehlungen auf dem Laufenden gehalten. Selbstverständlich ist es
nicht damit getan, das Amt für Gebäudemanagement personell aufzustocken, wenn
nicht gleichzeitig auch mit Nachdruck strukturelle Verbesserungen realisiert
werden.
Im Einzelnen zu den personellen Veränderungen:
Zu 2a) Die externen Berater sind zu dem Schluss gekommen, dass ein neues
Hausmeister-Konzept mit der Einführung von Poollösungen eine wirtschaftlichere
Arbeit in diesem Segment ermöglichen könnte, ohne dass dadurch die
Servicequalität in den Schulen sinkt. Für die Schulen ist es wichtig zu wissen,
dass 20 % der Arbeitszeit der Hausmeister für Servicetätigkeiten in der Schule
eingeplant sind. Die Firma BSL kommt zu dem Schluss, dass auf 4,96 VZÄ
Hausmeister verzichtet werden kann. Die Verwaltung schließt sich diesem
Vorschlag nur teilweise an und empfiehlt stattdessen, an insgesamt 2 VZÄ
Hausmeister einen KW-Vermerk anzubringen. Die Einführung von Poollösungen soll
zunächst ergebnisoffen ausprobiert werden, auch um die Erfahrungen der
Schulleitungen einfließen lassen zu können.
Zu 2b) Die Firma BSL empfiehlt die Aufstockung des Bereiches
„Kaufmännisches Gebäudemanagement um 0,92 VZÄ. Diese Empfehlung kann
kostenneutral durch die Umwandlung der vorhandenen Stelle „Archivierung,
Digitalisierung“ nachgekommen werden. Im Verlauf des Untersuchungsprozesses
wurde mehrfach darauf hingewiesen, dass der Personaleinsatz für die Aufgabe
„Archivierung/Digitalisierung“ im Verhältnis zu vergleichbaren
Kommunalverwaltungen deutlich zu hoch angesetzt ist.
Zu 2c) Die Firma BSL hat die Empfehlung abgegeben, eine zusätzliche
Projektleitungsstelle einzurichten. Dieser Empfehlung kann sich die Verwaltung
nicht anschließen. So hat die Verwaltung bereits den Vorschlag gemacht, die
Stelle 65/73 (Projektleitung) einzusparen, weil diese schon vielfach extern
ausgeschrieben worden ist, jedoch ohne Erfolg. Zwar wäre es angesichts einer
Fülle an weiteren Neubauvorhaben laut Projektplan auch aus Sicht der Verwaltung
erstrebenswert, mit mehr Projektingenieur_innen für eine schnellere Realisierung
zu sorgen, jedoch lässt die aktuell sehr schwierige Haushaltslage in den
nächsten Jahren ohnehin nur die Umsetzung bereits begonnener sowie aus
rechtlichen Gründen unabdingbarer Neubauprojekte zu. Die Empfehlung sollte mit
Blick auf die dringend erforderliche Stärkung des Bereiches
Bauunterhalt/Betreiberverantwortung nicht umgesetzt werden, um die finanziellen
Möglichkeiten der Stadt Haan nicht zusätzlich zu beanspruchen.
Zu 2d) Die von BSL empfohlene Sachgebietsleitungsstelle „Koordination
Bauunterhalt“ jedoch wird auch seitens der Verwaltung für unabdingbar
eingeschätzt, um zukunftsorientiert die komplexen Anforderungen der
Betreiberverantwortung erfüllen zu können. In diesem Bereich gibt es einen
großen Nachholbedarf, der durch die strukturierte Arbeit eines/r
Generalisten/in (Facility Management) aufgefangen werden könnte. Die Umwandlung
einer bestehenden Stelle im Amt für Gebäudemanagement, die derzeit nicht
besetzt ist, hat es ermöglicht, diese Stelle bereits auszuschreiben.
Zu 2e) Da eine bestehende Stelle „Bauwerk/Technische
Anlagen/Elektro-/Förderanlagen“ in die Sachgebietsleitung umgewandelt werden
soll, bedarf es der Schaffung einer neuen Stelle für eine_n Elektrotechniker_in
(EG 10).
Zu 2g) Der Empfehlung der Firma BSL zur Schaffung einer 0,83-Stelle für
die Instandhaltung befestigter Außenflächen schließt sich die Verwaltung voller
Überzeugung an. Im Jahr 1995 wurde die Pflege der befestigten Außenflächen im
Rahmen einer internen Dienstanweisung auf das Amt für Gebäudemanagement
delegiert, ohne dies jedoch mit finanziellen und personellen Ressourcen zu
unterfüttern.
Angesichts der überaus angespannten Haushaltslage der Stadt Haan sieht
die Verwaltung keine Alternative dazu, die dringend erforderlichen Stellen im
Amt für Gebäudemanagement durch die Aufgabe bereits bestehender Stellen zu
kompensieren. In der Risikoeinschätzung wurde zugunsten der Betreiberpflichten
für städtische Gebäude und befestigte Außenanlagen gewichtet.
Beschlussvorschlag:
1.
Der Rat nimmt die
Ergebnisse der externen Organisationsuntersuchung des Amtes für
Gebäudemanagement laut Anlage zur Kenntnis.
2.
Die Verwaltung wird
beauftragt, die Empfehlungen zum Personalmehrbedarf in den Stellenplan 2024 ff
in modifizierter Form wie folgt einzubauen und umzusetzen:
In der Abteilung 65-1 (Kaufmännisches/Infrastrukturelles Gebäudemanagement):
a) Es werden KW-Vermerke an 2 VZÄ Hausmeister angebracht und ein
sozialverträglicher Abbau sukzessive umgesetzt. Das Amt für Gebäudemanagement
wird zudem das vorgelegte Hausmeisterkonzept prüfen und ggf. ein geändertes
Konzept vorlegen.
b) Die Stelle „Archivierung, Digitalisierung“ (65/17) wird umgewandelt in eine
Stelle „Kaufmännisches Gebäudemanagement“.
In der Abteilung 65-2 (Technisches Gebäudemanagement):
c) In Abweichung von den Empfehlungen wird eine neue Stelle „Projektleitung“
nicht geschaffen.
d) Die Stelle 65/12 „Bauwerk/Technische
Anlagen/Elektro-/Förderanlagen“ wird in eine Stelle „Koordination
Bauunterhalt“ umgewandelt und von EG 10 auf EG 11 angehoben.
e) Es wird eine neue Vollzeitstelle Elektrotechniker (EG 10) für die Aufgaben
der Inspektion, Wartung/Prüfung, Störfallbeseitigung elektrischer Anlagen,
Förderanlagen, Brandschutzeinrichtungen eingerichtet.
f) Es wird eine neue Vollzeitstelle (EG 10) für die Aufgaben der Inspektion,
Wartung/Prüfung, Störfallbeseitigung der befestigten Außenanlagen eingerichtet.
3.
Zur Kompensation
der neuen Stellen werden folgende Stellen im Stellenplan 2024 mit
KW-Vermerken versehen:
03/03 (1,0 VZÄ Klimaanpassungsmanager_in)
70/53 (1,0 VZÄ Gartenbauingenieur_in)
4.
Das Amt für
Gebäudemanagement wird beauftragt, die allgemeinen
Handlungsempfehlungen der
Organisationsuntersuchung so schnell wie möglich
umsetzen und hierzu nach erfolgreicher
Realisierung im SPUBA zu berichten.
Finanz. Auswirkung:
Zusätzliche Personalkosten aufgrund der Organisationsuntersuchung
Stelle 65/12 (1,0 VZÄ, Koordination
Bauunterhaltung)
von EG 10 nach EG 11 3.700 €/jährlich
zusätzlich 1,0 VZÄ „Elektrotechniker_in (EG 10) 67.700 €/jährlich
zusätzlich 1,0 VZÄ „Instandhaltung befestigter Außenanlagen“ (EG 10)
67.700 €/jährlich
139.100 €/jährlich
Wegfall von Stellenanteilen im Stellenplan 2024 als
Kompensationsmaßnahme
Stellen-Nr.:
03/03 „Klimaanpassungsmanager_in“, 1,0 VZÄ, EG 11 14.280 €/jährlich
(71.400
€/jährlich, davon 80 % Förderung)
Stellen-Nr.:
70/53 „Gartenbauingenieur_in /Freiraummanagement
1,0 VZÄ, EG 11
71.400 €/jährlich
85.680 €/jährlich
Nachhaltigkeitseinschätzung:
Diese Vorlage berührt die Nachhaltigkeitsstrategie der Stadt Haan nicht.